Gagner en productivité : les 8 meilleurs outils

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Le saviez-vous ? Être productif, travailler toute la journée et accomplir beaucoup de tâches sont des choses complètement différentes. La productivité ne s’évalue pas à la charge de travail. Elle se mesure plutôt au temps passé à effectuer une tâche en particulier, qu’elle soit importante ou non. 

Vous êtes productif lorsque vous arrivez à bien faire ce que vous faites d’habitude en moins de temps. Et vous pouvez être productif en ne travaillant que 4 heures ou moins par jour.

Vous vous demandez comment gagner en productivité ? Vous êtes à la recherche d’un outil qui pourrait impacter positivement votre productivité et organisation ? Vous aimeriez mieux vous organiser pour avoir moins de charges de travail tout en restant efficient et efficace ? Vous êtes au bon endroit. Retrouvez dans ce contenu les meilleurs outils et applications à utiliser au quotidien pour être plus productif.

5 astuces pour gagner en productivité

Pour gagner en productivité, il faut changer ses habitudes et être mieux organisé. Nous vous proposons ici-bas quelques astuces et solutions pouvant vous aider à cet effet.

gagner en productivité

1. Stratégie de gestion de temps

Nous avons souvent cette mauvaise habitude de remettre à plus tard ce que nous pouvons faire dans l’immédiat. Et lorsque le « plus tard » arrive, nous croulons sous une montagne de travail et cela nous rend stressés et anxieux. Or, le bien-être mental influence considérablement la productivité. Il est donc primordial d’en prendre soin.

La procrastination n’est pas mauvaise si elle permet d’alléger la charge mentale du moment ou de prendre une meilleure décision. Mais si c’est pour pouvoir passer plus de temps à faire des activités inutiles, elle ne fait qu’encourager l’improductivité. Nous pouvons donc procrastiner si et seulement si nous avons quelque chose de plus important à faire sur le moment.

Attention ! Savoir prioriser/hiérarchiser les tâches et ne pas procrastiner ne suffit pas pour être productif. Il faut également être capable de rester concentré sur ce qu’on fait sinon ça revient au même. Il peut donc être nécessaire d’avoir une méthodologie de gestion de projet et de se discipliner à la suivre. En voici quelques exemples :

La technique « Avaler le crapaud »

Il vaut mieux attaquer les tâches urgentes, importantes et complexes (ici, avaler le crapaud) en priorité. Le reste ne sera qu’un jeu d’enfant après. Vous serez plus tranquille et plus motivé parce que vous avez déjà fait le plus gros du travail.

La règle de Pareto

C’est le principe du 20 % des causes qui produisent 80 % des conséquences. Il vaut mieux accomplir en premier les tâches les plus faciles et les plus rapides à faire. Vous vous sentirez plus motivé et plus productif après. Et vous serez prêt à attaquer les activités essentielles : les 20 % non accomplies, mais qui prennent 80 % de votre temps.

La méthode du Pomodoro

Elle est très efficace pour optimiser la capacité de concentration. Vous travaillez pendant 25 min et faites une pause de 5 min. Vous répétez cela 4 fois et au bout de la 4ème 25 min, vous faites une pause de 20 à 30 min.

2. Miser sur ses heures de productivité

Déterminez à quel moment de la journée vous êtes le plus productif et le plus concentré. Êtes-vous du matin, de l’après-midi ou du soir ? Organisez ensuite votre emploi du temps en fonction de votre réponse. Regroupez vos réunions et rendez-vous avec vos clients, collaborateurs, etc. à des horaires précis. Ajustez les heures auxquelles vous mangez ou prenez votre goûter.

Il faut que vous puissiez vous libérer pendant les heures où votre concentration et productivité sont à leur maximum. Si vous vous éparpillez trop, vous n’avancez jamais dans vos projets.

3. Éviter d’être sur plusieurs tâches en même temps

Faire plusieurs tâches à la fois nuit à la productivité et à la concentration. Il vaut mieux se concentrer sur un seul travail et bien faire plutôt que courir après plusieurs travaux. Non seulement vous risquez de ne pas les terminer, mais vous compromettez également leur réussite. 

4. Priorité aux tâches les plus importantes

Vous avez une pléthore d’activités à réaliser et n’arrivez plus à vous décider par quoi commencer ? Associez vos activités à vos objectifs ou à ceux de votre entreprise et posez-vous la bonne question. Qui parmi eux concourent le plus à la réussite des objectifs fixés ? Une fois que vous les aurez identifiées, vous serez plus motivé pour les accomplir.

À noter : cette méthode est valable que ce soit pour les travaux individuels ou les travaux en équipe.

