La méthode kanban est celle privilégiée dans le secteur industriel, de l’IT et de l’ingénierie. Si vous lisez le présent article, vous en avez sûrement déjà entendu parler. Et vous vous posez des questions à son sujet : en quoi consiste cette méthode ? Pourquoi choisir cette méthode de gestion de projet agile ? La méthode Kanban est-elle efficace ? Qu’est-ce qui la différencie des autres méthodes de gestion de projet ?
Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la méthode agile kanban dans les paragraphes ci-après.
C’est quoi la méthode kanban ?
La méthode kanban est inspirée du mécanisme de production de Toyota vers la fin des années 1940. Cette méthode de logistique et de gestion de stock, développée par Taiichi Ōno, repose sur le lean management. Dont la finalité est l’instauration d’un équilibre entre la production et la demande. L’idée est de :
- Créer plus de valeur sans augmenter les coûts ;
- Réduire (voire bannir) les activités superflues sans que cela n’impacte la productivité.
Pour y parvenir, le processus de production doit être enclenché par la demande des clients et non pas l’inverse. Les entreprises ne produisent pas pour constituer un stock à commercialiser. Elles produisent pour satisfaire les besoins réels du marché (les demandes reçues).
Vers les années 2000 (un peu avant 2007), l’application de la méthode kanban a été élargie à des secteurs autres que l’automobile. Plusieurs acteurs clés, notamment ceux travaillant dans le domaine de l’IT, se sont rendu compte de son efficacité et de sa capacité à révolutionner la façon de fournir des biens et des services. C’est ainsi que la méthode kanban de gestion des tâches a été vulgarisée. Cette méthode de travail consiste en un système d’organisation visuel basé sur des étiquettes. Kanban est, en effet, un terme d’origine japonaise qui signifie carte, panneau d’affichage ou étiquette.
Le tableau kanban
Les tâches sont organisées dans un tableau dit tableau kanban. Les colonnes de ce tableau kanban correspondent aux différentes étapes d’exécution des tâches : Demandées, en cours et terminées. Chaque demande de client est associée à une étiquette.
Chaque étiquette enclenche le processus de production qui met en lumière les différentes tâches à réaliser. Cela permet à chaque membre de l’équipe de prendre connaissance de la charge de travail qui l’attend. Et ce, pour qu’il puisse optimiser sa capacité de production en fonction des ressources à disposition et du délai imparti. Si le tableau kanban est bien construit et fonctionne correctement, l’exécution et le suivi de l’accomplissement des tâches se font en temps réel. Ce qui facilite l’identification des éventuels obstacles pouvant entraver leur bonne réalisation.
Depuis que le travail a été organisé en mode projet à des fins d’amélioration de la productivité, la méthodologie kanban a été appliquée à la gestion de projet agile. L’expérience a montré que cela permet d’améliorer l’organisation, la planification, la réalisation, la répartition et le suivi des tâches.
Quels sont les principes de la méthode kanban ?
Pour que la mise en œuvre de la méthode kanban se fasse dans les meilleures conditions, respectez les 4 principes fondamentaux ci-dessous.
Principe n°1 : Commencez toujours par ce que vous faites maintenant
Kanban est une méthode reconnue et appréciée pour sa souplesse de travail. Elle est généralement compatible avec le processus, le système ou les flux de travail déjà établis. Intégrez-la comme telle pour ne pas brusquer les équipes de projet et bouleverser leur dynamisme. Ce sont les problèmes de fluidité auxquels vous ferez face au fil du temps qui vous permettront de prévoir des changements. Et ces derniers doivent être faits en douceur pour ne pas compromettre la bonne réalisation du projet.
Principe n°2 : Procédez à des changements progressifs
La méthode kanban a été conçue de telle sorte à permettre une amélioration continue et graduelle des processus en cours. Introduisez les modifications petit à petit pour réduire le risque de résistance motivée par la crainte ou l’incertitude pouvant être générée par un changement drastique.
Gardez en tête que les changements progressifs sont plus faciles à comprendre, à accepter et à intégrer pour une équipe.
Principe n°3 : Respectez le processus actuel ainsi que les titres, les responsabilités et les rôles actuels de chaque intervenant au projet
La mise en place de la méthode kanban ne nécessite pas l’instauration de rôles ou de titres en particulier. Les intervenants au projet gardent donc leur poste, leur titre ainsi que les responsabilités qui y sont associées. Ce qui facilite l’acceptation des changements progressifs opérés.
