Le cycle de vie d’un projet est un cadre qui permet de structurer et de gérer un projet de manière efficace. Et ce, en définissant les tâches à réaliser, les responsabilités à assumer, les livrables à produire et les résultats à atteindre à chaque étape du projet. Il permet également de mesurer la performance du projet, d’identifier et de gérer les risques, et de garantir la satisfaction des parties prenantes.
Que vous soyez gestionnaire de projet aguerri ou débutant, vous devez comprendre les différentes phases. C’est une condition sine qua non à la réussite de tout ce que vous allez entreprendre.
Quelles sont les différentes phases du cycle de vie d’un projet ? Comment bien le gérer ? Quels outils mettre en œuvre ? Quelle méthode de gestion de projet adopter ? Nous répondons à toutes vos questions.
Etape 1 : Phase de démarrage
La phase de démarrage, également appelée phase d’initiation ou avant projet, est le point de départ de tout projet, quel qu’il soit. Elle correspond à l’identification des besoins et des échéances du projet, à la définition de son périmètre et à l’élaboration du plan initial de sa conduite. Cette première phase ne doit pas être négligée puisque la réussite du projet en dépend. C’est elle qui permet de définir son cadre et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes des parties prenantes.
Les objectifs de la phase de démarrage
Les objectifs de la phase de démarrage sont les suivants :
- Définir le problème que le projet va résoudre ou l’opportunité à saisir (raison d’être du projet).
- Identifier les parties prenantes et leurs besoins.
- Déterminer les objectifs : on parle généralement d’objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels).
- Évaluer la faisabilité technique, financière et organisationnelle du projet.
- Choisir la méthode de gestion de projet à adopter.
- Définir les rôles des membres de l’équipe (chef de projet, etc.).
- Définir le périmètre du projet : qu’est-ce qui est inclus et qu’est-ce qui ne l’est pas ?
- Mettre en place un plan initial (initial, car peut évoluer au fil du temps) qui décrit les grandes phases, les activités, les livrables, les coûts estimés et les délais.
Les tâches clés à accomplir
Les tâches principales qu’il faut faire pendant la phase de démarrage d’un projet sont :
- L’analyse des besoins pour identifier le problème ou l’opportunité, les exigences des parties prenantes et les critères qui permettent d’évaluer la réussite du projet.
- L’étude de faisabilité pour évaluer les différentes options possibles pour répondre au besoin, en tenant compte des contraintes techniques, financières et organisationnelles.
- La rédaction d’un document appelé note de cadrage du projet. Celui-ci présente le contexte, les objectifs, le périmètre, la méthode, l’équipe, le plan initial, les risques… du projet.
- La validation de la note de cadrage du projet avec le commanditaire (le client) suivi de sa décision finale de lancement (GO) ou de non-lancement (NO GO) du projet.
Les pièges à éviter
Pour réussir la phase de démarrage d’un projet, il ne faut surtout pas :
- Négliger l’analyse des besoins et des parties prenantes. Cela peut conduire à un manque d’alignement entre les attentes et la réalisation du projet.
- Se précipiter et bâcler la planification sans avoir une vision suffisamment claire des objectifs et du périmètre du projet.
- Sous-évaluer la complexité et sous-estimer l’incertitude du projet.
- Sous-estimer les ressources nécessaires à la réalisation du projet : il vaut mieux qu’il y en ait trop que pas assez.
- Choisir une méthode de projet au hasard : elle peut ne pas être adaptée au contexte et aux spécificités du projet.
- Négliger la communication avec les parties prenantes, notamment lors de la définition du projet.
Etape 2 : Phase de planification
Une fois l’idée, l’opportunité et le besoin transformés en un projet structuré avec des objectifs précis, il faut planifier son exécution. C’est ce qu’il faut faire pendant la phase de planification projet. L’idée ici est d’établir un plan de projet détaillé qui identifie les tâches à réaliser, les ressources nécessaires, les délais et les coûts estimés. Il s’agira également de définir la stratégie et le mode opératoire du projet, de prévoir les risques et les mesures correctives assorties.
