Vous n’êtes pas à l’aise avec les logiciels de mailing ? Vous venez de lancer votre activité et ne souhaitez pas encore investir dans un outil de publipostage en particulier ? Ne vous inquiétez pas, il est tout à fait possible de faire du publipostage avec les outils de messagerie électronique habituels comme Outlook. 

Vous serez simplement un peu limité en termes de design, de personnalisation et de nombre d’envois. Vous n’aurez pas non plus accès à des fonctionnalités avancées telles que le reporting, les protocoles d’authentification, etc. Il vous sera donc impossible de mesurer l’impact de vos actions marketing. Et le taux de délivrabilité de vos mails sera moins appréciable. Mais si vous faites tout comme il faut, il n’y a pas de raison de ne pas atteindre les résultats escomptés

Vous envisagez de faire du publipostage Outlook ? Découvrez comment faire dans les paragraphes ci-après.

Qu’est-ce que publipostage ?

Au sens large du terme, le publipostage consiste à envoyer des mails personnalisés en masse à différents destinataires. Et ce, par voie postale ou électronique. Mais dans ce contenu, nous nous limiterons à la seconde option, c’est-à-dire par courrier électronique

Qu’est-ce que le publipostage

Le publipostage fait partie intégrante de la stratégie marketing d’une entreprise ou d’une marque. Le publipostage vise à sensibiliser au moyen d’un mail pertinent, impactant et personnalisé, plusieurs contacts. Le but peut être d’inciter les destinataires à l’achat, à les fidéliser, les conseiller, les rassurer, etc. Tout dépend de l’objectif visé et du type de destinataires.

Même si faire du publipostage n’est pas sorcier, il n’est pas donné à tout le monde de s’y adonner. En effet, pour pouvoir obtenir les résultats souhaités, il faut avoir de bonnes bases en marketing. Il faut également connaître les bonnes pratiques en matière d’emailing : fond, forme, ciblage et segmentation de l’audience.

A voir : comment faire un mailing ?

Le publipostage est aujourd’hui l’instrument commercial le plus rentable. Ces dernières années, le publipostage a fait preuve d’une grande efficacité et d’un excellent retour sur investissement. Ce serait vraiment dommage de passer à côté.

À noter : du point de vue technique, le publipostage est la fonction de fusion entre la base de données personnelle et le texte commercial comportant les champs de fusion.

Publipostage avec Outlook : les étapes

Ci-dessous les 4 étapes à suivre pour faire du publipostage avec Outlook :

Publipostage avec Outlook

#1. Rédigez votre mail sur un document Microsoft Word sera la première étape. Assurez-vous bien que toutes les informations figurent dans le texte et qu’il n’y a pas de fautes. Vous ne pourrez plus revenir en arrière une fois le processus de publipostage lancé. Le message sera envoyé tel quel, ce serait dommage d’oublier l’ajout d’un fichier ou d’une pièce jointe.

#2. Cliquez sur Publipostage sur la barre de menu latéral tout en haut de la page. Ensuite, choisissez Sélection des destinataires puis sélectionnez dans les contacts Outlook.

#3. Vous aurez accès à la liste de tous vos contacts sur Outlook. Sélectionnez tous ceux à qui vous désirez envoyer un mail. Ce fichier constitue votre liste d’envoi.

#4. Appuyez sur le bouton Terminer et Fusionner puis sur Envoyer des messages électroniques. Remplissez les champs d’information qui vous seront affichés. Procédez à l’envoi en cliquant sur le bouton Fusionner avec un message électronique.

Pour être sûr que le publipostage a bien fonctionné, nous vous conseillons de vous envoyer à vous-même le mail avant l’envoi de masse. Avec cette étape, vous pourrez ainsi voir s’il y a des informations à changer ou des erreurs à rectifier.

Remarque : pour pouvoir faire du publipostage avec Outlook, vous devez déjà avoir une liste de contacts sur Outlook. Si ce n’est pas le cas, créez-en une.

Publipostage avec Outlook ou sur un outil d’emailing ?

Bien qu’il soit possible et plus simple de faire du publipostage avec Outlook, il est toujours mieux d’utiliser un logiciel d’emailing en ligne. C’est une solution plus performante et plus adaptée qui optimise vos chances d’obtenir les résultats que vous cherchez.

Retrouvez ci-dessous les avantages de disposer d’un outil d’emailing comme Sendinblue.

Publipostage avec Outlook ou sur un outil d’emailing

Envoi illimité de mails

Une plateforme d’emailing vous permet d’envoyer des mails en illimité à des contacts. Et ce, sans que cela affecte votre réputation en vous faisant figurer dans la liste des spammeurs. C’est, en effet, le problème avec les outils de messagerie électronique classiques comme Outlook, Gmail, Yahoo, Mail, etc. Leurs fonctionnalités sont assez basiques. Si l’émetteur envoie beaucoup trop de mails, il va finir par être blacklisté ou bloqué par les destinataires. 