5. Ne pas se laisser distraire

Créez-vous un environnement favorable au travail et à la concentration. Bannissez tout élément susceptible de vous distraire dans votre espace de travail. Nous pouvons, par exemple, citer les téléphones portables, les notifications provenant des applications et logiciels, la télé, etc. Moins vous serez tenté et plus vous serez efficace.

Si besoin, vous pouvez activer le mode « ne pas déranger ». Tous ceux qui vous contactent seront ainsi informés que vous ne voulez pas être dérangé pour le moment.

Meilleurs logiciels pour gagner en productivité

Outre les conseils donnés ci-dessus, vous pouvez également vous servir d’outils du web pour gagner en productivité. Ces différentes solutions vous rendront d’ailleurs plus efficace dans la gestion de vos tâches

Retrouvez dans les paragraphes ci-dessous une brève présentation des 7 meilleurs logiciels à utiliser pour gagner en productivité.

A voir : Meilleurs logiciels de gestion de taches

1. Monday.com

Monday.com est une plateforme en ligne qui vous accompagne aussi bien dans la gestion de projet, la gestion de relation client ou un logiciel de gestion de tâches. Cette solution vous permet de maximaliser votre productivité et de rassembler votre équipe vers des objectifs communs. Avec Monday, vous collaborez efficacement et gardez une vision claire de votre travail. L’interface Monday vous garantit un gain de temps précieux du fait de ses nombreuses fonctionnalités.

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Monday vous permet de visualiser votre travail sous plusieurs vues différentes. Citons notamment la méthode Kanban, le diagramme de Gantt ou encore les échéances. Autrement dit, chaque personne pourra choisir la vue qui lui correspond le mieux.

Dans le but de soulager les équipes et leur permettre de se focus sur les taches importantes, Monday a la solution. Et cela passe par les nombreuses automatisations proposées par le logiciel en ligne.

Sachez qu’il est également possible de retrouver sur l’outil l’ensemble de vos applications préférées. Intégrez par exemple : Dropbox, des outils de messagerie comme Gmail, Slack, Microsoft Teams ou encore Excel et LinkedIn.

Afin de satisfaire le maximum d’équipes, Monday se décline en plusieurs produits.

Retrouvez Monday sales CRM pour les équipes commerciales, Monday marketer pour les équipes marketing ou encore Monday dev.

Concernant le prix, cinq solutions s’offrent à vous : Individuel, basique, standard, Pro et Entreprise. La plus utilisée est la version standard à 10 euros par mois par utilisateur.

Sachez qu’un essai gratuit est possible sur l’ensemble des versions (sauf la version Monday entreprise).

Monday vous permet notamment :

  • Adapté aussi bien au marketing qu’à la vente ou qu’à la relation client
  • Intégration possible d’un grand nombre d’applications (Gmail, Slack, Excel, LinkedIn, etc.)
  • Différentes vues de son travail et ses objectifs (méthode Kanban diagramme de Gantt, etc.)

2. Notion

Notion est un outil très flexible, vous pouvez tout faire dessus. Vous pouvez écrire un texte, créer des tableaux, mettre en place une bibliothèque de ressources, créer un agenda… Vous pouvez créer des tâches, les répartir, les étiqueter, etc. Il vous offre toutes les possibilités, à vous d’organiser chaque projet comme vous le souhaitez. 

Notion

De nombreux templates sont déjà disponibles sur la plateforme. Ils peuvent être dupliqués ou modifiés en fonction des besoins. Vous pouvez l’utiliser tout seul ou avec d’autres personnes. Il est actuellement un outil très plébiscité puisqu’il peut être utilisé pour tout et pas uniquement pour la gestion de projet. Il faudra juste regarder/lire quelques tutoriels sur le site officiel de Notion ou sur YouTube pour apprendre à l’utiliser.

Notion est accessible gratuitement pour un usage moyen individuel. Pour un usage pro avec des fonctionnalités complètes et illimitées (pour certaines), vous avez le choix entre :

  • 5 $ par mois pour un usage individuel.
  • 10 $ par mois pour un usage en équipe.
  • Tarif sur devis pour une formule entreprise personnalisable.

3. Trello

Trello est un logiciel de gestion de projet sur site ou en télétravail. Vous pouvez y travailler individuellement ou en équipe. Cette solution est appréciée pour son interface très conviviale et personnalisable à souhait. Et son système d’information est organisé à 3 niveaux : les listes, les tableaux et les cartes (sous forme de post-it). Les cartes sont les unités de base des tableaux et les tableaux contiennent les listes.

Trello

Trello vous permet de :

  • Partager des fichiers de tout genre (images, vidéos, documents).
  • Émettre des commentaires sur les cartes pour mémo ou pour informer les autres membres de l’équipe d’un changement ou autre.
  • Lister les tâches à faire et associer à chacune une échéance de réalisation.
  • Hiérarchiser les tâches en les étiquetant.

