Gestion de projets : LE GUIDE

Pour une entreprise, l’un des principaux enjeux est la coordination efficace du travail de ses employés. Pour répondre à cet enjeu, organiser sa production sous forme de projets est la meilleure méthode.

QUELS OUTILS De gestion de projet UTILISER ?

Gestion de projets : définition

Pour reprendre une définition normée, le projet est un « ensemble planifié de tâches interdépendantes à exécuter sur une période déterminée et dans certaines limites de coûts ».

Le projet peut avoir une destination interne à l’entreprise (gestion de stock, développement d’un logiciel professionnel spécifique …) ou une destination externe (création et livraison d’un produit).

Dans la définition que nous avons donnée, la notion sous-jacente de planification est essentielle.

En effet, pour une coordination efficace de l’effort d’entreprise, il est utile d’établir un planning. Un planning permet déjà, de façon évidente, de mesurer la faisabilité d’un projet en tenant un délai et un budget donnés. De plus, le planning permet d’éviter les rétropédalages dus au développement d’une fonctionnalité dont dépend la finalisation d’une autre.

Dans la gestion d’un projet, la planification méthodique est donc la science principale. Mais ce n’est pas tout, un projet bien géré est aussi un projet qui se déroule sans accroc. La gestion de projet, c’est donc également de la supervision, des compétences techniques, et des qualités humaines pour s’assurer que l‘équipe fournit le meilleur d’elle-même.

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Le rôle du chef de projet

Dans la conduite d’un projet, le rôle du chef est crucial. C’est lui qui pilote le projet : il planifie son déroulé au début et rend des comptes à la fin.

Le chef de projet a des connaissances hybrides, entre technique et management. En effet, c’est lui qui, en principe, doit rédiger la charte d’un projet, constituer l’équipe qu’il va mettre au travail, et faire des études de faisabilité. Par ailleurs, le chef de projet va tout de même être au plus proche de la réalisation technique.

C’est à lui qu’il revient de faire les contrôles qualité et donner son approbation à l’accomplissement d’une tâche. Il doit donc être expert de son domaine. Enfin, c‘est au chef de projet qu’il revient d’assurer la tenue des délais. Que la charge de travail soit correctement répartie et, de façon plus prosaïque, de désamorcer d’éventuels conflits entre les employés. Il doit donc être doté de qualités humaines.

Ce profil hybride explique que, dans l’organigramme d’une entreprise, le chef de projet n’a pas toujours de fonction exclusive. Il peut être nommé temporairement parmi les techniciens, et récompensé avec des primes ou par une promotion à la clef.

gestion de projet

Les 5 étapes de gestion de projets

Par habitude, on distingue 5 phases distinctes dans le déroulé d’un projet. Ces 5 phases, aussi appelées « cycles de vie », sont théorisées par le Project Management Institute (PMI) dans son guide "Project Management Body of Knowledge" (Guide du corpus des connaissances en management de projet). Cet ouvrage est une référence en matière de gestion de projet.

Lancement du projet

Pendant la phase de lancement, de nombreuses petites étapes sont réalisées. Elles ont surtout pour but de vérifier la faisabilité du projet. Avec ses collègues, le chef est chargé de décrire le concept clef du projet et d’en définir le résultat escompté. Un calcul des coûts, des risques et des bénéfices espérés est réalisé.

En cas de validation, une réunion de lancement peut être organisée. Une charte est alors créée en accord avec la direction de l’entreprise. Cette charte contient notamment les objectifs du projet, le budget alloué, la date limite et la liste de fonctionnalités à développer dans le cadre d’un produit.

Planification du projet

C’est pendant cette étape que le projet proprement dit démarre. Le chef de projet constitue alors son équipe. Il se charge dans le même temps de construire un échéancier. L’objectif principal fixé pendant la phase de lancement va être découpé en différentes tâches.