Le nombre de mails pouvant être envoyés par les outils de messagerie Gmail et Outlook par jour est limité à 500 et 300 respectivement.

Meilleure délivrabilité des mails

Pour rappel, la délivrabilité d’un email désigne sa capacité à atteindre la boîte de réception de son destinataire. Nous faisons ici référence à la boîte de réception principale et non pas aux autres répertoires comme les spams.

La question de la délivrabilité d’un email est très importante parce que c’est elle qui garantit la réussite d’une campagne d’emailing. Ça ne sert à rien d’envoyer beaucoup de mails s’ils n’arrivent jamais à destination.

Si vous utilisez des outils spécialisés pour l’emailing, vos mails auront un meilleur taux de délivrabilité. Ils ont été paramétrés à cet effet.

Conformité des mails avec les règles de sécurité de données

Il y a des règles (emailing RGPD) à respecter en matière de collecte et d’utilisation de données personnelles. Celles-ci disposent qu’il est interdit d’envoyer des emails B2C à des personnes qui n’ont pas consenti à les recevoir. Elles disposent également que ces mails doivent proposer une solution de désinscription. De cette manière, un destinataire qui ne souhaite plus recevoir ce type de message ne les reçoit plus. Et vous devez faire le nécessaire pour que cela ne se produise plus.

En passant par un logiciel d’emailing, vous n’avez pas à vous préoccuper de tout ça. L’outil de publipostage se charge déjà de tout à votre place. Il propose automatiquement l’option de désabonnement et s’assure que le RGPD soit toujours respecté dans toutes les campagnes d’emailing réalisées.

Création facile et rapide de mails

Les outils d’emailing proposent un éditeur qui fonctionne par « glisser et déposer ». Ils mettent également à disposition des utilisateurs des templates personnalisables prêts à l’emploi. Vous n’aurez aucun mal à créer des emails (graphiques ou textuels ou les deux) à votre image.

Certains logiciels vous permettent même de concevoir vos mails par codage. Si vous avez des bases en HTML ou CSS, vous n’aurez aucune difficulté à créer vos propres designs.

Possibilité de mesure de l’impact et de l’efficacité des mails envoyés

Un logiciel spécialisé en emailing propose des fonctionnalités de reporting qui vous permettent de mesurer la performance de vos campagnes. Vous aurez accès à un tableau de bord avec différentes statistiques : taux de délivrabilité, taux d’ouverture, taux de clics, etc. Vous pourrez ainsi tirer une leçon de vos réussites ou de vos échecs pour améliorer vos prochaines campagnes.

FAQ

Nous avons terminé l’article portant sur le publipostage avec Outlook. Répondons à présent aux FAQ.

Quelles sont les différences entre Gmail et Outlook ? 

Gmail et Outlook ne fonctionnent pas de la même manière. 

Gmail :
► La vérification de l’orthographe du document se fait en même temps que la rédaction.
► Si vous avez plusieurs messages à transférer, vous pouvez tous les mettre en pièce jointe.
► Pour gagner de l’espace, vous devez supprimer des messages.
► Pour faciliter vos recherches, vous pouvez trier vos messages par expéditeur, par date ou par taille.
► Chaque message et réponse se trouvent dans la boîte de réception et se présentent sous forme d’entrée individuelle.
► Vous pouvez classer vos messages dans des dossiers.
► Vous pouvez marquer les messages importants ou à suivre à l’aide d’un indicateur. Il est aussi possible de leur attribuer une couleur.
► La boîte aux lettres peut être partagée.
► Vous recevez les notifications via des alertes sur le Bureau.
► Les mails entrants peuvent être gérés à l’aide de règles.

Outlook :
► La vérification de l’orthographe se fait après la rédaction du message.
► Si vous avez des messages à transférer, vous n’êtes pas obligé de transférer l’intégralité d’une conversation. Vous avez juste à sélectionner les parties spécifiques à partager et les envoyer.
► Vous pouvez archiver certaines discussions pour ne pas encombrer votre boîte de réception.
► Vous pouvez rechercher vos messages par expéditeur, date et mots-clés.
► Il est possible d’ajouter un libellé avec une couleur spécifique aux messages pour faciliter leur identification.
► Vous choisissez le mode d’affichage de messages.
► Vous pouvez ajouter un marqueur aux messages à suivre et important.
► Il est possible de mettre en place un filtre permettant de classer automatiquement les mails entrants.
► Vous recevez des notifications sur Bureau si vous activez les paramètres correspondants dans les réglages.
► Vous pouvez partager votre boîte de réception grâce à Google Groupes.