Avec Trello, vous pouvez suivre en temps réel l’avancement de votre projet. Et vous avez une vision globale et détaillée de toutes les tâches à effectuer. En quoi elles consistent ? À qui elles sont confiées ?

C’est un outil qui fait bien son travail, mais les utilisateurs lui trouvent quelques défaillances qu’il faut corriger. Il s’agit entre autres de l’impossibilité de modifier les commentaires émis sur les cartes et de travailler par itération. Il y a aussi l’impossibilité de créer un plan de partage à long terme.

Trello est disponible pour une utilisation en version gratuite et en version payante. La première propose déjà des fonctionnalités intéressantes et suffisantes pour tout utilisateur moyen. Le prix de l’abonnement payant, quant à lui, débute à 6 $ par mois. Vous aurez accès à des fonctionnalités plus avancées telles que des chronogrammes, des fonctions administration et de sécurité.

C’est un logiciel à télécharger. Il s’utilise sur PC, sur tablette et sur téléphone portable (iOS et Android OS). 

4. Asana

Asana est un outil semblable à Trello. Comme lui, il propose un espace de travail partagé et permet de suivre l’avancement en temps réel des travaux. Il a une interface attrayante, intuitive et facile à utiliser.

Asana

Il propose des fonctionnalités de :

  • Planification de tâches ponctuelles et à long terme.
  • Automatisation de tâches simples.
  • Calendrier.
  • Suivi du projet via les tableaux.
  • Gestion de ressources.

Malgré sa flexibilité limitée face aux changements dans le projet piloté et de précision à certains niveaux, Asana est apprécié pour son bon rapport qualité/prix. Il est proposé en version basique gratuite, en version premium (10,99 €/mois), en version business (24,99 €/mois) et en version entreprise.  Pour le forfait entreprise, le prix s’obtient sur devis.

Asana est un logiciel Saas qui ne requiert pas d’intégration physique sur PC et qui est accessible via tout navigateur.

5. Toggl

Toggl est une plateforme Saas de gestion de projet (Toggl plan), de temps (Toggl track) et d’embauche (Toggl hire).

Toggl
  • Cette solution vous permet de planifier vos projets pour qu’ils puissent se dérouler sans encombre et être livrés à temps. Vous pouvez mettre en place un planning avec des échéances réalistes et répartir les tâches. Vous pouvez également gérer la charge de travail de chaque protagoniste et l’équilibrer pour éviter l’épuisement professionnel.
  • Il vous propose différentes variétés d’analyses liées au paramètre temps. Vous pouvez suivre le temps passé à la réalisation d’un projet en particulier, le temps passé sur chaque tâche. Et ce, quotidiennement ou non. Vous ne serez également plus angoissé quant au respect des délais impartis. Vous verrez quelle activité prend plus de temps et vous évaluerez si cela est justifié ou non.
  • Il facilite l’embauche de nouveaux recrus. Toggl met à votre disposition une bibliothèque de compétences. Il vous aiguille par rapport aux compétences nécessaires pour l’occupation d’un poste précis. Et il vous propose des tests techniques et non techniques permettant d’évaluer les potentiels des candidats. Vous ne perdrez plus de temps et n’aurez plus de difficulté à identifier les meilleurs talents

La version gratuite de Toggl vous donne accès à quelques fonctionnalités basiques et peut accueillir une équipe de 5 utilisateurs. Si vous êtes nombreux et souhaitez accéder à des fonctionnalités plus avancées, vous devez souscrire un abonnement. Celui-ci coûte 9 $ par mois par utilisateur pour la version standard. Et il coûte 18 $ par mois par utilisateur pour la version premium.

6. Zoho project

Zoho project est l’outil qu’il vous faut si vous voulez garder un œil en permanence sur le budget et le planning. Il a une interface conviviale et est très facile à utiliser même pour un débutant. Il vous permet de constater en un coup d’œil si le ou les projets gérés avancent comme prévu ou non.

Zoho project

Vous pouvez :

  • Organiser les tâches en jalons pour pouvoir facilement revenir sur certaines d’entre elles en cas de besoin.
  • Créer des diagrammes.
  • Répartir les tâches entre les protagonistes et le budget entre chaque tâche.
  • Discuter avec les autres membres de l’équipe de projet.
  • Partager des documents.
  • Faire des reportings.

La liste n’est pas exhaustive. C’est un outil performant et puissant. Il suffit de s’inscrire en ligne pour l’utiliser sur un PC puisqu’il ne nécessite pas d’intégration physique. Si vous voulez l’utiliser sur votre téléphone ou tablette, vous pouvez télécharger l’application correspondant sur Play Store ou App Store.

