Lorsqu’il faut planifier un projet, plusieurs outils peuvent être utilisés. C’est notamment le cas du rétroplanning. Quel est cet outil de gestion de projet ? Comment faire un rétroplanning ? Qu’est-ce qu’un rétroplanning ? Pour le découvrir, et plus encore, c’est dans la suite de cet article dédié au rétroplanning. Un outil utile pour cadrer sa gestion de projet.
Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?
Comme son nom le laisse entendre, le rétroplanning est un planning à rebours. Contrairement au planning « classique », on part de la date de fin de projet pour remonter jusqu’à la date de début. D’ailleurs le rétroplanning est parfois appelé « planning inversé ».
Si cet outil de gestion de projet peut sembler contre-intuitif, c’est loin d’être le cas. Partir de la date de fin pour planifier un projet est un excellent moyen d’avoir une idée précise du projet. Notamment, cela permet d’évaluer la quantité de travail à effectuer pour chaque phase du projet.
Le rétroplanning est notamment très utile pour planifier de projets qui ne peuvent tolérer aucun retard. En effet, avec cette méthode, une échéance est fixée dès le début et elle ne peut pas être modifiée. Cela oblige donc à prévoir les étapes de manière à respecter cette date d’échéance.
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Pourquoi créer un rétroplanning ?
Comme nous venons de le voir, le rétroplanning fonctionne sur le principe du travail à rebours. Cela permet donc de s’assurer que la date de fin du projet sera respectée, et de prévoir les étapes en conséquence.
Mais ce n’est pas là le seul avantage du rétroplanning. En effet, cette méthode de planification de projet se base sur ce que les scientifiques appellent « la rétrospection du futur ». Cela signifie qu’en se concentrant sur un objectif final, il est plus simple de penser aux différentes étapes pour y arriver. Il est ainsi plus simple de faire une analyse des risques et de prévoir les mesures pour les éviter.
Très utile pour la gestion de projets
Le rétroplanning peut être utilisé pour tout évènement dont la deadline est connue. Cependant, il est particulièrement utile en gestion de projet. Il permet de visualiser le projet dans son ensemble, tout en s’assurant que la date d’échéance sera respectée.
Mise à jour efficace des jalons
De même, l’utilisation du retroplanning permet de mettre à jour les divers jalons à franchir, et aussi leur interdépendance. Travailler en mode projet nécessite d’avoir une équipe organisée. Le rétroplanning est une méthode efficace pour mettre en place une organisation efficiente.
Puisque le focus est fait sur la date de fin du projet, cela permet d’optimiser l’organisation. Notamment la définition et la répartition des tâches. Créer un rétroplanning permet donc de planifier un projet de manière claire et efficiente.
Comment mettre en place un rétroplanning ?
Bien définir l’objectif final et les tâches
Pour faire un rétroplanning, il faut commencer par bien définir l’objectif final. Aussi appelé « livrable » dans le management de projet. Il faut donc s’assurer que l’objectif est réaliste et réalisable.
Ensuite, il vous faut découper ce projet en diverses étapes. Il est important que les tâches soient les plus détaillées possibles, afin de pouvoir fixer des dates de réalisation. Et ainsi, savoir le temps qu’il faudra allouer à chacune. Pour faciliter le suivi du calendrier éditorial, il faut définir les responsables pour chaque tâche.
Déterminer les ressources
Toute planification de projets, qu’il s’agisse d’un business plan ou autre, nécessite de se pencher sur les ressources. Avec le rétroplanning, vous serez donc en mesure de déterminer les ressources nécessaires pour chaque étape. Qu’il s’agisse de ressources financières ou en termes de personnel.
Comment faire un rétroplanning pour les ressources ? Commencez par définir la durée du jalon. Puis, déterminez le nombre de personnes nécessaires pour le mener à bien. Soyez réaliste lorsque vous définissez les ressources nécessaires, afin de ne pas rencontrer de problèmes au cours du projet.
Pensez également à prendre en compte les spécificités et compétences de chacun de vos collaborateurs.
Réaliser le chemin critique du projet
En gestion de projet, il est courant d’entendre parler de chemin critique. Pour développer un rétroplanning réussi, il est recommandé de se baser sur cette méthode du chemin critique.
Pour rappel, le chemin critique représente une séquence ordonnée de tâches qui ne dispose d’aucune marge. Cela signifie qu’il n’y a pas de flexibilité entre une tâche et la suivante.
Pour la planification de projets complexes, il est possible de définir plusieurs chemins critiques.
Utiliser un diagramme de PERT
Le diagramme PERT est un outil de gestion de projet très intéressant pour créer ce chemin critique. Cet outil de management de projet permet de classer des tâches interdépendantes, et ce, de manière chronologique.
Cet outil de gestion de projet permet donc de visualiser simplement les différentes tâches, et leurs liens entre elles. Cela permet de savoir quelle tâche vous devez réaliser en priorité afin de pouvoir avancer sereinement.
Grâce au diagramme PERT, vous pouvez commencer à planifier l’organisation de votre projet.
