Une gestion de projets réussie nécessite une grande organisation. Et ça les chefs de projets l’ont bien compris. Heureusement, ils ont à leur disposition divers outils pour les aider. C’est le cas notamment du diagramme de Gantt. De quoi s’agit-il ? Comment le créer ? Quels sont les avantages et les inconvénients d’un tel outil ? C’est ce que nous allons aborder dans cet article dédié au diagramme de Gantt.

Diagramme de Gantt : définition

Cet outil de planification tient son nom de son créateur : Henry Gantt. Un enseignant devenu dessinateur puis finalement ingénieur en organisation et mécanique.  C’est en 1910 qu’il a mis au point cet outil. Il l’a créé dans le but d’aider Taylor à améliorer l’organisation des ateliers.

Désormais, le diagramme de Gantt fait partie des outils les plus utilisés en gestion de projets.  Y compris dans la gestion de projets complexes. Et ce, grâce à diverses améliorations apportées au fil des années.

Parmi les éléments qui composent du diagramme de Gantt, on trouve :

  • Une liste de tâches
  • Les responsables des tâches
  • Les jalons
  • L’échéance et la durée de chaque tâche

Le diagramme de Gantt se présente sous forme de graphiques avec des barres horizontales. Elles permettent de suivre facilement l’avancée de chaque tâche et du projet en général. En effet, chaque barre horizontale représente une tâche, ou une étape du projet. Sa longueur renseigne sur le temps dédié à la tâche en question. 

Diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un outil souvent plébiscité en entreprise pour sa vision globale et simplifiée des projets. En un seul graphique il est possible de voir l’avancement du projet et de chaque tâche. Et donc, de voir si le projet prend du retard ou non.

Comment créer un diagramme de Gantt

Des logiciels de Gantt peuvent vous aider à construire et suivre vos diagrammes de Gantt dans la durée. L’emploi d’un tel logiciel n’est pas obligatoire mais simplifie et centralise la saisie et la création des diagrammes de Gantt . L’objectif avec ou sans logiciel étant d’appliquer la méthodologie suivante :

1 – Lister les tâches

Le diagramme de Gantt est un outil de gestion des tâches. La première étape consiste à faire une liste de toutes les tâches à effectuer pour mener à bien le projet. Il faut également noter chaque échéance ainsi que les responsables de chaque équipe

Il ne faut pas hésiter à faire un listing avec des tâches extrêmement détaillées. Par exemple, si on prend le cas d’une rénovation de maison, le listing des tâches pourrait être :

  • Faire la commande des matériaux
  • Préparer une facture provisoire
  • Pose du sol
  • Peinture des murs
  • Facturation des heures travaillées

2 – Lister les dépendances entre les tâches

Certaines tâches ne peuvent être commencées qu’une fois les précédentes finies. Par exemple, si vous invitez des personnes à dîner chez vous. Vous devez terminer la tâche A (préparer le repas), avant la tâche B (recevoir vos amis).  C’est ce qu’on appelle la dépendance dans le diagramme de Gantt. 

Pour aider à la planification des tâches, il est conseillé de schématiser les liaisons entre les différentes tâches. Ainsi, vous pourrez plus facilement identifier la dépendance entre les missions.

Connaître cette dépendance est très utile, notamment pour planifier le temps de chaque tâche. C’est-à-dire sa date de début et sa date de fin.

3 – Élaborer un échéancier du projet

Pensez aussi à réaliser un échéancier de l’ensemble du projet. Gardez en tête qu’un projet peut prendre du retard. Si possible, basez vous sur l’historique de vos projets précédents. Pensez à bien noter le temps réel passé sur chaque tâche. 

Réaliser un suivi de la durée réelle de chaque tâche permet de mieux organiser le projet.  Pour une gestion de projets efficace, pensez à noter le nombre de jours, mais aussi le nombre d’heures dont vous aurez besoin. Plus vous quantifiez de manière détaillée vos besoins en ressources (temps, argent…) plus vous assurez la réussite du projet. 

Des logiciels de planification de projet peuvent vous aider à structurer la mise en place et le suivi de cet échéancier.

4 – Assigner les tâches aux membres de l’équipe

Pour être certain que chacun sache ce qu’il a à faire, il faut assigner les éléments aux membres de l’équipe. Ainsi, vous êtes assuré de ne pas avoir plusieurs personnes qui font le même travail. Vous êtes aussi assuré que toutes les missions sont réalisées, et qu’aucune ne sera oubliée.

