Vous aussi vous en avez marre de vous retrouver avec une boîte de réception remplie de messages non traités ? Vous cherchez une solution efficace pour nettoyer vos boîtes mails et vous débarrasser de vos spams ? Vous n’arrivez plus à retrouver les emails importants dans votre boîte aux lettres électronique ?
Vous êtes au bon endroit. Nous allons vous exposer dans ce dossier 6 outils de nettoyage de boîte mail. Utilisez un logiciel performant pour la bonne gestion de vos emails et spams inutiles. Des boîtes mail propres et rangées sous forme de dossiers impactent positivement la productivité.
Qu’est-ce qu’un outil pour nettoyer sa boîte mail ?
Un outil pour nettoyer une boîte mail est un logiciel (gratuit ou payant) qui permet de remettre de l’ordre dans la messagerie électronique. Il sert entre autres à :
- Filtrer les messages.
- Supprimer les courriers indésirables et inutiles : spams, newsletters, mails provenant de réseaux sociaux.
- Se désinscrire de certains expéditeurs qui envoient régulièrement des mails que l’utilisateur ne lit pas.
- Bloquer certains expéditeurs : un blocage est parfois nécessaire. Même si on se désabonne d’un expéditeur, certains mails peuvent toujours passer à travers le filet.
- Classer et étiqueter les emails par catégorie.
- Archiver les emails.
- Automatiser des actions sur la messagerie.
La liste n’est pas exhaustive, tout dépend des fonctionnalités proposées par les solutions choisies.
Quelle que soit la solution considérée, le principe de fonctionnement reste le même. Ils analysent les habitudes des utilisateurs pour catégoriser les mails qui atterrissent dans sa boîte mail. Quels sont les emails valides (toujours lus et répondus) ? Quels sont les éléments à supprimer (jamais lus et jamais répondus) ? Est-ce qu’il y a des courriels dupliqués ou rebondis ?
Une fois cela fait, ils vont proposer à l’utilisateur un plan de nettoyage (filtrage, suppression, archivage, désabonnement, etc.) à valider. Ce dernier peut refuser ou accepter. Le logiciel lui proposera par la suite un automatisme qui se fera tout seul. Et à la fin, il ne restera plus que les messages importants, les annonces et infolettres jugées intéressantes…
Bien évidemment, il vous est possible de nettoyer manuellement votre boîte aux lettres en faisant tout vous-même. Mais cela n’est pas toujours évident. Vous n’aurez pas forcément le temps de le faire :
- Si vous avez un emploi du temps très chargé.
- Si votre boîte de réception est très encombrée.
Top 6 outils pour nettoyer votre boîte mail
Retrouvez dans les paragraphes ci-après les 6 meilleurs outils pour nettoyer une boîte mail.
1. Cleanfox
Cleanfox est le plus apprécié de tous. Il est accessible sur site web et en version application pour iOS et Android OS. Vous avez juste à renseigner votre adresse e-mail pour qu’il puisse analyser son contenu. Il vous fera ensuite valider les actions qu’il prévoit d’entreprendre.
Cleanfox trie, classe et filtre vos emails. Il promet de supprimer les courriers indésirables et de réduire, voire empêcher la réception de courriers similaires. Il est conforme au RGPD, vous n’avez donc aucun souci à vous faire quant à la divulgation de vos données. Mais il peut vendre vos données à des fins d’analyses statistiques. C’est le moyen pour lui de se financer pour pouvoir continuer à vous proposer ses services gratuitement.
A voir : RGPD et emailing
2. Leave Me Alone
Leave Me Alone est une solution puissante de nettoyage d’email. Il propose 3 grandes fonctionnalités à savoir :
- Le désabonnement des expéditeurs non désirés : après analyse de vos mails, il vous propose une liste d’expéditeurs qu’il juge indésirables. À vous de cocher ceux que vous ne voulez plus et de décocher ceux que vous voulez garder.
- Regrouper les newsletters que vous appréciez : il va mettre en place un système permettant de réceptionner les newsletters que vous avez décidé de garder. Il va les regrouper dans des dossiers (10 au maximum) et vous les envoyer quotidiennement/hebdomadairement aux horaires que vous souhaitez.
