Planification de projet : le planning essentiel à suivre

La planification de projet est cruciale pour les entreprises. En effet, les entreprises doivent piloter des dizaines de projets différents eux même segmentés en une multitude de tâches partagées par de nombreux acteurs internes comme externes.

Cet article détaille les procédés habituellement mis au service d’une planification efficiente.

Qu’est-ce que la planification d’un projet ?

Dans la gestion de projet, la prise de retard est un problème récurrent. En effet, il est délicat pour les entreprises d’estimer avec réalisme la durée réelle d’un projet réalisé pour la première fois. C’est avec l’expérience que la calibration devient plus précise. 

Toutefois, un projet correctement planifié permet de limiter les risques ainsi que l’ampleur de ses conséquences. 

D’abord, la mise en place d’un planning implique une réflexion sur le découpage en séquences du projet, sur l’enchaînement de ces séquences et sur les ressources qu’il sera nécessaire d’y allouer. Ces réflexions concourent à une meilleure estimation des délais et des livrables.

Ensuite, le découpage en séquences du projet permet, pendant le développement d’un projet, de s’apercevoir en temps réel du rythme de progression. Cela permet d’anticiper un retard et les risques et d’en communiquer l’information en amont au client pour lui éviter une forte déception.

Quels sont les outils de planification de projet ?

Pour visualiser l’ordonnancement des tâches d’un projet, on utilise diverses représentations graphiques dont le réseau PERT ou le diagramme de Gantt dont nous avons parlé plus haut.

Ces graphiques ont longtemps été tracés à la main. Aujourd’hui l’informatique permet de le faire plus facilement à l’aide d‘outils en ligne.

Même un logiciel de planification de projet en version gratuite peut octroyer un gain notable de productivité comparé au papier-crayon. Et en payant un abonnement souvent raisonnable, vous pourrez débloquer des fonctions plus avancées de gestion de projet.

Clarifier les paramètres du projet 

De façon classique, on divise le projet en étapes appelées « cycles de vie ». Selon l’ouvrage « Project Management Body of Knowledge », une référence en matière de gestion, les cinq cycles de vie du projet sont : le lancement, la planification, l’exécution, le contrôle et la clôture.

Pendant la phase de planification des projets, plusieurs paramètres sont déterminés :

Le résultat attendu 

C’est à l’aune de cette attente qu’on jugera le succès d’un projet. Le résultat attendu est divisé en plusieurs critères réunis dans un cahier des charges (ou dans un backlog). Ces critères donnent un premier aperçu du séquençage futur du planning.

Le temps et le budget alloués

Pendant la phase de lancement de projet, une charte est souvent ratifiée entre le chef de projet et la direction de l’entreprise. La quantité de ressources allouées au projet est prévue par cette charte, dont surtout le temps et le budget.

L’enjeu pour le chef de projet sera ensuite d’attribuer ces ressources tâche par tâche de façon optimale. 

La constitution de l’équipe

C’est aussi pendant la phase de planification que le chef de projet constitue son équipe. Il faut sagement attribuer le bon rôle à la bonne personne et favoriser les synergies positives entre les membres de l’équipe pour atteindre la productivité optimale.

La stratégie 

Enfin, tout projet doit avoir un plan et une stratégie. Il existe plusieurs méthodes de gestion de projet plus ou moins complexes à mettre en œuvre. On distingue en tout cas deux catégories : les méthodes linéaires et les méthodes agiles.

Les méthodes linéaires permettent de voir à plus long terme mais les méthodes agiles sont plus réactives face à l’imprévu et aux risques. La méthode Agile peut permettre de définir des objectifs assez rapidement sans que cela ne modifie la date des livrables.

Définir une liste des tâches 

Une fois les paramètres du projet clarifiés, il faut entamer sa division en séquences. On peut s’y prendre de façon chronologique ou en rétroplanning.

En principe, on commence par fixer les étapes intermédiaires (appelées « jalons ») pour dégager les grandes périodes du projet. Ensuite, on liste les tâches de façon plus détaillée. On appelle « tâche » la réalisation qui peut être accomplie par une personne (un employé de l’entreprise par exemple).

Définir l’enchaînement logique des tâches du projet

Quand on veut planifier un projet de façon cohérente, il faut penser à lier les tâches entre elles. C’est la partie stratégique de la gestion de projet afin de remplir ses objectifs. 

Dans une méthode classique de gestion de projet, l’enchaînement linéaire des tâches forme un chemin à suivre pour aller de l’étape initiale jusqu’au bout du projet. On appelle ce chemin la « roadmap projet ». 

Les tâches sont liées entre elles par des « dépendances » qu’on matérialise par des traits de liaison sur un graphique. Une tâche qui doit être réalisée après une autre est dite « dépendante ».

A voir aussi : Les meilleurs logiciels de gestion de tâches

Il est important de penser aux dépendances en amont et de les représenter de façon claire. Cela permet à une équipe de mieux collaborer. Si, par exemple, vous développez un logiciel, il vaut mieux que la rédaction du manuel d’emploi arrive en dernier, telle une dépendance des tâches précédentes. 

En effet, pendant le déroulé du projet, les équipes de développement peuvent être contraintes, pour des raisons techniques, de procéder à des ajustements imprévus. Dans cet exemple, si le manuel d’emploi était rédigé en même temps que le développement, le remaniement d’une fonctionnalité impliquerait aussi de revoir la rédaction. Cela décuplerait la perte de temps. 

Créer des jalons pour assurer le suivi du projet

Par ailleurs, on découpe souvent un planning avec des jalons. Un jalon marque la fin d’une séquence d’exécution. Il est souvent matérialisé par une réunion intermédiaire. Utile pour veiller à la bonne conduite du projet et à ce que les accomplissements convergent vers le résultat attendu.  

Intégrer le facteur temps

Pour représenter l’ordonnancement des tâches, on peut utiliser des graphiques. Deux méthodes sont souvent privilégiées : celle en réseau PERT et celle en diagramme de Gantt. Ces deux méthodes ont l’avantage de prendre en compte le facteur temps dans l’accomplissement de chaque tâche. 

Cela permet de surveiller l’avancement d’un projet en temps réel, et au besoin de recalculer une échéance pendant son exécution. 

Le réseau PERT est une méthode qui a été mise au point par l’armée américaine pendant la guerre froide. Dans un réseau PERT, chaque tâche est représentée par un cercle. On inscrit dans chaque cercle le délai le plus optimiste pour réaliser la tâche en question, et le délai le plus long acceptable. 

Puis on relie par des traits les cercles entre eux pour matérialiser leurs dépendances. Il ressort immédiatement la série de tâches la plus coûteuse en temps : cette série est dite critique. On sait que c’est sur cette série qu’il va falloir focaliser l’effort fourni.  

La méthode de diagramme de Gantt permet quant à elle de repérer les tâches sur un calendrier. 

Allouer le budget et les ressources humaines

En plus du temps, il faut gérer les ressources humaines et le budget. Sur une représentation graphique, on peut symboliser pour chaque tâche la personne de l’équipe assignée à sa réalisation. Ainsi que l’argent qu’on compte y dépenser en fonction du budget. 

Pendant la phase de planification, le chef de projet peut aussi créer des calendriers parallèles pour gérer les futurs congés de son équipe.

Il peut également penser des tableaux pour gérer les imprévus budgétaires. Il faut que ces outils soient créés pendant la phase de planification, car le tempo de l’exécution du projet n’en laissera souvent pas la possibilité.

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