Lorsque vous assignez les missions aux membres de l’équipe, il faut prendre en considération plusieurs éléments :

  • Les autres projets sur lesquels l’équipe travaille actuellement
  • Les jours de repos, ou de vacances, des membres 

Il est important de faire un travail de suivi des tâches à chaque projet. Ainsi, si vous vous apercevez qu’un membre de l’équipe a souvent tendance à avoir du retard, ne lui assignez pas de tâches prioritaires. Ou alors prévoyez une temporalité suffisante pour qu’il puisse réaliser la mission en respectant la date prévue. C’est comme cela que vous allez générer une roadmap de votre projet.

Que doit contenir un diagramme de Gantt ?

Pour que le modèle du diagramme de Gantt soit efficace, certains éléments sont essentiels :

Un diagramme à barres horizontales : ce diagramme à barres chronologiques est le modèle de base de cet outil. Ce diagramme à barres comprend la barre de Gantt, ainsi que d’autres symboles représentant les fonctionnalités principales. Comme le calendrier, la dépendance, les tâches…

Une barre de Gantt : il s’agit de la représentation visuelle de la tâche. Cette barre peut symboliser la durée ainsi que le type de tâches. C’est-à-dire s’il s’agit d’une tâche prioritaire ou d’une étape.  Cette barre de Gantt permet également de renseigner sur l’avancée de la réalisation d’une tâche (sous forme de pourcentage). Elle donne aussi des informations sur les temps morts. Ainsi que la date de démarrage et la date de fin prévues par rapport aux dates réelles. 

Les noms des tâches : cet élément renseigne sur la description de la tâche.

Une échelle de temps : elle permet de définir les intervalles de temps représentés dans le diagramme de Gantt. Elle peut être symbolisée en jours, en heures, en semaines…

Des jalons : un jalon est une date butoir, ou un moment important d’arrêt dans le projet. Un jalon équivaut généralement à la date de fin de réalisation d’une tâche

Les dépendances : comme nous l’avons vu, la dépendance est le lien entre une tâche et une autre. Elle indique le moment auquel une tâche doit commencer ou finir, par rapport à une autre tâche. 

Les dates : elles sont généralement indiquées en haut du diagramme. Ainsi, ces données permettent de suivre facilement l’avancée du projet et des diverses tâches. 

Comment suivre un diagramme de Gantt ?

Une fois le diagramme créé, encore faut-il savoir comment suivre l’outil pour en tirer les données. Les fonctionnalités peuvent varier d’un modèle à l’autre (diagramme de Gantt sous Excel ou Powerpoint par exemple, ou logiciel diagramme de Gantt spécialisé). Un certain nombre d’éléments sont essentiels pour suivre le diagramme :

Comment suivre un diagramme de Gantt

Mise en évidence du chemin critique : elle permet de visualiser en un seul endroit la succession des tâches qui fixe la durée globale du projet. Un retard dans la réalisation a un impact sur le délai du projet. 

Visualisation de l’état d’avancement des tâches : pour une meilleure gestion de projets, il est important que le modèle choisi bénéficie des fonctionnalités de visualisation d‘avancement. Vous pouvez instaurer un état d’avancement pour chaque tâche. Ainsi, dès qu’elle est terminée, vous pourrez la modifier en faisant avancer le pourcentage de réalisation. Grâce à ça, le logiciel vous permet de voir en un seul coup d’œil où vous en êtes. 

Modification du planning initial : la création du diagramme de Gantt se fait par anticipation. Et tout le monde le sait, la gestion de projets doit toujours comporter une marge d’erreur.  Heureusement, le diagramme fait partie des outils de méthode agile. C’est-à-dire qu’il s’adapte aux changements. Du fait de son côté agile, cela permet donc d’augmenter la durée allouée à une tâche. Le logiciel se chargera de calculer automatiquement le temps totale du projet, ainsi que la dépendance entre les éléments.  