Une modification radicale de la structure des équipes peut, en effet, engendrer un dysfonctionnement. Et ce dernier peut entraîner une baisse de performance et de productivité.
Principe n°4 : Encouragez le leadership à tous les intervenants
Prenez toujours en compte les initiatives de chaque membre du projet, quel que soit son poste et son rôle. Partez du principe qu’ils sont tous motivés par une envie ou un besoin d’évolution. Le leadership n’est pas réservé à la sphère dirigeante. Toute idée s’inscrivant dans une optique d’amélioration continue doit être la bienvenue.
Comment fonctionne la méthode kanban ?
Retrouvez ici-bas les 6 bonnes pratiques à appliquer pour une mise en œuvre réussie de la méthode kanban.
1. La visualisation de son flux de travail
Pour faciliter la compréhension et le suivi des différentes tâches à effectuer, il faut avoir une vue d’ensemble du flux de travail (travail en cours, nombre de tâches, etc.). C’est pourquoi la méthode kanban préconise l’établissement d’un tableau dénommé tableau kanban. Et comme expliqué précédemment, le tableau kanban est organisé comme suit :
- Les tâches à réaliser sont présentées sous forme de cartes étiquetées.
- Les colonnes font référence aux différentes étapes du flux de travail.
Dans sa forme la plus basique, le tableau kanban est doté de 3 colonnes : « demandées », « en cours » et « terminées ». Mais il est tout à fait possible de le personnaliser selon les besoins du projet et les préférences des équipes. Vous pouvez, par exemple, construire un tableau kanban de 5 colonnes : à faire, distribuées, en cours, en attente de validation et achevées.
Ce qui est important de comprendre c’est que le tableau kanban doit refléter l’état du flux de travail en temps réel. Il faut donc pouvoir définir de manière précise les critères permettant de déterminer qu’une tâche peut être déplacée d’une colonne à une autre. Même chose pour les critères permettant d’évaluer si une tâche est achevée ou non. Et en fonction des blocages rencontrés au fil du temps, des modifications peuvent être opérées dans le tableau kanban.
Des logiciels Kanban peuvent vous faire gagner du temps dans l’élaboration et la mise à jour de vos tableaux Kanban.
2. La limitation du travail en cours
Le nombre de tâches en cours à l’instant T doit être en adéquation avec la capacité réelle des équipes à l’instant T. Ce n’est que lorsqu’une tâche est achevée qu’une autre peut être ajoutée si elle est toujours jugée réalisable à ce moment précis.
Ça ne sert à rien d’encourager les équipes à réaliser d’innombrables tâches qu’elles n’arriveront jamais à terminer. Cela est non seulement contreproductif, mais favorise également le gaspillage des ressources. Concentrer les efforts sur un nombre de tâches raisonnable facilite, par ailleurs, l’identification des éventuelles problématiques. Celles qui font que le flux de travail manque de fluidité. Lorsque les équipes maîtrisent les tâches qui leur sont confiées, il leur est moins difficile de trouver une solution efficace et durable pouvant résoudre les problèmes auxquels elles font face.
3. La bonne gestion du flux de travail
Quelles que soient la nature du projet et la méthode choisie pour le gérer, il est toujours important de suivre l’évolution des tâches. Cela permet de s’assurer que tout se déroule comme prévu : vitesse de réalisation, fluidité du flux de travail, etc.
Attention ! Il ne s’agit pas ici de contrôler ou de gérer les agissements des membres des équipes de projet.
L’idée est de faire en sorte que le flux de travail soit fluide et qu’il évolue à un rythme soutenable. Chaque membre s’organise comme il veut tant que les délais prévus sont respectés et que la cadence est maintenue.
4. L’explicitation des processus
Avant de mettre en œuvre la méthode kanban, il est important de convaincre les membres des équipes de projet de son utilité. Il faut qu’ils comprennent :
- En quoi elle consiste ;
- Pourquoi l’adopter ;
- Quels changements son application pourrait impliquer, et ce, que ce soit au niveau des politiques de travail, de l’organisation… ;
- Quelles améliorations peuvent être obtenues suite à son adoption.
