Quel que soit votre domaine d’activité, vous avez sûrement déjà entendu parler de « workflows ». Cette notion est devenue centrale dans l’organisation du travail. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quels sont les différents types de workflows ? C’est ce que nous allons voir dans cet article consacré au workflow.
C’est quoi exactement un workflow ?
Vous l’avez probablement deviné, il s’agit d’un anglicisme. En Français, ce terme se traduit par flux de travail. La définition « officielle » du workflow est le processus séquentiel mis en place pour réaliser une tâche du début à la fin.
En termes plus clairs, il s’agit d’une méthode de gestion de tâches. Ce flux de travail est utilisé dans tous les secteurs. En effet, les workflows peuvent être mis en place pour un projet de création de site web, l’écriture d’un livre. Ou même pour mieux organiser vos vacances.
Si le workflow est si populaire c’est qu’il permet d’optimiser la gestion de tâches. Ce qui permet de gagner en productivité, et donc de mener à bien le projet. Il s’agit tout bonnement d’un processus métier.
Il existe 4 grands types de workflows :
- Les To-do lists
- Les méthodologies agiles
- Les workflows de lead nurturing
- Les workflows de transfert (ou Business Process Management, BPM)
Nous reviendrons plus en détail sur ces différents flux de travail. Selon le métier et le projet, il existe un workflow adapté. C’est l’un des atouts de cet outil de gestion de tâches.
4 exemples de workflows
1) To-do lists
Les To-do lists sont sans doute le type de workflow le plus connu. Les utilisateurs de cette méthode rédigent les tâches à réaliser pour mener le projet à bien selon plusieurs catégories. En Français, on l’appelle aussi la liste de choses à faire.
Elle se présente généralement sous forme de tableau avec 3 colonnes :
- À faire
- En cours
- Terminé
Il s’agit d’un workflow très basique. C’est d’ailleurs pour cela qu’il plaît à autant d’utilisateurs. Il ne nécessite pas de connaissances informatiques particulières. D’ailleurs il peut être réalisé sur une feuille de papier. Il est donc très accessible.
2) Méthodologies agiles
Pour une gestion de projet de grande envergure, il peut être intéressant de faire appel à un workflow agile. Les méthodologies agiles sont particulièrement appréciées pour la flexibilité qu’elles apportent à l’organisation de projet.
Elles permettent notamment de découper les projets en phases courtes (1 ou 2 semaines), appelées « sprints ». À la fin de chaque sprint, les équipes concernées par le projet font le point. Cela permet de s’assurer du bon déroulé du projet. Et de fixer les tâches à réaliser lors du prochain sprint.
Le workflow avec des méthodologies agiles est donc un processus progressif qui permet de suivre en temps réel l’avancée du projet. Un des outils agiles les plus utilisés est la méthode Scrum, particulièrement efficace dans la gestion de tâches.
3) Lead nurturing
Le lead nurturing consiste à convertir un prospect/lead en client. Pour ce faire, il est important de réaliser une segmentation des contacts. Ainsi, le bon contenu sera envoyé à la bonne personne.
Pour ce faire, il est possible d’avoir recours à un workflow de lead nurturing. Celui-ci permettra d’optimiser le processus de segmentation. Et donc de garantir qu’il est bien réalisé.
La mise en place du workflow lead nurturing peut passer par le marketing automation. Cela permet de gagner en efficacité et de dégager du temps pour travailler au lead nurturing à proprement parler.
4) Transfert ou Business Process Management (BPM)
Le Business Process Management (gestion des processus métiers en français), ou BPM, consiste à créer des processus métiers qui s’adaptent au management des affaires. L’utilisation d’un flux de travail est donc particulièrement intéressante dans ce cas.
Grâce à une organisation claire et détaillée des tâches à accomplir, le développement d’un business est optimisé. De plus, en adoptant ce flux de travail, il est possible d’automatiser partiellement ou totalement les divers processus. Ce qui à terme représente des économies, aussi bien de temps que d’argent.
Encore une fois, l’utilisation d’un flux de travail pour la gestion des processus métiers s’adapte au métier. Il peut être utilisé dans le service client, mais aussi dans le service après-vente. Il est désormais possible d’automatiser de nombreux processus grâce à l’association du flux de travail et du marketing automation.