Comparaison entre planifié et réalisé : c’est une fonctionnalité cruciale pour la gestion de projets. Elle permet de comparer le planning prévu en début de projet, avec le planning actuel. Cela permet de faire un bilan sur l’état du projet, savoir si vous êtes dans les délais ou non. Cela vous permet également de mieux pouvoir planifier vos futurs projets, en prenant ces données comme références

Avantages et inconvénients du diagramme de Gantt

Avantages

Les avantages de ce modèle sont nombreux. Par exemple, le diagramme de Gantt offre :

► De la clarté : dans un seul graphique, il est possible de visualiser les différentes échéances et tâches. Ainsi, vous pouvez suivre l’avancement de chaque équipe, à toutes les étapes de votre projet.

Une vision d’ensemble simplifiée : lors des réunions par exemple, cela permet à tout le monde de voir où en est le projet, les tâches effectuées et celles à réaliser…Cela facilite aussi la communication entre les personnes qui travaillent sur le projet.

► De la flexibilité : ce logiciel de méthode agile permet de modifier les tâches et les ressources allouées en fonction des aléas. 

► Une amélioration de la gestion du temps : avec ce logiciel il est possible de planifier des échéances réalistes. Les barres du diagramme permettent de visualiser la date de réalisation de chaque tâche. Cela permet de voir si les ressources en temps sont suffisantes, ou si la planification des tâches doit être revue. 

Des données sur la performance : grâce à la vision d’ensemble, il est plus simple pour les collaborateurs d’avoir un aperçu de leur performance globale. Ainsi, ils peuvent adapter leur rythme de travail en fonction des échéances prévues. Grâce à la dépendance, ils comprennent mieux les relations entre les tâches. Et donc l’importance de réaliser certaines d’entre elles en priorité. Ils se sentent également plus impliqués dans le processus, ce qui augmente la motivation et la collaboration entre membres. 

Inconvénients

Comme tout modèle de gestion agile, celui-ci présente quelques inconvénients :

► Sa complexité : si un projet nécessite beaucoup de ressources et de tâches, cet outil peut vite devenir complexe. L’affichage de nombreuses tâches en même temps sur le graphique peut le rendre illisible. Pour éviter cela, il est crucial de bien définir en amont les différentes tâches et sous-tâches. Et de désigner une personne qui assurera le suivi de toutes ces données. 

► Sa linéarité : pour que ces outils fonctionnent, il faut planifier l’ensemble du projet de manière linéaire. C’est-à-dire en le découpant comme s’il suivait une ligne partant du début à la fin du projet.  Vous devez donc dès le démarrage du projet  avoir une vision du résultat final, et de la manière d’y arriver. Cela peut parfois être difficile pour les projets dans lesquels le client ne donne pas d’indication sur le résultat souhaité. 

Le travail laborieux qu’il occasionne : il est important que le diagramme soit régulièrement mis à jour, ce qui peut être chronophage.  Heureusement, il existe des outils pour vous aider. Comme un logiciel de gestion de projets qui assistera le chef de projet dans la mise à jour du graphique. 

FAQ

Comment créer un diagramme de Gantt Excel ?

Il est possible de créer un diagramme de Gantt en utilisant Excel. Pour ce faire, il faut suivre les étapes suivantes :
Faire une liste de toutes les tâches : avec les dates de démarrage et de fin
Calculer la date de début de chaque tâche : en utilisant la fonction int(). Il faut soustraire la date de démarrage de la tâche à la date de démarrage du projet
Calculer la date de fin de chaque tâche : toujours avec la formule int(). Cette fois il faut soustraire la date de démarrage de la première tâche à la date de fin de la tâche en cours. 
Calculer la durée nécessaire à la réalisation de chaque tâche : dans le tableau Excel, il faut faire la soustraction entre la date de fin et la date de démarrage.
Ajouter un diagramme : sélectionnez les colonnes ‘nom de la tâche’, ‘durée de la tâche’ et ‘date de début’. Puis allez dans « insertion », « diagramme à barres horizontales empilées ». 

Si ce diagramme de Gantt Excel est gratuit, il n’offre pas toutes les fonctionnalités. Pour les projets plus complexes, une entreprise aura meilleur compte de s’équiper d’un logiciel. Notamment ceux avec diagramme de Gantt intégré. 

Quels logiciels pour un diagramme de Gantt en ligne ?

Il existe divers logiciels permettant d’avoir un diagramme de Gantt gratuit en ligne. C’est le cas par exemple d’Excel, Lucidchart, Trello, Canva, Wrike… L’essentiel est de bien cerner vos besoins avant de choisir un logiciel de gestion de projets avec diagramme de Gantt en ligne