Il est plus facile de faire accepter quelque chose à quelqu’un lorsqu’il comprend comment ça fonctionne et prend connaissance de tous les avantages de la méthode kanban.
5. La mise en œuvre des boucles de rétroaction
Pour tirer pleinement avantage de la méthode kanban, une réunion quotidienne des équipes de projet est à prévoir. Celle-ci permet aux différents intervenants de se mettre à jour par rapport :
- Aux réalisations de la veille et aux tâches à effectuer le jour de la réunion ;
- Aux ressources disponibles (humaines, financières, matérielles…) ;
- Au potentiel d’évolution du projet ;
- Aux informations clés (rappel, actualité) que les parties prenantes doivent savoir ;
- Aux problèmes rencontrés et solutions mises en place pour y remédier.
La liste n’est pas exhaustive. L’idée est ici de faciliter la prise de décision et d’encourager le maintien d’un rythme de travail soutenu pour favoriser une amélioration continue des résultats.
6. L’adoption d’une démarche scientifique et collaborative d’amélioration continue
Pour atteindre l’amélioration continue, il faut que les efforts fournis concourent à l’atteinte des mêmes objectifs. Les équipes de projet collaborent donc pour atteindre les mêmes buts.
Elles doivent accepter, adopter et mettre en œuvre les changements utiles opérés. Autrement, ces derniers ne seront pas viables et la probabilité d’atteinte des résultats escomptés sera minimisée. Pour y arriver, des indicateurs mesurables et vérifiables doivent être mis en place. C’est le seul moyen d’évaluer scientifiquement les résultats (négatifs ou positifs) des améliorations graduelles (organisationnelles ou autres) réalisées.
Objectif : l’amélioration continue
Comme expliqué dans les paragraphes précédents, la méthode kanban repose sur un principe d’amélioration graduelle et continue. Elle permet aux équipes de travailler plus efficacement grâce à des méthodes et des outils performants de gestion de projet.
Plus concrètement, la méthodologie kanban facilite la :
- Restructuration et l’organisation des tâches pour les rendre plus facile à réaliser ;
- Communication entre les parties prenantes au projet (plus de transparence), et par conséquent, la résolution des problèmes et la prise de décisions ;
- Compréhension des produits à fournir et du processus à adopter pour ce faire.
En outre, elle prend en compte le point de vue et valorise les compétences de chaque intervenant. Chacun peut développer ses connaissances et expérimenter de nouvelles méthodes pouvant lui permettre d’améliorer sa productivité.
La méthode kanban est très souple. Chaque membre d’une équipe peut s’organiser comme il le veut tant que cela ne retarde pas la livraison du projet et n’entrave pas sa bonne réalisation. Toutes les conditions sont donc réunies pour permettre une amélioration continue des processus de travail et des produits à fournir.
Les avantages et inconvénients de cette méthode
Retrouvez ici-bas les points forts et points faibles de la méthode kanban.
1. Avantages de la méthode kanban
En adoptant la méthode kanban, vous :
• Aurez une meilleure visibilité de votre flux de travail en cours avec les tableaux kanban
Le tableau kanban vous donne une vue d’ensemble de votre flux de travail. Dans ce tableau kanban, vous pouvez visualiser toutes les tâches à accomplir : à qui ces tâches sont-elles attribuées ? À quelle étape de production se situent-elles ? Etc.
L’intégralité du processus de travail est présente dans le tableau kanban. Chaque membre d’une équipe a un aperçu de l’évolution en temps réel de l’avancement du projet.
• Améliorerez la vitesse de livraison de vos projets
Lorsque les équipes de projet ont une vision claire des tâches à réaliser et des délais prévus à cet effet, elles s’organisent en conséquence.
Elles peuvent apporter des changements pouvant permettre d’accélérer la cadence de réalisation de certaines tâches. Elles identifient les éventuels blocages pouvant retarder la livraison des travaux et réfléchissent à un moyen pour y remédier.
• Arriverez à aligner les objectifs stratégiques de votre entreprise avec le travail fourni par vos équipes
La transparence, les feedbacks (rétroaction) et les évaluations quotidiennes facilitent l’adaptation des équipes aux changements de priorités, de besoins du marché, d’organisation, etc.
