Pour une gestion de projet efficace, il est important de constituer une équipe qui soit en mesure créer une bonne synergie.
Qu’est-ce que l’équipe projet ? Quels sont les membres de l’équipe ? Pourquoi est-ce quelque chose d’important ? Pour le découvrir, c’est dans la suite de cet article dédié aux étapes pour constituer une équipe projet.
Qu’est-ce qu’une équipe projet
Dans une entreprise, notamment dans le cadre de la gestion de projet, il est courant d’entendre parler de l’équipe projet. Mais de quoi s’agit-il exactement ? En général, il s’agit d’une équipe transversale ou interfonctionnelle. Cela signifie que les membres de l’équipe sont issus de services différents au sein de l’entreprise. L’équipe projet est également éphémère, dans le sens où elle est constituée pour un projet bien précis. Une fois le projet mené à bien, l’équipe est généralement dissoute.
Pour une gestion de projet la plus efficace possible, certains membres de l’équipe sont indispensables. Comme par exemple, le chef de projet qui a pour mission de superviser et gérer les autres membres de l’équipe.
L’équipe projet peut être composée de membres internes à l’entreprise (employés à plein temps par exemple). Mais aussi de membres externes à l’entreprise (comme des prestataires indépendants par exemple). D’autres acteurs peuvent être impliqués, même s’ils n’effectuent pas les tâches au quotidien, ils ont un pouvoir de décision.
Pourquoi constituer une équipe projet
Faciliter la collaboration
Nous l’avons évoqué, les membres de l’équipe projet sont issus de différentes équipes au sein de l’entreprise. Il peut donc parfois être difficile pour les collaborateurs de réussir à travailler ensemble sur un objectif commun. Avec la création d’une équipe dédiée au projet, cela facilite le travail collaboratif entre les équipes.
Dans une équipe projet, chacun a un rôle clair et des responsabilités précises, il est plus simple de s’y retrouver. De plus, dans une équipe projet, tout le monde a le même objectif. Cela favorise la collaboration entre les différents acteurs.
Augmenter l’efficacité
Plus l’entreprise est grande, plus il est difficile de coordonner le travail entre les équipes. Créer une équipe projet permet de gagner en efficacité, notamment dans le domaine de l’organisation. En effet, la constitution d’une équipe projet permet une meilleure communication entre les acteurs du projet. Cela évite les risques de doublon (un travail réalisé par plusieurs personnes en même temps) ou d’oubli des tâches.
De plus, pour atteindre un objectif, diverses compétences sont nécessaires. Constituer une équipe projet permet d’allier plusieurs sortes de compétences pour gagner en efficacité.
Encourager un travail à fort impact
Avoir des équipes cloisonnées peut être source de frictions. En effet, il est difficile de savoir qui fait quoi, et qui est responsable de quoi. C’est là un des atouts majeurs de l’équipe projet. En créant un groupe uni vers un objectif commun, elle évite ces frictions.
Cela permet donc aux collaborateurs de se focaliser sur la réalisation de l’objectif, et d’effectuer un travail à fort impact. Cela permet une meilleure organisation de la gestion de projet. Mais ce n’est pas tout, constituer une équipe projet permet d’avoir toutes les compétences ensemble, au service de l’objectif.
Qui sont les membres de l’équipe projet d’une entreprise ?
Le chef de projet
C’est le membre indispensable pour une organisation optimale de la gestion de projet. Le chef de projet, comme son nom l’indique, a pour rôle de superviser les autres membres de l’équipe. C’est au chef de projet que revient la responsabilité de veiller au bon déroulement du projet. Et ce, du début (réunion de lancement ou kick-off meeting ) jusqu’à la fin .
C’est notamment le chef de projet qui répartit les tâches selon les compétences des collaborateurs. C’est aussi lui qui est chargé du plan du projet et de son calendrier. Le chef de projet surveille le projet (grâce à des KPIs) afin de s’assurer qu’il ne dévie pas de l’objectif. Être chef de projet est un rôle complexe qui nécessite de nombreuses compétences. Aussi bien des compétences techniques ou axées sur le facteur humain.
Les membres de l’équipe projet
Par membres de l’équipe, on entend les personnes qui effectuent le travail en vue de mener à bien le projet. Il s’agit généralement de collaborateurs individuels qui ont été choisis car ils possèdent des compétences spécifiques utiles au projet. Ils peuvent faire partie de l’entreprise ou être externes à l’entreprise.
