La « roadmap projet » : un outil de pilotage indispensable

La « roadmap projet », constitue un outil de marketing incontournable et indispensable qui vous mènera vers la réussite de vos projets !

La gestion de projet demande une organisation parfaite et une planification bien déterminée. Ainsi, en vue de bien s’organiser, il s’avère important de recourir à l’utilisation d’outils ou logiciels pratiques, spécialement en termes de planification, de suivi ainsi que de pilotage.

Si vous avez un projet que vous voulez faire réussir et mener jusqu’au bout, restez jusqu’à la fin ! Cet article est fait pour vous ; on vous livre la solution pour un projet mené avec succès.

Définition de la Roadmap Projet

La roadmap, traduite en français par « calendrier de lancement » ou « feuille de route » représente une représentation graphique simplifiée qui constitue un moyen de planification stratégique et efficace. Bien qu’elle représente une des étapes cruciales de tout projet, elle est généralement négligée.

En effet, la finalité ultime de ce modèle de management est de donner une représentation claire et réaliste de l’ensemble des étapes pour un bon suivi. Il s’agit de la définition des objectifs escomptés, ce qui constitue la phase de cadrage, en vue d’éviter toute dispersion au cours du travail.

Dans ce même sens, les roadmaps représentent une sorte de calendrier, qui permet au lecteur de mentionner les principales phases du projet en question. Tout en précisant les dates du début et de la fin de ces dernières.

Des logiciels de planification gratuits et d’autres payants peuvent vous aider à assurer le suivi de cette roadmap.

En guise de récapitulation, il faut retenir que la roadmap est une feuille de route.  Elle offre les intentions stratégiques et les objectifs pragmatiques de l’organisation aux différentes parties prenantes d’une manière claire et efficace.

Pour plus de précisions, les roadmaps doivent comporter les éléments suivants :

• La construction d’une vision complète : Il s’agit de déterminer l’ensemble des objectifs du projet, tout en définissant avec précision la vision des missions à accomplir.
• L’identification des livrables attendus : Tout projet nécessite la livraison de livrable qui représente les résultats du projet, qu’ils soient sous forme d’un document, d’un produit, ou encore d’un nouveau procédé…
• La mise en place d’un calendrier : Il s’agit de mettre en place une chronologie du projet, en mentionnant les délais des différentes tâches et jalons.
• La mobilisation des jalons : Cette étape est importante, car un jalon représente un événement important du projet, qui est souvent la fin d’une phase donnée.
• Les dépendances : Il s’agit de mettre en exergue les liens existants entre les différentes tâches et les livrables attendus.
• La détermination des éventuels risques : Il s’agit d’anticiper les risques qui pourraient se produire, en vue de ne pas chambouler le déroulement du projet. 

Pourquoi mettre en place une roadmap projet pour votre entreprise ?

 La mobilisation de la roadmap constitue un vrai atout, en termes de contribution à la réussite d’un projet.

Ainsi, nous allons vous présenter les six avantages principaux de cette technique incontournable, divisée en deux parties :

Un outil de gestion de projet efficace pour votre entreprise :

En effet, cette technique permet de mettre en place un plan de projet concret et bien précis. Cet outil permettra non seulement au chef de projet de ne pas se perdre, mais également aux différentes parties prenantes d’identifier les tâches cibles attendues.

1.  Assurer une bonne compréhension du projet :

Un parmi les secrets primordiaux de la réussite d’un projet est une bonne communication, et par conséquent, une compréhension parfaite des différentes facettes.

En effet, suite à la création d’une roadmap, l’ensemble des collaborateurs n’auront plus d’excuses par rapport à la compréhension des objectifs escomptés, les délais fixés, les événements envisagés, les livrables attendues…

Dans ce même sens, l’ensemble de l’équipe travaille sur les tâches qui lui sont assignées exactement, en vue de réussir collectivement le projet.

2.  La gestion des priorités :

Lors du déroulement d’un projet, il est très récurrent de se trouver face à plusieurs imprévus ou contraintes. Ainsi, la roadmap, feuille de route, précisant l’ensemble des tâches, permettra au chef de projet de prendre les bonnes décisions. Cet avantage est garanti à travers la représentation claire qu’offre cette technique.

3.  Identifier une stratégie d’action :

La mise en œuvre d’une stratégie d’action (définition des actions, leur direction et leur coordination) représente un élément clé d’un projet sur la voie de la réussite.

