L’organisation du travail en projets est un des fondements de l’entreprise moderne. La gestion de projets permet de gagner en efficacité, en pensant la production d’une façon stratégique et cohérente pour minimiser les risques.
Mais encore faut-il avoir la bonne méthode … En science de la gestion de projet, la méthode tient un rôle clef. Or, il y a de nombreuses méthodologies théorisées. Laquelle est la plus adaptée à votre entreprise et vos projets ? C’est la problématique à laquelle répond cet article.
Pourquoi recourir à une méthodologie de gestion de projet ?
Pour gérer un projet correctement et répondre au mieux aux besoins du client, bien choisir sa méthodologie de projet est primordiale. Pour cela, il n’est en principe pas nécessaire de réinventer la roue. Des entreprises et des managers ont déjà largement exploré le sujet par le passé.
Leur expérience les a conduits à théoriser un certain nombre de méthodologies ayant depuis fait preuve de leur efficacité. Adopter une méthode déjà théorisée permet de gagner du temps d’organisation. Tout en s’assurant de profiter d’un système efficace pour remplir ses objectifs.
Pour rappel, on parle d’efficacité en matière de gestion de projet quand on parvient à économiser du temps ou de l’argent pendant le processus de production. Toutes les méthodes reposent pour cela sur une planification du projet en séquences et en tâches concrètes, ainsi que par leur représentation graphique.
Ce processus permet d’allouer les ressources dont on dispose de façon plus rationnelle. Il permet aussi de répartir la charge de travail de façon équitable entre les diverses parties prenantes. Il permet également, en cours d’exécution, de tirer des statistiques utilisables pour optimiser l’entreprise.
Par exemple, on peut à cet égard affecter un membre de l’équipe à la tâche sur laquelle on le sait le plus performant.
Enfin, une bonne méthode de gestion de projet permet d’établir des estimations temporelles plus réalistes à fournir à son ou ses clients.
Méthodologie : les principales méthodes de gestion de projet
La méthode PERT
La méthode PERT a été inventée par l’armée américaine pendant la guerre froide. C’était un moyen de gérer leurs projets militaires avec des estimations de temps précises. PERT signifie « Program Evaluation Review Technique ». Cette méthode consiste à représenter sur un graphique dit « diagramme de PERT » la liste des tâches à accomplir pour aller du début à la fin du projet.
Chaque tâche est symbolisée par un cercle. On inscrit dans chaque cercle le nom de la tâche, ainsi que la durée minimum que son accomplissement prendra, et la durée maximum dans le cas d’un scénario moins optimiste. Les cercles sont ensuite reliés entre eux par des traits.
Ces traits symbolisent les liens de dépendance des tâches entre elles. Une fois les cercles reliés, la représentation des tâches forme une cartographie qu’on nomme « réseau PERT ».
Sur le réseau PERT, on peut directement remarquer la succession de tâches qui va être la plus coûteuse en temps. Cela est utile pour avoir une estimation précise du délai d’un projet. Cela est aussi utile pour manager les ressources, car on sait que c’est sur cette succession de tâches qu’il faudra investir le plus d’énergie.
À l’inverse, les autres successions de tâches peuvent être mises en stand-by s’il le faut, pendant la marge de temps qu’il y a entre leur durée maximale d’accomplissement et la prévision la plus optimiste.
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La succession de tâches la plus coûteuse en temps est appelée « chemin critique ».
La méthode du chemin critique
La méthode du chemin critique est justement une alternative au réseau PERT. Elle lui ressemble beaucoup dans le fond, mais diffère légèrement sur la forme.
Ici, chaque tâche est numérotée et représentée par un rectangle. Les rectangles sont liés entre eux par des traits de dépendance. La tâche qui précède une autre est dite « prédécesseur » et celle qui la succède est dite « successeur ».
Chaque rectangle contient par ailleurs 6 valeurs : la durée prévue pour accomplir la tâche, la date de début au plus tôt, la date de fin au plus tôt, la date de début au plus tard, la date de fin au plus tard et la marge de durée prévue. Ces valeurs sont déduites les unes des autres en fonction d’un processus spécifique.