Organiser le projet grâce au diagramme de Gantt
Autre outil de management de projet très utile pour créer un rétroplanning : le diagramme de Gantt. Ce dernier permet de visualiser dans le temps les différentes tâches à effectuer pour mener à bien le projet.
Dans votre diagramme de Gantt n’hésitez pas à utiliser des codes couleurs pour distinguer les diverses tâches. Ainsi, cela sera plus simple à comprendre. De même, si possible, indiquez le nom du responsable de la tâche. Mais aussi, les dates de réalisation (début / fin).
Pour vérifier l’avancée du projet, vous pouvez également inclure une étape de vérification après chaque tâche. Pensez à l’inclure dans votre diagramme de Gantt.
Créer le modèle du rétroplanning
Une fois toutes ces informations définies (objectifs, tâches, sous-taches, dates), vous n’avez plus qu’à créer votre modèle. Alors, comment faire un rétroplanning ? Pour faire un rétroplanning, plusieurs options s’offrent à vous.
En partant du diagramme de Gantt réalisé précédemment, vous pouvez aisément mettre en place un rétroplanning. Vous pouvez aussi utiliser un logiciel « simple » comme Excel par exemple ou Google Sheets. Cependant, il existe également des logiciels de planification de projets. À savoir qu’une plateforme de gestion de projet vous permettra plus facilement de personnaliser votre rétroplanning et sa mise en forme.
Les avantages à utiliser un rétroplanning pour son entreprise
Une meilleure gestion des délais
Cette planification de projet se base sur la date de fin, cela aide à définir les actions à réaliser. Des étapes bien définies permettent une meilleure organisation, et donc une meilleure gestion de projet.
Autre avantage non négligeable de ce planning inversé : il permet d’évaluer rapidement si un délai est raisonnable. En effet, en repartant à rebours, vous vous rendrez vite compte si le délai alloué est réalisable ou non.
Il vous sera alors possible, avant même le lancement d’un projet à proprement parler, de déterminer la faisabilité d’un projet. C’est pourquoi il est important de se pencher sur ce rétroplanning dès le kick off meeting. Pour rappel, le kick off meeting, aussi appelé réunion de lancement, est la réunion de démarrage. Elle a lieu avant le lancement « concret » du projet.
Une meilleure organisation des étapes
C’est sûrement l’atout majeur de cette méthode de travail. Le rétro planning permet de planifier un projet de manière claire et détaillée. En effet, cet outil marketing donne une vision globale des différentes étapes. Cela permet donc d’allouer une durée des tâches précise à chacune de ces étapes.
Travailler en mode projet nécessite de tenir les délais et sa date de livraison notamment. Grâce au rétroplanning, vous avez une vue d’ensemble, aussi bien des tâches que des échéances. Ainsi, selon l’échéance, vous pouvez ajuster la durée d’une étape. Vous pouvez vous assurer de réussir à atteindre votre objectif en temps et en heure.
Une meilleure planification des ressources
Nous l’avons évoqué, planifier un projet nécessite des ressources, aussi bien humaines que financières. En utilisant un planning inversé, vous serez en mesure de définir clairement chaque étape.
En connaissant chaque étape, vous serez à même d’évaluer les ressources nécessaires pour la compléter. Il faut penser à être réaliste lors de la planification des étapes. Cela vous aidera à mieux évaluer le temps, le personnel et le budget dont vous aurez besoin.
De même, l’utilisation du rétroplanning permet de prévoir le déroulé du projet à l’avance. Ce qui permet en retour de limiter le risque de dépasser le budget. Cette planification aide également à ce que le cahier des charges soit plus facilement respecté.
Une meilleure évaluation de la date de début du projet
Vous connaissez la date butoir d’u projet, c’est-à-dire la date à laquelle le livrable devra être rendu. En partant à rebours, vous avez pu déterminer les diverses étapes pour y arriver. Puis, vous avez pu allouer une durée à chacune de ces étapes.
Avec toutes ces données, il vous est désormais plus facile de déterminer la période idéale pour démarrer le projet. Pour que cette date soit optimale, il est conseillé d’inclure des marges lors de la planification des étapes. En effet, en gestion de projet il peut y avoir des imprévus. Lorsque vous déterminez vos étapes, pensez à inclure ces possibles imprévus. Ainsi, il vous sera plus facile de faire face à un problème le cas échéant.
Une fois cette analyse de risques effectuée, vous pourrez plus facilement identifier la date de début idéale pour votre projet.
Une meilleure vision du projet
Alors pourquoi la mise en place d’un rétroplanning ? Tout simplement parce qu’il permet d’avoir une vision globale d’un projet. Et ce, quel que soit le projet (business plan, création d’entreprise…). En un seul endroit, vous trouvez toutes les informations importantes sur le projet. Comme les échéances, les différentes étapes (et leurs dates de début et de fin), la date de livraison ou les responsables de chaque tâche (chef de projet).
Cela facilite grandement le management de projet, et permet de vérifier rapidement si le projet avance comme prévu. En présentant le rétro planning lors du kick off meeting, vous vous assurer que le projet démarre sous les meilleurs auspices. Chaque collaborateur verra ainsi le dérouler précis du projet, et saura ce qu’il a à faire (et quand).
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