Vous avez archivé des emails sur Gmail et vous voulez les retrouver, mais vous ne savez pas comment faire ? Vous voulez en apprendre plus sur les fonctionnalités de l’archive Gmail ? Vous êtes au bon endroit pour maitriser au mieux les messages archivés de la boite de réception Google.
Nous allons vous présenter dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur l’archive Gmail. Aussi bien son fonctionnement, ses avantages et bien plus encore.
Qu’est-ce qu’une archive Gmail ?
Définition simple, l’archive Gmail est une fonctionnalité de la messagerie électronique Gmail gérée par Google. Cet archivage permet aux utilisateurs de retirer de leur boîte de réception principale des emails importants, mais non prioritaires, sans les supprimer ou les classer dans un libellé. Le but de ce service étant de réduire l’encombrement et d’avoir une bonne gestion des emails.
Les messages archivés sont déplacés dans le dossier « Tous les messages ». Ils ne sont pas directement visibles lors de la navigation sur la plateforme, mais restent facilement accessibles en cas de besoin.
Comment retrouver un message archivé dans Gmail ?
Pour retrouver un mail archivé dans Gmail, vous avez le choix entre :
- Utiliser la fonction de recherche intégrée de Gmail : tapez l’adresse de courrier électronique de l’expéditeur ou un mot-clé bien précis dans la barre de recherche en haut de la page puis cliquez sur la petite loupe à gauche. L’email en question va apparaître dans les résultats.
- Aller dans le dossier « Tous les messages » et scroller jusqu’à ce que vous trouviez ce que vous cherchez.
Si un utilisateur opte pour la seconde alternative, la démarche à suivre diffère légèrement selon le support électronique de navigation : ordinateur ou smartphone.
Retrouver un mail archivé sur l’ordinateur
Voici les étapes à suivre pour retrouver un email archivé sur un ordinateur :
- Ouvrez Gmail.
- Cliquez sur « Plus » en bas du menu de la colonne de gauche juste au-dessus de « Libellés ».
- Cliquez sur « Tous les messages ».
- Scrollez jusqu’à ce que vous trouviez le mail que vous cherchez.
Retrouver un mail archivé sur un smartphone
Si vous naviguez sur un smartphone, suivez le guide ci-dessous :
- Ouvrez l’application Gmail.
- Appuyez sur les trois barres horizontales tout en haut à gauche pour dérouler le menu.
- Cliquez sur « Tous les messages ».
- Scrollez jusqu’à ce que vous trouviez le mail en question.
Le procédé reste le même que vous soyez sur un iPhone et sur un smartphone fonctionnant avec le système d’exploitation Android OS.
Bon à savoir : lorsqu’une personne répond à un mail archivé, la réponse apparaît dans la boîte de réception pour que vous puissiez la voir. Une fois que vous l’aurez lu ou répondu, celui-ci retournera dans les archives. Même chose si vous décidez de l’ignorer.
Comment récupérer un email archivé par erreur dans Gmail ?
Si vous avez archivé un email par erreur, voici comment le déplacer à nouveau vers la boîte de réception principale :
- Sur un ordinateur : suivez les étapes décrites précédemment et lorsque vous trouvez le mail, faites un clic droit dessus. Choisissez l’option « Placer dans la boîte de réception » avec l’icône représentant une boîte avec une flèche pointant vers le bas.
- Sur un smartphone : suivez les étapes décrites dans le paragraphe précédent, trouvez le message et appuyez longuement dessus pour le sélectionner. Cliquez ensuite sur les trois points en haut à droite et choisissez « Placer dans la boîte de réception ».
Si vous vous rendez compte rapidement que vous avez fait une erreur, vous pouvez tout de suite vous rattraper en cliquant sur l’option « Annuler .
Cette option s’affiche sur la partie gauche de la notification qui vous dit que vous avez archivé un mail. Une notification de ce genre apparaît toujours après une action effectuée sur Gmail.
Consultez les articles de catégorie : Emailing
Astuces pour bien utiliser l’archive Gmail
Voici quelques conseils pour profiter pleinement des avantages de l’archive Gmail, gagner du temps et de l’espace dans votre boîte mail.
Type de message à archiver
Par sécurité, archivez les messages que vous n’avez pas besoin de consulter régulièrement, mais que vous voulez garder pour référence. C’est le cas, par exemple, de certaines newsletters, des factures, des confirmations de paiement ou de réservation, etc.