En effet, cette identification et précision contribueront à l’implication de l’ensemble des collaborateurs dans le processus d’atteinte des objectifs, d’une manière plus rapide, pragmatique et efficace.

4.  Définir les bases du plan de projet :

Parmi les valeurs ajoutées de la roadmap, nous pouvons évoquer l’élaboration d’un plan de projet précis. Ce modèle cherche à diviser la totalité du projet en plusieurs jalons, afin de faciliter les tâches, indiquer les ressources nécessaires à la réalisation de chacun, tout en prévoyant une idée sur les risques potentiels.

Un modèle de lancement et développement de projet

1.  La mise en place des premiers pas de l’organisation :

Il est normal de ressentir un désordre ainsi qu’une incertitude lors de tout lancement d’un nouveau projet.

Ainsi, pour une représentation claire et détaillée pour bien démarrer son projet, il s’avère indispensable de recourir à la roadmap.                                                                                

2.  Se concentrer sur les objectifs du projet :

Tout au long du projet, il est possible qu’un client demande de nouvelles modifications, chose qui peut vous dévier un peu, par rapport aux objectifs fixés, au préalable.

Pour ne plus rencontrer ce problème, la roadmap vous permet de ne jamais perdre en vue les objectifs du projet fixés au début.

Comment réussir sa feuille de route ?

Les éléments-clés : contenu, étapes et informations

La feuille de route, nommée également « la roadmap stratégique » représente un document graphique qui présente clairement le plan de mise en œuvre élaboré, en vue de mener à bien la stratégie de l’organisation.

En effet, celle-ci offre une idée à propos des éléments suivants :

• La vision des grands objectifs en la divisant par la suite, en projets (tout en indiquant l’ensemble des activités à réaliser par leur degré d’importance et de priorité, les ressources nécessaires à mobiliser et les différents délais impartis).
• La bonne orientation de l’ensemble des parties prenantes vers les actions cibles de l’organisation et du projet.

Vu son importance extrême, il s’avère crucial de prendre connaissance des différentes étapes de la réalisation de la feuille de route, qui sont les suivantes :

1. Identifier les objectifs stratégiques

Pour bien déterminer les objectifs stratégiques, il est indispensable de comprendre, dans un premier temps, la vision de votre organisation, en précisant les domaines qui vous intéressent, vos clients cibles, les défis que vous voulez surmonter, vos concurrents, le type d’opportunités à saisir…

N’oubliez pas de mobiliser le moyen mnémotechnique « SMART » dans l’identification de vos objectifs, qui se présente comme suit :

• Spécifiques,
• Mesurables,
• Atteignables,
• Réalistes,
• Temporellement définis.

2.  Enumérer la liste des tâches à effectuer, en concordance avec les objectifs préétablis :

En vue de réaliser les objectifs escomptés, il est indispensable de dresser une liste qui comporte l’ensemble des tâches qui doivent être effectuées.

3. Chercher un plan d’action gagnant :

Il s’agit de repenser sa méthode de gestion de projet pour réussir son projet, sur plusieurs plans :

·     Disposer de capacités humaines à la hauteur et penser à embaucher d’autres talents, si nécessaire.

·     En suivant la logique du premier, il s’avère indispensable d’évoquer les capacités financières, élément crucial dans le succès d’un projet. Penser à encourager vos employés et à leur offrir un bon cadre de travail, ne fera que les motiver davantage !

Maintenant, il ne vous reste qu’à vous encourager pour concevoir votre feuille de route.

N.B : N’oubliez pas la lisibilité et le côté esthétique, en privilégiant l’utilisation des tableaux ; si vous voulez une feuille de route sous forme de texte.

Ainsi, vous ne perdrez plus jamais de vue la vision et les principaux objectifs de votre projet.

Un travail d’équipe orchestré par le chef de projet

Nul ne peut nier que le chef de projet représente le noyau essentiel de tout projet, étant donné qu’il assure un suivi complet tout au long de ce dernier.

En effet, outre le suivi de l’avancement, le chef de projet doit disposer de plusieurs autres compétences, notamment :

• La capacité d’anticipation et d’adaptation
• L’aptitude de la prise de décision pour un bon respect de la roadmap soit respectée
• La gestion des ressources humaines

La méthode agile 

La méthode agile consiste à établir des objectifs à court terme, en divisant l’ensemble d’un projet en plusieurs sous-projets. Ainsi, il s’agit d’atteindre chaque sous-objectif avant de passer à un autre, jusqu’à ce que l’objectif ultime soit atteint.