La version gratuite de Zoho Project peut accueillir 3 utilisateurs et traiter 2 projets avec un espace de stockage limité. La version premium est accessible à 5 $ par utilisateur par mois pour une limite de 50 utilisateurs. Et la version entreprise est accessible à 10 $ par utilisateur (nombre d’utilisateurs non limités).

Comme toujours, les fonctionnalités au grand complet ne sont disponibles que sur la version payante.

7. Slack

Slack est un outil de messagerie similaire à Discord. Il permet une communication facile et rapide. Vous pouvez créer des canaux de discussions pour ne discuter qu’avec une ou des personnes en particulier. Et c’est uniquement une plateforme de discussion. Il n’y a pas beaucoup de tentations comme c’est le cas sur les réseaux sociaux. Vous limitez le temps que vous passez dessus et vous restez concentré sur ce que vous faites. 

Slack

C’est un logiciel Saas accessible via le navigateur. Mais si vous voulez l’utiliser sur votre téléphone ou tablette, vous pouvez le télécharger. Cette solution de communication en ligne existe en version application sur App Store et Play Store.

Le prix de l’abonnement à Slack dépend de vos besoins :

  • Usage interne dans une entreprise et une animation de communauté : À partir de 300 € par mois HT pour 200 utilisateurs.
  • Un travail collaboratif : à partir de 6 € par mois HT par utilisateur.

Chaque plan d’abonnement est assorti d’une période d’essai de 15 jours.

8. Evernote 

Evernote est un outil de prise de notes. Cette solution sert à prendre des notes écrites, vocales ou photographiques.

Evernote 

En l’utilisant, vous pouvez :

  • Créer des listes de tâches à cocher une fois que vous les aurez terminées.
  • Créer une liste de vos activités journalières et garder un œil dessus toute la journée.
  • Utiliser votre temps disponible à bon escient : Evernote peut, en effet, être connecté à Google Agenda. Vous saurez donc dès le matin lorsque vous listez vos tâches quotidiennes, ce qui vous attend d’autres dans la journée. Vous pouvez ainsi décider de quoi faire et de comment vous organiser.
  • Enregistrer les éléments que vous trouvez intéressants sur le web.

Ce que les utilisateurs apprécient avec Evernote, c’est le fait qu’il permet de retrouver rapidement et facilement les notes enregistrées. Il est doté d’une fonction puissante de recherche. Ce qu’ils aiment moins, par contre, c’est l’intégration d’Evernote avec d’autres outils. Celle-ci est assez limitée.

Evernote est utilisable en version gratuite avec des fonctionnalités limitées. Le prix du plan d’abonnement pour les versions payantes démarre à 7,99 $ par mois.

FAQ

Nous en avons terminé avec ce contenu sur les outils pour gagner en productivité. Il est temps de répondre à la question que les internautes se posent le plus sur le sujet.

Quelles méthodes pour gagner en productivité ?

Il existe de nombreuses méthodes permettant de gagner en productivité. En voici 2 :
① La méthode de Pareto
La méthode de Pareto est le principe de 80/20. Cette règle dit que 80 % des résultats sont issus de 20 % des facteurs mis en œuvre pour les produire. Elle a été inventée par Vilfredo Pareto, un économiste et socialiste italien. Son application, quant à elle, est due à Joseph Juran qui l’a élargi et l’a rendu vérifiable dans plusieurs domaines.
La loi de Pareto est une science qui permet d’identifier les facteurs qui concourent le plus à l’atteinte d’un objectif. Le but est de les prioriser pour pouvoir rester dans le cœur de l’action. Et ce, pour obtenir plus rapidement et sans gaspiller les ressources les résultats escomptés.
Si vous savez mettre en œuvre la méthode de Pareto, vous serez toujours productif. Vous ne perdrez pas du temps à réaliser des tâches inutiles et sans valeur ajoutée.
② La méthode SMART
La méthode SMART est une technique de gestion de projet qui consiste à découper le projet en plusieurs petits objectifs. Et ces derniers sont assortis d’échéances bien définies. Les protagonistes du projet vont ainsi s’organiser et se challenger pour les atteindre. Ils seront motivés et chaque réussite booster leur productivité.
Il faut toutefois savoir que pour que cette technique fonctionne, il faut que les objectifs définis soient SMART.
• Spécifiques : précis.
• Mesurables : quantifiables et qualifiables.
• Atteignables : possibles à atteindre.
• Relevants : pertinents, en rapport avec le projet et concourent à la réussite du projet.
• Temporels : bien cadrés dans le temps.

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