- Bloquer les expéditeurs de mails indésirables : il ne gardera que les expéditeurs en qui vous avez confiance et dont les courriers envoyés vous intéressent. Il supprime le reste et bloque leurs expéditeurs à la source pour qu’ils ne puissent plus vous envoyer d’emails. Et ce, même si vous n’utilisez plus les services qu’il fournit.
Avec un seul abonnement Leave Me Alone, vous pouvez nettoyer tous vos comptes de messagerie électronique. Il n’y a pas de limite quantitative. Vous pouvez également prioriser certains expéditeurs pour être sûr de toujours recevoir les courriers qu’ils vous envoient. Et enfin, il vous propose le mode « Ne pas déranger ». Il réceptionne vos emails, mais ne vous les envoie que lorsque vous pouvez à nouveau être dérangé.
L’abonnement à Leave Me Alone coûte :
- 6 € TTC pour un usage ponctuel : vous pourrez utiliser toutes ses fonctionnalités pendant une semaine (7 jours).
- 8 € TTC pour le forfait Casual Emailer : un abonnement mensuel qui vous offre toutes les fonctionnalités citées ci-dessus excepté le mode « Ne pas déranger » et la priorisation des expéditeurs.
- 14 € TTC pour le forfait Inbox Zero Hero : un abonnement mensuel incluant toutes les fonctionnalités.
Il s’agit-là d’abonnements sans engagement, vous pouvez vous les annuler à tout moment.
A voir : Outils gratuits pour newsletter
3. SubscriptionZero
SupscriptionZero est à utiliser si vous ne voulez pas que votre boîte mail soit remplie de spams. Nous faisons ici référence aux newsletters et emails marketing à froid. Il va regrouper ces derniers dans un dossier. Et il vous les présentera sous forme de résumé complet tel un lecteur en ligne. Contrairement aux autres solutions citées dans les paragraphes précédents, SubscriptionZero ne cherche pas à accéder à vos courriers.
C’est la raison pour laquelle il ne vous demande pas l’accès à votre messagerie électronique. Il vous aide juste à vous désencombrer de messages inutiles qui vous font perdre du temps et de la productivité.
Ce logiciel vous permet de vous désabonner des expéditeurs de la part de qui vous ne souhaitez plus rien recevoir. Il vous fournit une adresse email spéciale vers laquelle vous pouvez transférer les newsletters et les offres promotionnelles. Vous pouvez également utiliser cette nouvelle adresse email pour vous abonner à de nouvelles newsletters. Vous ne les recevrez pas ainsi dans votre boîte mail principale. Mais vous pourrez toujours les lire quand vous le pouvez via votre compte SubscriptionZero.
Si vous utilisez cette solution, vos données seront mieux protégées. En effet, lorsque vous vous abonnez à certaines newsletters ou quelque chose dans le genre, vous prenez des risques. Votre email et les données que vous fournissez peuvent être partagés ou vendus à des tiers. Ces derniers vont, à leur tour, vous bombarder de mails ou les utiliser illégalement.
4. Triage
Triage est une solution réservée aux utilisateurs d’iPhone. Il prend en charge iCloud Mail, Gmail, Fastmail et les mails IMAP. Sa particularité réside dans le fait qu’il présente les emails non lus sous forme d’une pile de cartes à trier. Et une carte équivaut à un message non lu. Le but ici n’est pas de remplacer votre boîte aux lettres, mais plutôt de vous aider à la désencombrer.
Après avoir vu un aperçu de la carte, vous pouvez la balayer à gauche ou à droite :
- À gauche : le courrier sera archivé définitivement.
- À droite : le courrier sera conservé dans votre boîte de réception
Vous pouvez également cliquer sur la carte pour lire l’intégralité de la discussion et répondre avant de balayer.
5. Mailstrom
Mailstrom est un logiciel en ligne comme Cleanfox. Après analyse de votre boîte mail, il vous permet en quelques clics de :
- Trier, filtrer et archiver vos courriers.
- Supprimer et déplacer individuellement ou non vos mails.