Gardez tous les messages qui nécessitent une action rapide de votre part dans votre boîte de réception principale. Ne les archivez pas tant que vous n’avez pas fait ce que vous avez à faire sinon vous allez les oublier.
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Création de libellés ou étiquettes
Créez des libellés pour organiser vos messages par catégorie et mots clés : travail, famille, voyage, etc. En procédant ainsi, vous n’aurez plus aucun mal à les retrouver lorsque vous décidez de les archiver.
L’archivage ne supprime pas les libellés associés. Les e-mails continuent à apparaître dans les dossiers de libellés correspondants qui s’affichent tout en bas dans la colonne de gauche.
Utilisation de filtres
Utilisez des filtres pour archiver automatiquement et sur la base de critères bien précis chaque e-mail que vous recevez.
Vous pouvez, par exemple, filtrer et mettre dans un dossier tous les e-mails provenant d’une adresse électronique spécifique ou mentionnant un mot clé spécifique. Vous gagnerez énormément de temps et sa mise en place est simple.
Pour créer un filtre sur Gmail, il faut :
- Ouvrir la fenêtre de recherche avancée en cliquant sur le bouton situé à droite de la barre de recherche.
- Saisir les critères du filtre en renseignant toutes les informations demandées (adresse de l’expéditeur et du destinataire, objet, mots spécifiques, etc.).
- Cliquer sur créer un filtre en bas à droite de la fenêtre, une autre fenêtre apparaît.
- Choisir l’action à réaliser sur les mails correspondant aux critères renseignés (marquer comme lus, archiver, étiqueter, supprimer, etc.).
- Pour appliquer le filtre aux messages existant, il ne faut pas oublier de cocher sur la case « Appliquez également le filtre aux conversations correspondantes ».
- Cliquer sur créer un filtre puis sur enregistrer et c’est fait.
Les filtres peuvent toujours être modifiés, supprimés ou désactivés en fonction des besoins. Il suffit d’aller dans les paramètres et de cliquer sur l’onglet « Filtres et adresses bloquées ».
Utilisation de la fonctionnalité « Mise en attente »
Si vous ne voulez pas archiver un mail et que vous ne voulez pas non plus qu’il soit visible dans la boîte de réception, mettez-le en attente.
Cette fonction vous permet de reporter son affichage dans la boîte de réception principale à une date ultérieure. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur vos tâches prioritaires tout en étant sûr que vous n’allez pas l’oublier.
Pour mettre en attente un email, il suffit de faire un clic droit (sur ordinateur) ou d’appuyer longuement (sur smartphone) dessus et de choisir l’option « Mettre en attente ». Définissez ensuite l’heure et la date à laquelle vous voulez qu’il s’affiche dans votre boîte de réception.
Conversation archivée dans Gmail et espace de stockage
Comme expliqué précédemment, les emails archivés sont conservés et non pas supprimés. Ils diminuent donc l’espace de stockage de votre compte Google qui est partagé entre les différents services que ce géant d’Internet vous propose : Gmail, Google Drive, Google Photos, etc.
Pour rappel, chaque compte Google a droit à un espace de stockage par défaut de 15 Go. Une fois cette limite atteinte, vous ne pourrez plus envoyer ni recevoir de mails sans acheter un espace de stockage supplémentaire. N’oubliez donc pas de :
- Supprimer les mails inutiles, notamment ceux envoyés avec des pièces jointes volumineuses.
- Vider régulièrement les spams et la corbeille.
Vous pouvez également utiliser des logiciels de nettoyage de boîte mail pour gagner du temps.
À lire aussi : Outils pour nettoyer sa boîte mail.
FAQ – Archive Gmail
Vous souhaitez en savoir davantage sur comment bien archiver un message Retrouvez ici-bas la réponse aux questions que les internautes se posent le plus sur le sujet.
Oui, l’archive Gmail peut être synchronisée avec les autres outils de messagerie qui supportent le protocole IMAP. C’est ce dernier qui va vous permettre d’accéder à vos mails archivés depuis un autre client de messagerie électronique tels que Apple Mail ou Microsoft Outlook sans les télécharger.
Pour activer IMAP dans votre Gmail, allez dans les paramètres et cliquez sur l’option « Transfert et POP/IMAP » puis sur « Activer IMAP ». En ce qui concerne l’autre outil de messagerie, vous devez consulter les instructions spécifiques prévues à cet effet.
Tant que vous avez encore de l’espace de stockage disponible, vous pouvez archiver autant de mails que vous voulez.