Automation du workflow : définition et avantages
Automatisation workflow
Comme son nom l’indique, l’automatisation du workflow consiste à automatiser divers processus métier complexes. Cela passe par l’utilisation d’un logiciel d’automatisation. Celui-ci permet notamment aux utilisateurs de représenter leur flux de travail de manière visuelle.
Par exemple sous la forme d’un organigramme ou de schémas. Cela permet d’avoir une vision globale du projet et des tâches à accomplir. Dans l’organigramme, les utilisateurs peuvent alors déplacer des « nœuds ». Chaque nœud permet d’automatiser une tâche. Comme par exemple l’enregistrement des données.
Ainsi, il est beaucoup plus simple et rapide d’intégrer les systèmes/données/personnes dans les divers secteurs de l’entreprise. Cela libère aussi les employés. Au lieu de réaliser des tâches chronophages, et souvent monotones. Ils peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes.
Les outils de marketing automation sont de plus en plus performants. Certains permettent d’obtenir des recommandations alimentées par l’intelligence artificielle. Ces recommandations concernent généralement l’optimisation des flux de travail.
Les entreprises qui ont recours à l’automatisation du workflow voient très rapidement de nombreux bénéfices.
Les avantages
1). Baisse des coûts
L’optimisation de l’organisation obtenue grâce au marketing automation permet d’être plus productif. Ce qui entraîne une réduction des coûts.
Mais ce n’est pas tout, le recours au marketing automation permet généralement de réunir plusieurs solutions en un seul logiciel. Ce qui encore une fois réduit les coûts.
2). Gain de temps
Nous l’avons déjà évoqué, automatiser les tâches monotones, souvent chronophages, permet d’être plus efficient dans son travail. Cela permet de libérer du temps que les employés pourront consacrer à une tâche plus importante à leur entreprise.
Selon plusieurs études, l’automatisation des processus permet d’optimiser l’efficacité des employés de 7800 heures par an. Un avantage non négligeable.
3). Sécurité et conformité
Avec la digitalisation, il est courant de travailler hors des frontières et avec de plus en plus de tiers. Chaque pays ayant sa propre réglementation en vigueur, rester en conformité peut être un véritable casse-tête.
Le recours à l’automatisation du flux de travail permet de garantir le respect de la conformité en vigueur. En effet, en ayant toutes les données au même endroit, il est plus facile de vérifier que les informations sont conformes à la réglementation.
En utilisant un logiciel d’automatisation, vous êtes assuré que les étapes créées avec les outils de la plateforme sont conformes.
4). Communication simplifiée
Grâce aux outils visuels compris dans le logiciel d’automatisation, tous les acteurs du projet ont une vision claire. Cela facilite grandement la communication et la collaboration entre les divers départements d’une entreprise.
De plus, tout le monde a accès aux informations/données qui sont réunies en un seul endroit. De quoi s’assurer que le projet avance selon le planning prévu. Et identifier facilement si une tâche a été oubliée par exemple.
Les plateformes d’automatisation disposent généralement d’outils de partage de documents qui sont très pratiques. Surtout si les équipes ne se trouvent pas physiquement au même endroit.
5). Optimisation générale
Le recours au marketing automation (découvrez notre sélection des meilleurs outils de marketing automation) a un impact positif sur l’ensemble de l’entreprise. En effet, les divers avantages que nous venons d’évoquer permettent à une entreprise d’être plus efficace et plus compétitive. Ce qui la rend plus rentable.
Pour toutes ces raisons, le recours au marketing automation est de plus en plus courant dans le monde du travail.
FAQ – Workflow
Pour faire simple, la mise en place d’un workflow dans une entreprise touche principalement la gestion des taches. Le workflow a pour objectif de garantir un flux de travail précis et simplifier entre les différents acteurs d’une même organisation.
Le workflow abouti à un certain nombre d’automatisations qui permettent aux équipes de se concentrer sur des taches à fortes valeurs ajoutées.
Pour donner une définition qui puisse s’appliquer à de nombreuses activités, nous pouvons évoquer celle-ci. Un processus métier est en quelque sorte un ensemble d’activités permettant la réalisation d’une tache ou d’un projet.