- Bloquer les expéditeurs non désirés.
- Bloquer les courriers par objet : vous choisissez un mot-clé et si celui-ci apparaît dans l’objet, le message est automatiquement bloqué.
- Se désabonner des newsletters inutiles et des spams.
- Mettre en place un automatisme qui vous permettra de désencombrer sans effort votre messagerie électronique au quotidien.
Mailstrom vous envoie hebdomadairement un rapport des actions entreprises pour que vous puissiez voir l’état de votre boîte mail. Et même s’il collecte vos données, il ne les divulgue pas puisqu’il est conforme au RGPD.
Si vous voulez bénéficier des services de Mailstrom, vous devez souscrire à un abonnement. Il vous propose un essai gratuit au terme duquel vous devez commencer à payer des mensualités. Ces dernières varient de 9 à 29,95 $ par mois selon le nombre de comptes de messagerie que vous voulez nettoyer.
6. Clean Email
Clean Email est disponible sur site web et en version application à télécharger sur Play Store ET App Store. Il offre les mêmes fonctionnalités que Mailstrom, mais avec possibilité de segmentation de courriers. C’est son point fort. Il regroupe les emails similaires pour pouvoir appliquer une action en masse : suppression, désabonnement, archivage, etc.
L’utilisation de Clean Email est gratuite jusqu’à 1 000 mails. Au-delà de cette quantité, vous devez payer un abonnement :
- 9,99 $ par mois pour 1 compte.
- 19,99 $ par mois pour 5 comptes.
- 29,99 $ par mois pour 10 comptes.
Si vous prévoyez d’utiliser les services de Clean Email à l’année, préférez un abonnement annuel. Vous ferez d’énormes économies (à hauteur de 70 %). Les abonnements ne sont pas obligatoirement synonyme d’engagement, vous pouvez vous rétracter à tout moment.
Remarque : sauf mention spéciale, ces outils fonctionnent peu importe votre fournisseur de messagerie électronique (gmail, yahoo mail, outlook de windows, etc.).
Pourquoi utiliser une solution pour nettoyer votre boîte mail ?
Il est important de nettoyer sa boîte mail parce que le numérique pollue autant que la mobilité. En effet, les comptes de messagerie (Yahoo, Outlook et autres) fonctionnent sur la base d’un système de cloud, un espace de stockage en ligne. Et cet espace de stockage n’est pas illimité.
Certes, nous parlons de stockage en ligne, mais c’est juste un terme utilisé en référence au fait que la messagerie électronique ne consomme pas d’espace sur les appareils sur lesquels elle est utilisée. Détrompez-vous ! Le stockage en question se fait sur des supports bien réels. Toutes les données sont sauvegardées sur de gros disques durs appelés data centers et ceux-ci consomment beaucoup d’électricité (alimentation, refroidissement).
Si les boîtes mails ne sont donc pas nettoyées, elles vont occuper beaucoup de place sur les data centers. Une fois ces derniers saturés, l’ensemble du système va ralentir. Il faudra donc rajouter d’autres disques durs pour gagner en vitesse. Or, plus de data centers signifie plus d’électricité consommée et plus d’émissions de CO2. Et ce, sans compter le coût environnemental de l’exploitation, de l’extraction et de la transformation des matériaux nécessaires pour leur fabrication. C’est ce qu’on appelle la pollution numérique. Elle est invisible, mais ses impacts sur l’environnement se font ressentir.
Pour que vous puissiez vous rendre compte de la gravité de la situation, voici un exemple concret :
- Fait : un mail est responsable d’une émission de 10 Gr de CO2.
- Mise en situation : si vous avez 2 000 000 mails stockés sur l’ensemble de vos boîtes mails, vous serez responsable de l’émission de 2 tonnes de CO2. Ce qui équivaut à 2 allers-retours Paris-New York.
La pollution n’est donc pas uniquement imputable à l’usage non modéré de la voiture, de sacs en plastique, etc. Elle touche aussi le monde du numérique. Et lorsqu’on décide d’adopter un mode de vie écoresponsable, il faut le faire dans tous les domaines.