La méthode du chemin critique donne donc davantage d’informations que le réseau PERT. Elle tient compte des dates en plus des durées, et permet de calculer les marges en fonction des autres tâches plutôt que par une estimation arbitraire.
Comme le réseau PERT, la méthode du chemin critique permet, comme son nom l’indique, de faire ressortir graphiquement la succession de tâches la plus coûteuse en énergie.
La méthodologie agile
Par défaut, quand on évoque des méthodologies qui ne sont pas qualifiées « d’agiles », on sous-entend qu’elles ont un caractère linéaire. Avec une méthode de gestion linéaire, on accomplit chaque tâche l’une après l’autre, de façon séquentielle. Le projet est pensé en amont, du début jusqu’à la fin de son exécution.
Par exemple, si le projet tend à la conception d’un produit, le cahier des charges est créé à l’avance. Les tâches à réaliser sont déduites de ce cahier des charges, et le produit ne sera assemblé pour être fonctionnel qu’à la fin du processus créatif. Dans une méthode linéaire, il n’y a pas de place pour le changement. La gestion des risques n’est pas forcément prise en compte.
À l’inverse, avec une méthode agile de gestion de projet, on prévoit des cycles (étapes) de développement plus courts, ponctués de réunions avec le client. De la sorte, le produit n’est pas entièrement pensé au début du projet : il continue d’être inventé pendant le processus de conception.
Comme, en principe, le produit est rendu fonctionnel avant d’être terminé, cela permet de recueillir les avis des utilisateurs pour au mieux coller à leurs besoins. Les méthodologies agiles trouvent leur origine dans le milieu du développement informatique.
Elles sont utilisées dès lors qu’une application est mise en test bêta ou alpha pour recueillir les avis du public. Les méthodologies agiles peuvent toutefois être dupliquées à d’autres fins, quoique tous les produits ne s’y prêtent pas.
Méthodes Scrum et Kanban
Parmi les différentes méthodologies, les plus connues sont la méthodologie Scrum et celle des tableaux Kanban. Dans un cadre Scrum, chaque journée de travail démarre avec un scrum meeting, une forme de micro réunion de travail où les membres de l’équipe rendent compte de leur tâche de la journée, de celle qu’ils ont accomplie la veille, et de leurs éventuels points de blocage. Les cycles de développement sont appelés « sprints » et durent entre deux et quatre semaines. Chaque fin de sprint est ponctuée par une réunion avec le client, qui peut donner lieu à une nouvelle commande de fonctionnalités.
La méthode Kanban a quant à elle été développée par la société Toyota. Kanban repose sur l’usage d’un tableau en 3 colonnes, qui correspondent aux phases traversées par chaque tâche : « à faire », « en cours », et « terminée ».
Les méthodes agiles ont pour inconvénient principal d’être plus difficiles à appréhender que les méthodes linéaires. Une formation à la méthodologie agile peut être un préalable nécessaire à son utilisation par le chef de projet.
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Méthode Prince2
PRINCE signifie « Project in Control Environnements ». C’est une méthode qui repose sur trois piliers : Organisation, Contrôle et Gestion. Cette méthode a l’avantage d’être adaptable à tous les secteurs d’entreprises. Elle repose sur 7 principes :
- Chaque projet doit être motivé par une justification commerciale.
- Les équipes doivent tirer des leçons de leur travail pour l’améliorer pendant l’exécution du projet.
- Chaque personne doit avoir un rôle précisément défini
- Le travail doit être séquencé.
- Le comité de pilotage applique le management par exception.
- La qualité doit être l’objectif primordial de toutes les entités concourant au projet.