Les membres de l’équipe ont diverses responsabilités :
- production de livrables et réalisation de tâches individuelles dans le but d’atteindre l’objectif commun ;
- le partage de leurs connaissances et de retours constructifs en fonction de leurs compétences individuelles ;
- travailler avec le reste du groupe dans un esprit collaboratif afin de mener à bien le projet ;
- mener le projet à son terme en respectant les échéances.
Pour faciliter la collaboration entre les membres du groupe, il peut être utile d’utiliser une plateforme de gestion du travail.
Le sponsor de projet
Aussi appelé dirigeant “sponsor”. C’est la personne chargée de la réussite globale du projet de l’équipe. Très souvent, ce rôle est tenu par un dirigeant ou un membre de la direction de l’entreprise. Son rôle s’assimile à celui de porte-parole du projet. C’est lui qui alloue les ressources par exemple. Mais c’est aussi lui qui défend l’intérêt du projet afin d’obtenir l’approbation de toutes les parties prenantes.
Si on s’intéresse à la hiérarchie de l’équipe projet, le sponsor se situe au-dessus du chef de projet. Il sert en quelque sorte d’intermédiaire entre le chef de projet et la direction de l’entreprise. Le chef de projet s’implique au quotidien dans la gestion du projet. Le sponsor quant à lui ne demande que des retours réguliers (hebdomadaires, mensuels…).
Les rôles bonus
Une équipe projet de base est toujours constituée d’un sponsor, d’un chef de projet et de membres de l’équipe. Cependant, selon les besoins et le type de projet, d’autres rôles peuvent être inclus dans le groupe. Comme par exemple :
- business analyst : aide à définir l’objectif afin de s’assurer que cela soit rentable pour l’entreprise ;
- Project management officer (PMO) : c’est ce que l’on appelle aussi un coordinateur de projet
- chefs d’équipe projet : si un projet nécessite plusieurs équipes, chaque équipe à son chef. Ce dernier réfère des avancées de son équipe au chef de projet global ;
- comité de pilotage : ces personnes soutiennent le projet en prodiguant des conseils ;
- expert métier : si aucun membre ne possède les compétences nécessaires, on peut faire appel à un expert métier ;
- autres acteurs : toutes les personnes qui ont un intérêt dans le projet (fournisseur, client, investisseur…).
Pour une organisation optimale il faut veiller à n’inclure que les personnes vraiment utiles dans l’équipe projet.
Les étapes de développement d’une équipe projet
Étape de formation
Aussi appelée phase de forming. Cette première étape est une étape d’orientation. C’est au début de la constitution de l’équipe, les collaborateurs cherchent à faire connaissance. Ils cherchent l’autorité et le leadership (d’où l’importance de bien choisir le chef de projet). Les interactions au cours de cette étape sont plutôt sociales. Le groupe apprend à se connaître et à échanger ensemble.
Étape de turbulences
Appelée storming, cette étape est l’une des plus difficiles à traverser. Les personnalités de chacun commencent à se découvrir, ce qui occasionne conflits et frictions. Une certaine compétition peut s’instaurer et des sous-groupes peuvent se créer. Notamment en cas de désaccord avec l’objectif ou la répartition des rôles. Pour mener à bien le projet, il est important de dépasser cette phase. Pour cela il ne faut pas ignorer les conflits. Au contraire, il faut y faire face afin de les résoudre. Si vous ne le faites pas, cela peut avoir des conséquences à long terme sur la réussite du projet.
Étape de normalisation
Ou phase de norming. Une fois les conflits résolus, une certaine unité de groupe émerge. Un sentiment de cohésion commence à apparaître, et les différences personnelles s’estompent au profit de l’ensemble. Les différents acteurs commencent à mieux coopérer et à travailler ensemble vers l’objectif commun. On note généralement une augmentation des performances. Mais attention, cet équilibre est encore fragile. Si des conflits surgissent, l’équipe peut retourner en phase de turbulences.
Étape de performance
On l’appelle aussi phase de performing. Lorsque l’on atteint cette étape, l’équipe projet est mature. Cela signifie que la coopération et le consensus entre les membres de l’équipe sont atteints. Des conflits ou problèmes peuvent encore émerger. Mais à la différence des autres étapes, cette fois, ils sont abordés de façon constructive. En effet, désormais l’équipe projet se focalise sur l’atteinte de l’objectif et la résolution des problèmes éventuels.
