Comme vous le savez, gérer un projet n’est pas facile. Et ce, surtout lorsqu’il s’agit de définir de manière précise les rôles et les responsabilités de son organisation. Vous devez recourir à des outils performants tels que la matrice RACI pour gagner du temps et rester performant. Si vous êtes chef de projet ou si vous avez de l’expérience dans la gestion de projets, vous en avez sûrement déjà entendu parler.
Qu’est-ce que la matrice RACI ? Que veut dire cet acronyme ? Quels sont les avantages et quelle est la démarche à suivre pour sa mise en place ? Retrouvez toutes les réponses à vos questions dans notre article ci-après.
La définition de la matrice RACI
La matrice RACI est un outil de gestion de projet et de communication. Elle se présente sous forme de grille ou de tableau.
Son principe est simple : donner une visualisation claire et précise de la répartition des rôles de chacun des membres de l’équipe de projet. Elle permet également de s’assurer que toute activité prévue dans le projet ait un responsable.
L’acronyme RACI signifie :
- Responsible ou réalisateur ;
- Accountable ou approbateur ;
- Consulted ou consulté ;
- Informed ou informé ;
Vous l’avez compris, chaque lettre fait référence à un niveau de responsabilité bien précis.
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Pourquoi utiliser la matrice RACI pour sa gestion de projet ?
La matrice RACI peut être utilisée par tout le monde quelle que soit la taille et quel que soit le degré de complexité d’un projet. Ci-dessous les avantages que vous pouvez tirer de son utilisation :
- Clarification des rôles et responsabilités : elle élimine les ambiguïtés concernant les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe de projet. Les conflits et les frustrations sont ainsi réduits.
- Amélioration de la communication : en définissant clairement les rôles des intervenants, elle favorise une communication ouverte et transparente entre les membres de l’équipe de projet.
- Moins de risque de retards : une répartition claire des responsabilités minimise les risques de confusion quant à la nature des tâches à réaliser. L’équipe de projet ne s’éparpille pas et ne perd donc pas du temps.
- Efficacité accrue : les parties prenantes savent exactement ce qu’elles doivent faire et ce qu’elles ne doivent pas faire. Elles peuvent donc concentrer leurs efforts et les ressources mises à leur disposition dans les tâches qui leur ont été confiées.
- Meilleur contrôle et suivi de la progression du projet : le chef de projet n’aura aucune difficulté à suivre l’avancement du projet. Quelles tâches sont terminées et quelles tâches restent à faire ?
Remarque : bien que l’usage de la matrice RACI soit fortement recommandé, gardez toujours en tête que son objectif est de vous faire gagner en performance. Cette méthode de management ne garantit pas le succès, le respect de la livraison et la rentabilité financière du projet. Vous le savez très bien, la réussite d’un projet dépend de plusieurs facteurs à la fois. La méthode RACI augmente simplement vos chances d’atteindre vos objectifs. Cette remarque se vérifie pour de nombreuses méthodes de gestion de projet.
Quelles sont les étapes de construction d’une matrice RACI ?
Pour que la gestion de votre projet soit optimale, il faut que vous ayez une matrice RACI robuste. Et pour ce faire, vous devez suivre les étapes suivantes :
Etape 1 – Identifiez les parties prenantes
Déterminer tous les acteurs clés impliqués dans le projet. Votre liste doit être exhaustive. Qui sont les membres de l’équipe, le chef de projet, les clients, les fournisseurs, les sponsors, les coordinateurs, etc. ?
Etape 2 – Listez les tâches
Faites un inventaire de toutes les actions à réaliser pour mener à bien le projet. Veillez bien à ce que les tâches soient claires et concises pour éviter toute ambiguïté. N’hésitez pas à vous doter d’un logiciel de gestion de tâches pour les suivre.
Etape 3 – Attribuez les rôles RACI
Chaque partie prenante doit avoir un rôle précis pour chaque tâche définie. Les rôles en question sont ceux listés dans le premier paragraphe. Attention ! Il ne doit y avoir qu’un seul approbateur et au moins un responsable, un consulté et un informé par tâche.
Etape 4 – Communiquez la matrice RACI
Portez la matrice RACI à la connaissance des parties prenantes au projet. Elles pourront ainsi la valider, comprendre et prendre connaissance de leurs rôles et responsabilités. Si besoin, des ajustements peuvent être faits.
