Kick-off meeting : les 7 étapes pour réussir sa réunion de lancement de projet

C’est le type de réunion le plus simple. Ce kick off a pour objectif de mettre au courant l’équipe à propos de leur environnement de travail notamment. Et de leur donner l’occasion de poser toutes leurs questions en amont du lancement du projet à proprement parler. 

Certains projets sont sponsorisés par des dirigeants. Dans ce cas, il faut prévoir un kick off meeting à plus grande échelle, qui inclut ces dirigeants. Afin que tout le monde soit mis au courant en même temps. 

Il faut se concentrer sur le but et les objectifs du projet. Et sur la façon dont ce projet fait partie des objectifs de l’entreprise. 

Il faut prévoir un kick off meeting avec les parties prenantes du côté du client. Afin de définir avec précision les objectifs et les livrables du projet. C’est lors de cette réunion de lancement que vous devrez définir les attentes. 

À la fin du kick off, vous devez être parvenus à une entente sur l’objectif et le livrable.

Les équipes agiles fonctionnent par sprint (période courte de travail sur une tâche). Il est inutile d’organiser un kick off meeting à chaque sprint. Mais pensez à organiser un kick off meeting en tout début de projet. Afin de vous assurer que les équipes ont tout ce qu’il faut pour réaliser leurs sprints. 

Pour un kick off meeting réussi, il doit être bien préparé. En effet, il s’agit d’un moment clé de la gestion de projet, il faut donc prendre le temps de bien y réfléchir. 

Pour ce faire, il faut que le commanditaire du projet définisse en détail l’ordre du jour du kick off. Cela comprend le plan du projet, les objectifs ou la présentation des divers intervenants au moment de la rencontre avec le client. Sans oublier de prévoir un temps pour les questions / réponses dans cette réunion d’entreprise. Une fois l’ordre du jour bien défini, il faut penser aux aspects pratiques : 

Cette liste est non exhaustive. Il ne faut pas non plus oublier de désigner une personne pour prendre des notes au cours de la réunion. Ainsi, vous pourrez ensuite envoyer un compte rendu de réunion à chaque participant.

C’est peut-être la partie la plus délicate dans l’organisation d’une réunion de coup d’envoi. En effet, pour que cette réunion soit bénéfique, il faut que les bonnes personnes y assistent. Mais qu’entendons-nous par « bonnes personnes » ? Ce sont les intervenants dont la présence à cette réunion est indispensable.

Il est inutile d’inviter tout une organisation au risque de perdre du temps et de rendre la réunion plus confuse. Vous devez donc dresser une liste des acteurs essentiels au bon déroulé du projet. Comme les membres de l’équipe technique responsables du livrable, le chef de projet, le client le cas échéant, les sponsors, etc.

Pour que tout le monde sache à quoi s’attendre, il est important d’expliquer le déroulé de la réunion. Vous pouvez par exemple commencer la réunion en faisant un tour de table pour que chacun se présente. Surtout si des acteurs externes à l’entreprise participent à la réunion.

Puis prenez un moment pour détailler le déroulé de la réunion. Évoquez les différents points qui seront abordés au cours de cette réunion de lancement. Le fait de pouvoir visualiser le déroulé de la réunion aidera les participants à être plus attentifs. Et cela renforcera également leur implication dans cette réunion. 

Durant cette étape, tous les participants ne connaissent pas l’ensemble du projet. Il est donc important de prendre le temps de rappeler les éléments du projet :

Il est également important de prendre le temps d’expliquer le planning complet du projet. Comme les différentes étapes de réalisation, ainsi que les dates d’échéance de chacune d’elles. N’hésitez pas pour cela à vous équiper d’un bon logiciel de planification de projet. 

Vous avez déjà identifié les différents acteurs du projet lorsque vous avez établi la liste d’invités. Cependant, il est important de revenir dessus et de bien préciser le rôle et les responsabilités de chacun.

Lors de cette phase, vous devez répondre aux questions suivantes :

Si chacun connaît son rôle et ses responsabilités, le déroulé du projet sera plus simple. Cela évitera que plusieurs personnes de l’équipe projet réalisent les mêmes tâches.  Et surtout, cela évite que certaines tâches soient oubliées. Pour que chacun s’y retrouve, vous pouvez mettre en place une matrice RACI qui sera distribuée à tout le monde. 

Pour qu’une gestion de projet soit efficace, elle doit envisager les risques éventuels. En effet, tout projet contient une part de risques. Plus tôt ils sont identifiés, mieux c’est. Cela vous laisse la possibilité de préparer des stratégies pour y faire face.

C’est donc dès la réunion de lancement que ces risques doivent être abordés. Ainsi, tous ensemble, vous pouvez commencer à réfléchir à des moyens d’éviter ou de surmonter ces obstacles. Ce qui permettra par la suite de ne pas vous retrouver bloqué si un obstacle se dresse sur votre route. 

Comme son nom l’indique, le kick off n’est que l’étape de démarrage du lancement de projet. Il convient donc de prévoir les prochaines étapes dès cette réunion. Après le temps de questions / réponses, vous devez prendre le temps de débriefer. Cela permet de s’assurer que tous les intervenants sont sur la même longueur d’onde et que tous les éléments de la réunion ont été compris.

Ensuite, il faudra penser à rédiger le compte rendu de réunion et à l’envoyer à chaque membre de votre équipe. Enfin, pensez à fixer une date pour la prochaine réunion. Sans oublier de fixer également les objectifs auxquels elle devra répondre.