• Pourrez mieux affiner vos prévisions
La maîtrise des tâches et le maintien d’un rythme de travail soutenu permettent de faire des prévisions plus ou moins précises. Et seules des prévisions précises peuvent aider à prendre des décisions fondées.
• Pourrez mieux gérer les dépendances et les échelles
La méthode kanban permet une cartographie des dépendances entre les équipes de projet. Et cela facilite la gestion des flux qui les relient : comment les améliorer et les optimiser ?
• Satisferez mieux vos clients
Si les bonnes pratiques de la méthode kanban sont suivies et respectées, vous pouvez être sûr que le résultat final que vous obtiendrez correspondra exactement aux attentes de vos clients.
Inconvénients de la méthodologie kanban
Malgré son efficacité, la méthode kanban n’a pas que des avantages. Ceux qui l’utilisent lui ont relevé quelques inconvénients à savoir :
• Sa difficulté de mise en œuvre
La mise en œuvre de la méthode kanban est assez seulement coûteuse. Elle nécessite également l’usage d’outils spécifiques et ceux qui vont l’utiliser doivent être suffisamment qualifiés pour pouvoir en tirer pleinement profit.
Par ailleurs, même si la méthode Kanban est reconnue pour sa souplesse, ses processus sont codifiés et définis. Il n’est donc pas très pratique de les modifier au fil du temps. Le suivi de l’accomplissement des tâches en cours et de l’usage des ressources est, par ailleurs, difficile.
Les équipes doivent rester vigilantes pour ne pas dépasser le budget et les délais impartis. Elles doivent aussi s’assurer que toutes les tâches soient bien exécutées et que la qualité des produits soit conforme aux attentes de la clientèle.
• Ses lacunes en termes de structure et de planification
La méthode kanban ne prévoit pas de structure organisationnelle et ne permet pas une planification précise des projets complexes et de grande envergure. Or, ces 2 fonctionnalités sont indispensables pour pouvoir livrer un projet à temps.
Outre cela, elle ne permet pas de quantifier le temps requis pour la réalisation de chaque étape du projet et ne prend pas en charge les outils de gestion et de planification de tâches.
L’évaluation des progrès est également difficile. Il y aura donc toujours un manque de clarté par rapport au calendrier de livraison et à l’évolution des tâches. Ce qui peut engendrer des incohérences et des retards du fait de l’exécution manuelle de certains mécanismes. Et les tâches manuelles sont chronophages (baisse d’efficacité).
FAQ – Méthode Kanban
La méthode kanban est inspirée du mécanisme de production du constructeur automobile Toyota à la fin des années 1940. Ce dernier est basé sur la production en flux tendus qui s’appuie sur le système Pull : c’est la demande de la clientèle qui enclenche le processus de production.
De cette manière, l’entreprise crée plus de valeur tout en optimisant ses coûts de production (optimiser = utiliser à bon escient, pas de gaspillage).
Reconnue pour sa grande efficacité, la méthode kanban a été reprise et adaptée à d’autres secteurs par des personnalités de la communauté Lean et Agile au début de l’année 2007. Ses précurseurs connus sont entre autres Corey Ladas, David Anderson, Rick Garber, Darren Davis, Dan Vacanti et Dominica DeGrandis.
Scrum et kanban sont tous deux des méthodes de gestion de projet agile. Les deux sont flexibles, favorisent la collaboration entre les équipes et permettent à ces dernières de se perfectionner pour qu’elles puissent toujours viser plus haut.
Mais malgré leurs nombreuses similitudes, il convient de noter que les 2 se différencient en certains points :
‣ Le système Kanban offre moins de précision que scrum.
‣ Le système Kanban est plus flexible quant à la période de réalisation du projet.
‣ Scrum offre moins d’options d’organisation du tableau de suivi de flux de travail que kanban.
Les 3 types de kanban sont :
‣ Le kanban de production : la méthode kanban telle que nous l’avons décrit dans le présent article.
‣ Le kanban de mouvement : la méthode kanban de production fonctionnant par lot. Par exemple, le flux de travail comporte 5 étapes et chaque requête clientèle est assortie d’un lot de 10 tâches. Une requête ne peut passer d’une étape à l’autre qu’une fois les 10 tâches qui la constituent sont terminées.
‣ L’e-kanban : la version numérique du kanban.