Etape 5 – Formez votre équipe à l’usage de la matrice RACI
Expliquer à votre équipe le principe de la matrice pour qu’elle puisse comprendre ses tenants et aboutissants.
Etape 6 – Intégrez la matrice RACI dans le projet
Assurez-vous que la matrice RACI soit visible et facilement accessible par tous les membres de l’équipe de projet. Utilisez-la comme outil de référence pour surveiller l’avancement du projet, permettre une communication claire et favoriser une collaboration efficace.
Etape 7 – Mettez à jour régulièrement la matrice RACI
Le projet et les rôles évoluent. Pensez donc à actualiser votre matrice au fil du temps pour ne pas vous perdre. Rien ne vous empêche également de lui apporter quelques modifications si vous pensez que cela peut aider à améliorer vos résultats.
Les différents rôles de la matrice RACI
La matrice RACI implique 4 rôles principaux, chacun avec des responsabilités différentes. Découvrez-les en détail dans les paragraphes ci-dessous.
Informed (informé)
Le rôle d’Informed (I) concerne les acteurs qui doivent être informés des progrès et des résultats d’une tâche, sans pour autant participer activement à sa réalisation.
Ils reçoivent des mises à jour régulières pour s’assurer qu’ils restent au courant des avancées du projet. L’idée est ici de maintenir une communication transparente et de garantir que les informations essentielles soient partagées avec les intéressées.
Consulted (consulté)
Les acteurs Consulted (C) sont ceux qui apportent leur expertise et leurs conseils sur une tâche spécifique. Ils sont sollicités pour fournir des informations, des recommandations ou des retours d’expérience avant que la tâche ne soit exécutée.
Ils ne sont pas responsables de la réalisation de la tâche, mais leur avis est essentiel pour s’assurer que les meilleures pratiques sont suivies et que les pièges potentiels sont évités.
Responsible (réalisateur)
Le rôle de Responsible (R) est attribué à la personne chargée de la réalisation de la tâche. Cette personne est responsable de l’exécution et de la livraison de la tâche dans les délais et la qualité attendus.
Elle doit s’assurer de bien comprendre les attentes, les exigences et les délais associés à la tâche. Elle doit également travailler en étroite collaboration avec les autres parties prenantes pour garantir un résultat satisfaisant.
Accountable (approbateur)
L’Accountable (A) est l’individu qui a la responsabilité ultime de la tâche. Il est chargé d’approuver et de valider le travail réalisé par le Responsible (R).
Il doit s’assurer que la tâche est réalisée conformément aux objectifs et aux normes du projet et qu’elle répond aux attentes du client ou des parties prenantes concernées. En cas de problèmes ou d’échecs, l’Accountable est tenu de rendre des comptes et de prendre des mesures pour rectifier la situation.
Un exemple de Matrice RACI
Voici un exemple de matrice RACI pour un projet de développement d’une nouvelle application mobile pour une entreprise :
| Liste des tâches | Chef de projet (A) | Développeur (R) | Designer (R) | Testeur (R) | Responsable Produit (C) | Équipe Marketing (I) |
| Définition des exigences | A | C | I | |||
| Conception de l’interface | R | C | I | |||
| Développement de l’application | R | C | I | |||
| Tests de l’application | R | C | I | |||
| Lancement de l’application | A | C | I |
Dans cet exemple, les rôles pour chaque métier sont définis comme suit :
Chef de projet (A)
Il définit les exigences et se charge du lancement du projet puisqu’il est le premier responsable de la réussite du projet. C’est lui qui valide et approuve les étapes clés du processus du début (kick-off meeting) à la fin du projet.
Développeur (R)
Il est le responsable du développement de l’application. Il s’assure que cette dernière soit développée conformément aux exigences et aux normes techniques prévues à cet effet.
Designer (R)
Il conçoit l’interface de l’application conformément aux exigences et attentes des utilisateurs et du responsable produit (C).
Testeur (R)
Il teste l’application pour voir si elle fonctionne comme il se doit. Il identifie les bugs et les problèmes de performance s’il y en a. Son but est de s’assurer que l’application soit qualitative.
Responsable produit (C)
Il fournit les conseils et les orientations sur les exigences du produit et participe à l’évaluation des livrables.
Équipe marketing (I)
Elle est informée sur les différentes étapes du projet (les progrès, les résultats, etc.) pour qu’elle puisse préparer les actions de communication et de promotion de l’application.