Chaque tâche doit pouvoir être assignée à une personne chargée de l’accomplir. Pour visualiser ces tâches et objectifs, on peut s’armer d’une roadmap. Les façons de la visualiser diffèrent selon la préférence : en cascade, en diagrammes de Gantt, en réseau PERT, ou en cycle en V … (nous détaillons les avantages et défauts de ces méthodes dans la section suivante).

Le chef de projet, durant cette phase, est aussi chargé d’allouer les ressources dont il est doté en matière de temps et de budget. Il doit les répartir au mieux entre les différentes tâches.

Exécution du projet

Pendant la phase d’exécution, le chef de projet est au plus proche de son équipe. Il veille à ce que chacun soit bien à sa place, et à ce que la charge de travail soit idéalement répartie. Il joue le rôle de médiateur pour favoriser la communication entre les employés.

Personne ne doit rester dans la confusion. Il répond aux questions techniques et distribue les ressources nécessaires à l’accomplissement de chaque tâche. Il se charge aussi d’approuver ces accomplissements un à un. Enfin, il veille à ce que le rythme de production soit suffisant pour tenir les délais prévus.

Suivi et contrôle du projet

Pendant cette phase, le chef de projet vérifie la conformité des tâches accomplies aux exigences inscrites dans la charte du projet. Divers indices chiffrés peuvent être employés pour mesurer la performance du travail accompli.

Dans le cadre de la création d’un produit, on fait passer des tests de validation pour vérifier que les fonctionnalités développées, une fois assemblées, forment un ensemble cohérent et utile.

Comme nous allons l’évoquer, certaines méthodologies d’organisation comme celle des cycles en V prévoient un chevauchement de la phase de contrôle et de celle d’exécution. Ainsi, on peut faire des retours en arrière ou des boucles pour corriger d’éventuelles erreurs commises sans avoir à repenser le projet dans son ensemble.

La clôture du projet

Le dernier cycle de vie du projet correspond à sa clôture. Pendant cette phase, le chef de projet est chargé de régler les dernières tâches administratives qui lui incombent. C’est à ce moment qu’il va se présenter devant la direction de l’entreprise. Avec la direction, il va évaluer le succès ou non du projet, en reprenant point par point les éléments qui étaient prévus par la charte.

Quel que soit le résultat du projet, sa clôture doit être soldée par un rapport. L’enjeu sera de relever les processus qui, pendant le déroulé du projet, ont fonctionné comme espéré et à l’inverse ceux qui ont été défaillants. Ce compte-rendu permet à l’entreprise d’apprendre et d’évoluer.

Les méthodologies de gestion de projets

Pour conduire au mieux un projet, diverses méthodologies ont été théorisées. Elles ont chacune leurs avantages et leurs inconvénients. Passons les principales en revue :

La méthode en cascade (ou Waterfall)

C’est la méthode de gestion classique. Ce processus reprend le modèle en cinq étapes que nous avons évoqué plus haut. Dans certaines méthodologies dérivées, deux autres étapes sont ajoutées à la fin : la mise en production et la maintenance. Pendant la mise en production, on prévoit que l’équipe du projet se charge d’installer le produit développé.

Par exemple, dans le cas d’un logiciel professionnel, les ordinateurs de l’entreprise sont équipés et les employés formés à son utilisation. Pendant la phase de maintenance, l’équipe du projet garde contact avec le client pour résoudre les problèmes rencontrés pendant l’utilisation du produit.

Les cycles en V

Dans ce modèle, l’approche linéaire et séquentielle du modèle en cascade est reprise. En revanche, dans cette organisation, chaque étape de production est mise en symétrie avec sa phase de validation correspondante. Cette symétrie forme sur un graphique les deux branches du V. Cette forme graphique permet de visualiser des ponts entre validation et création, et de revenir facilement en arrière de façon ciblée si le produit ne passe pas un des tests prévus.

Méthode PERT et diagrammes de Gantt.

La méthode en cascade ne facilite pas en elle-même la tenue des délais. C’est par contre dans ce but qu’existent le réseau PERT et les diagrammes de Gantt.