Étape de suspension
Dernière étape de développement, aussi appelée phase d’adjourning. Lorsque l’équipe atteint cette phase, cela signifie que la majorité des objectifs a été atteinte. L’équipe se concentre maintenant sur la réalisation des dernières tâches, et la documentation des résultats et des efforts fournis. Une fois cette étape terminée, l’équipe est dissoute. Les membres de l’équipe peuvent, si besoin, être assignés à de nouveaux projets. Dans ce cas, les étapes de développement recommencent depuis le début.
Les bonnes pratiques pour que votre équipe projet collabore bien
Choisir les bonnes personnes
Pour constituer une équipe projet efficace, il faut choisir les bonnes personnes. Nous l’avons vu, il y a plusieurs rôles au sein de l’équipe. Si certains sont essentiels, tous ne sont pas indispensables. Il est préférable d’avoir une équipe plus petite mais efficace, plutôt qu’une équipe nombreuse mais pas opérationnelle. Pour trouver les bonnes personnes, vous devez lister les compétences et critères nécessaires pour la réalisation du projet. Puis faites le tour de vos équipes afin de trouver les collaborateurs possédant ces compétences.
Avoir un plan clair et cohérent
Pour une gestion de projet simple et efficace, il faut un plan clair. Avant même de commencer le projet, vous devez définir clairement l’objectif et les indicateurs de réussite. Plus le plan est clair, plus il sera facile à suivre pour votre équipe.
Pour une organisation optimale, vous devez faire le point sur les éléments suivants lors du début du projet :
- le but du projet ;
- les objectifs du projet ;
- le calendrier de réalisation ;
- la portée du projet ;
- le budget.
Si ces éléments sont clairs pour votre équipe, alors il leur sera plus facile d’effectuer le travail.
Déterminer précisément les rôles et responsabilités
Nous l’avons vu une équipe projet est constituée de plusieurs rôles. Il est important de les définir clairement, ainsi que les responsabilités de chaque acteur, afin d’éviter toute confusion. Ainsi, tous les acteurs savent ce qu’ils ont à faire et le temps alloué pour le faire. Cela évite les risques de travail en double ou d’oubli de tâches.
De même, cela limite les risques de conflits et de frictions. Pour vous y retrouver, vous pouvez utiliser une matrice RACI. Cela permettra à l’ensemble des acteurs d’y voir plus clair.
Effectuer un suivi du projet par un logiciel de planification
Une fois les rôles établis, pour être efficace, le travail d’une équipe projet doit être bien organisé. Dotez vous d’un logiciel de planification de projet afin de suivre dans le temps les missions de chacun. Mettez le à jour au fil des des réalisations afin d’anticiper les retards ou ajustements nécessaires.
Mettre en place une bonne communication
Pour une collaboration efficace, il est essentiel d’avoir une bonne communication au sein de l’équipe. Pour cela il faut avoir une communication ouverte, c’est-à-dire transparente et ascendante. Vous devez également rester ouvert à tous les commentaires et retours (même négatifs). De même, il ne faut pas ignorer les conflits, mais au contraire, les affronter.
Reconnaître les efforts fournis
De nombreuses études ont montré que les employés qui reçoivent des retours régulièrement se montrent plus impliqués. Si vous voulez que votre équipe s’implique dans la réalisation de l’objectif, veillez à souligner les efforts accomplis. Il ne faut donc pas hésiter à célébrer les divers accomplissements (réussite d’un jalon, production d’un livrable…).
Donner des retours constructifs
Ce point est en lien avec le point précédent. Outre les retours positifs, les critiques constructives sont tout aussi importantes. En effet, pour aider l’équipe à s’améliorer sans cesse, il n’y a rien de mieux qu’un retour constructif.
Un retour constructif permet aux employés de développer leurs compétences et donc d’être meilleurs dans leurs rôles. Il est vrai que les critiques, même constructives, sont parfois dures à entendre. Il faut donc veiller à ce qu’elles soient claires, précises et exploitables.
Débriefer à postériori sur un post-mortem du projet
Ce n’est pas parce que le projet est réalisé que l’équipe doit s’arrêter là, au contraire. N’hésitez pas à organiser une réunion post-mortem afin que l’équipe fasse le point sur le déroulé du projet. Cela permet d’identifier les axes d’amélioration pour les projets futurs par exemple. Mais c’est aussi le moment de revenir sur les points positifs. Cela vous permettra d’améliorer votre gestion de projet.