Travailler en mode projet collaboratif

En recourant au mode projet, la collaboration entre les différentes parties prenantes est très recommandée. Les différentes spécialités et métiers diversifiés offrent une valeur ajoutée. En effet, en se concentrant sur le même objectif, demande et contraintes, de la part de personnes issues de différentes qualifications avec des profils diversifiés et des expériences distinctes, rassemblées dans l’expression « l’équipe projet », un projet ne peut être que parfait !

Ainsi, cette équipe offre plusieurs avantages, notamment :

• Une bonne organisation de travail.
• Une complémentarité entre les différents collaborateurs.
• Une meilleure répartition des tâches, selon les compétences de chacun.
• Un partage d’informations et d’expériences constructives.

Roadmap projet et roadmap produit

Généralement, le mode projet s’oppose au mode produit, en les considérant comme étant deux principes distincts.

En effet, le mode d’organisation doit être choisi, en se référant à la demande du client.

·         Le mode projet : il s’agit d’un ensemble d’activités qui se rapportent à un service unique, qui s’étale sur une période bien déterminée.

·         Le mode produit : Il s’agit d’un service créatif qui repose sur plusieurs répétitions, en vue d’améliorer le livrable et satisfaire largement le client.

Toutefois, s’il s’agit d’une tâche complexe, les deux modes pourraient se compléter et par conséquent, pourraient être mobilisés tous les deux à la fois.

Le diagramme de Gantt, représentation visuelle de votre feuille de route 

Qu’est ce que le diagramme de Gantt ?

Il s’agit d’un outil inventé par henry Gantt en 1910 et qui connaît une grande popularité auprès des chefs de projet. En effet, ce dernier permet d’organiser et de planifier les tâches, objet de réalisation, représentées sous formes de barres horizontales sur le graphique en question.

Vous vous posez la question suivante : « Quelle est l’utilité de cet outil ? ».

• Garder sous les yeux le délai imparti à chaque étape.
• Être à jour par rapport à la réalisation des tâches.
• Poser des jalons pour valider les étapes.
• Gérer l’ensemble des ressources (financières, humaines…).
• Piloter et suivre l’ensemble du déroulement et des activités du projet.
• Anticiper les risques potentiels.

A quoi sert un logiciel pour la création du diagramme de Gantt ?

Les logiciels de diagramme de Gantt permettent de faire ressortir des éléments essentiels du projet :

1.      Préciser les différentes tâches du projet et les jalons :

Il s’agit de subdiviser le projet en plusieurs petites tâches, en vue de les assurer progressivement, c’est-à-dire une par une, jusqu’à la finalisation totale de ce dernier.

Dans ce même sens, il faut mobiliser des jalons pour les livrables de chaque fin d’étape, en les mentionnant par ordre chronologique.

2.      Déterminer la durée des tâches :

Il s’agit de préciser un délai pour chaque tâche, en choisissant une même unité : heure, journée, semaine…

3.       Identifier les dépendances :

C’est la phase d’ordonnancement, où il est nécessaire de développer une idée à propos des tâches qui peuvent se réaliser en parallèle, ou bien après le début ou la fin d’une autre tâche.

En effet, il existe 4 types de dépendance :

•  Début à début (DD) : Une tâche ne peut débuter que si la dernière est déjà en cours.
•  Fin à fin (FF) : Les deux tâches doivent se terminer parallèlement.
•  Fin à début (FD) : Une tâche ne peut être commencée que si la précédente est achevée. C’est le mode d’enchaînement standard.
•  Début à fin (DF) : Pour terminer une tâche, il faut d’abord débuter la précédente. 

4.     Définir les ressources :

En vue de mener à bien chaque tâche, il est indispensable de lui accorder les ressources nécessaires.  Qu’elles soient humaines ou matérielles.

Il existe plusieurs logiciels de marketing simples et pratiques qui permettent de créer un diagramme de Gantt. Si vous n’êtes pas à l’aise avec Excel, pourquoi ne pas tester un logiciel en ligne plus simple ?

Gantter for google drive est un logiciel gratuit, qui vous permettra de concevoir votre diagramme, en un clin d’œil.

Par ailleurs, vous pouvez également tester les outils en ligne  GanttProject , ou encore Smartsheet qui offrent plus de fonctionnalités professionnelles.

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