PERT est en anglais l’acronyme de « Program Evaluation Review Technique ». On peut, en français, traduire cette expression par « technique d’évaluation et d’examen de programme ».

La méthode PERT consiste à représenter, sur du papier ou sur une interface informatique, chaque étape du projet par un cercle. Dans chaque cercle, on inscrit à la fois l’estimation la plus optimiste du délai de réalisation et le délai dit critique, soit le plus long délai acceptable.

On relie ensuite les cercles par des traits qui symbolisent les tâches à accomplir entre chaque étape. Ces tracés permettent de cartographier le projet, d’en matérialiser la chronologie et les dépendances. Grâce à cette carte, qu’on nomme réseau PERT, on peut d’un coup d’œil voir quelle succession d’étapes va être la plus longue à réaliser. Cela permet de mieux répartir l’effort pour s’assurer de la tenue des délais.

Les diagrammes de Gantt ont à peu près la même fonction que le réseau PERT. À l’inverse du réseau PERT, un diagramme de Gantt ne tient toutefois pas compte de la durée d’une tâche en période absolue. À la place, les tâches sont représentées sur un calendrier.

La méthodologie agile

Les méthodes de gestion traditionnelles sont simples à comprendre et à mettre en œuvre. Toutefois, elles ne sont pas exemptes de défauts. Le principal défaut est dans l’absence d’espace laissé à l’adaptation et sur la gestion des risques.

Dans une méthodologie traditionnelle, aucune interaction avec le client ni de modification du cahier des charges ne sont prévues. Malheureusement, pendant le temps que prend la réalisation d’un projet, beaucoup de facteurs peuvent pourtant changer. Le client change d’avis sur un objectif, s’aperçoit que certaines fonctionnalités ne servent pas l’utilisateur final ou que la nature du marché cible a évolué. C’est pour répondre à ces imprévus que la méthodologie agile a été inventée.

Scrum est une méthodologie agile très utilisée dans le monde de l’entreprise. La méthode agile Scrum est constituée de plusieurs cycles itératifs nommés « sprint ». Chaque sprint est fait du développement ciblé de quelques fonctionnalités d’un produit reliées par un unique objectif. Un sprint dure entre deux et quatre semaines.

À la fin de chaque sprint, une réunion avec le client est organisée. Celui-ci valide la livraison, et dans le même temps, établit ses demandes pour un nouveau sprint. La méthode Scrum permet d’inclure le client au déroulé du projet, et de travailler au plus près de ses besoins réels.

Outre la méthode Scrum, dans la gestion de projet agile on retrouve également la méthode Kanban, l’autre méthode agile très utilisée.

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FAQ

Quels sont les avantages de la gestion de projet ?

Le découpage en projets permet de structurer la production d’une entreprise. Les avantages sont multiples. Un projet bien géré permet notamment de faire travailler les employés en cohérence.

Chaque projet est aussi une occasion de tirer un bilan, et donc pour l’entreprise d’apprendre de ses erreurs et d’évoluer. En outre, la planification d’un projet octroie de la visibilité. Elle permet une meilleure gestion des ressources et d’approcher de façon réaliste les délais requis pour accomplir un ensemble de tâches.

Quels sont les outils de gestion de projet ?

Sur informatique, des logiciels d’assistance permettent de gérer des projets plus facilement. Grâce à des outils virtuels, on peut interconnecter plusieurs personnes d’une même équipe.

Chacun peut ensuite voir les mêmes graphiques et visualiser l’ensemble des tâches à accomplir. Beaucoup de logiciels gestion de tâches différents sont disponibles sur le marché tels que Monday, Trello, Jira ou encore Asana.

Chaque logiciel apporte son lot de fonctionnalités supplémentaires. Parmi celles-ci, il y a par exemple l’échange de fichiers en temps réel, la messagerie instantanée, l’édition de rapport de productivité, ou la création automatisée de nouvelles tâches.

En principe, ces logiciels de gestion de projet disposent de versions gratuites et sont faciles d’accès. On les utilise grâce à une application mobile ou en passant par un navigateur web.

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