- L’approche doit être personnalisée à chaque projet
Avec la méthode Prince2, chaque projet est découpé en 7 phases :
- Mise en place du projet
- Direction du projet
- Démarrage du projet
- Contrôle de la séquence
- Gestion des limites de la séquence
- Gestion de la livraison d’un produit
- Clôture du projet
Méthode Lean management
Comme la méthode Kanban, le lean management a été pensé d’abord par Toyota. C’est une méthode semi-agile qui repose sur des cycles itératifs en trois temps : Bâtir, Mesurer et Apprendre.
Plus précisément, la méthode du lean management préconise d’agir vite, en ayant le premier cycle de construction le plus court possible. Pour cela, elle s’appuie sur la théorie du Produit Viable à Minima (PVM).
Autrement dit, il s’agit de rendre un produit fonctionnel aussitôt que possible, bien avant qu’il n’atteigne la perfection escomptée. Cela permet de mesurer les ventes et voir rapidement si l’hypothèse marketing qui sous-tend le projet est vérifiée.
Si ce n’est pas le cas, il faut en tirer une conclusion. Le lean management prévoit deux issues possibles à chaque cycle, condensées dans la phase « Apprendre » : amplifier ou pivoter. Si les mesures ont montré que le PVM a rencontré un marché, alors il faut l’améliorer. L’amélioration se fait à nouveau à minima, avant un nouveau cycle de mesures, et ainsi de suite. Si par contre, le PVM n’a pas trouvé son marché, alors il faut admettre l’hypothèse marketing comme fausse et pivoter en réinventant le produit qui est au cœur du projet.
FAQ – Méthodologie gestion de projet
La meilleure méthode de gestion de projet dépend de divers facteurs et de ses objectifs. Le secteur et les ressources de votre entreprise ont une influence. Certaines méthodes sont adaptées à tous les secteurs, comme la méthode Prince2.
À l’inverse, la méthode Agile Scrum, par exemple, est à l’origine conçue pour le développement informatique. Notons aussi que, si on veut mettre une place une méthode agile qui inclut le client au projet, il faut bien sûr qu’il y ait un désir de participation venant de lui. Enfin, certaines méthodes sont plus complexes que d’autres. Elles impliquent que le chef de projet en action soit suffisamment compétent pour l’utiliser.
Si vous utilisez un outil de gestion de projet sur informatique, comme Trello ou Asana, il faut aussi opter pour une méthode que le logiciel puisse prendre en charge en matière de représentation graphique.
Appelée également Waterfall, cette méthode de gestion de projet dite traditionnelle est l’une des plus utilisées par les entreprises.
De fait, avec la méthodologie Waterfall, le mode de fonctionnement se fait par étape. Dès lors qu’une étape est terminée, on passe à la suivante. A la suite d’une planification claire et précise, l’objectif est d’avancer pour arriver aux objectifs sans vraiment pouvoir revenir en arrière.
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La méthode Waterfall fonctionne en 6 étapes :
• Exigences
• Conception
• Planning
• Mise en œuvre
• Vérification
• Maintenance
Les objectifs du projet sont clairement définis en amont, qu’il s’agisse du budget, des ressources ou des délais. Cette méthode doit donc permettre au chef de projet et aux parties prenantes d’être en phase sur les objectifs.
Toutefois, selon le secteur d’activité, les méthodes traditionnelles comme Waterfall peuvent présenter des inconvénients.
Travaillant étape par étape avec des objectifs fixés à l’avance, les changements ou modifications sont peu envisageables. De fait, la gestion des risques est minime. Les nouvelles exigences clients ou les absences des parties prenantes ne sont pas prévues dans cette méthodologie.
En science de la gestion de projet, la méthodologie agile s’oppose à la méthodologie linéaire. La méthodologie agile a pour elle l’adaptabilité. En revanche, elle ne permet pas d’estimer les délais de réalisation à long terme.
La méthodologie linéaire octroie une forte visibilité, mais souffre de sa rigidité face à l’imprévu. Certains managers couplent deux méthodes venant de ces deux mondes pour tenter d’en concilier les avantages. Cette pratique est qualifiée de « gestion de projet hybride ».