Les objectifs de la phase de planification
Voici les objectifs principaux de la phase de planification :
- Décomposer le projet en petites tâches faciles à gérer.
- Estimer la durée, le coût et les ressources nécessaires pour chaque tâche à réaliser.
- Ordonner ou agencer les tâches dans le temps en tenant compte des dépendances et des priorités (hiérarchisation).
- Établir le calendrier et le budget du projet.
- Identifier et analyser les risques potentiels du projet, définir des plans pour les éviter et/ou les atténuer.
- Déterminer les indicateurs de performance et les critères de validation du projet.
- Définir le plan de communication et de qualité du projet.
Les éléments clés d’un plan de projet
Par référence à ce qui a été dit précédemment, ci-dessous les éléments d’un plan de projet :
- Une liste des tâches : un inventaire exhaustif et précis des activités à réaliser pour mener à bien le projet.
- Un diagramme de Gantt : un outil visuel qui représente l’agencement ou le séquençage des tâches, des délais et des jalons du projet.
- Un budget : une estimation des coûts associés au projet en tenant compte des ressources matérielles, humaines et financières.
- Un plan de communication : un document qui définit les objectifs, les messages, les canaux, les destinataires et la fréquence de la communication interne et externe du projet. En gros, il explique comment les informations seront partagées entre les membres de l’équipe et les parties prenantes.
- Un plan de qualité : un document qui définit les procédures, les normes et les critères de qualité à respecter tout au long du projet. Et ce, pour garantir la qualité du projet et de ses livrables.
Les outils et techniques de planification
Ici-bas quelques de techniques pouvant être mises en œuvre au cours de la phase de planification :
- La méthode WBS ou Work Breakdown Structure : elle consiste à décomposer le projet en plusieurs sous-projets, puis en tâches et en sous-tâches. Ainsi de suite jusqu’à obtenir un niveau suffisant de détail.
- La méthode PERT ou Program Evaluation and Review Technique : elle permet d’estimer la durée optimiste, pessimiste et la plus probable de chaque tâche. Ce qui permet de calculer la durée moyenne pondérée du projet.
- La méthode CPM ou Critical Path Method : elle consiste à identifier le chemin critique du projet, c’est-à-dire la séquence de tâches qui détermine la durée minimale du projet. Si cette séquence prend du retard, l’ensemble du projet prend du retard.
- La méthode ABC ou Activity Based Costing : elle consiste à optimiser l’allocation des ressources en attribuant les coûts aux activités et non pas aux produits ou aux services.
- La méthode SWOT ou Strengths Weaknesses Opportunities Threats : elle consiste en une analyse interne (des forces et faiblesses) et externe (des opportunités et menaces) du projet afin d’en dégager les atouts et les axes d’amélioration.
En ce qui concerne les outils, ils dépendent des techniques adoptées et des préférences de l’équipe de projet mais la plupart des logiciels de planification s’adaptent à plusieurs méthodes de gestion de projet. En voici quelques exemples en rapport avec les techniques citées ci-dessus :
- Un logiciel de mind mapping comme XMind ou MindManager pour la méthode WBS.
- Un logiciel de gestion de projet comme MS Project ou Primavera pour la méthode PERT.
- Un logiciel de diagramme de réseau comme OpenProj ou GanttProject pour la méthode CPM.
- Un logiciel de comptabilité analytique de type SAP ou Oracle pour la méthode ABC.
- Un logiciel de présentation dans le genre PowerPoint ou Prézi pour les matrices SWOT.
Etape 3 : Phase d’exécution
La phase d’exécution est celle pendant laquelle le travail commence réellement et les livrables sont produits. C’est ici que le plan établi est mis en œuvre. La phase d’exécution est la plus visible et la plus concrète tant attendue par les parties prenantes. Elle dure plus longtemps et coûte plus cher (en temps, en ressources, en énergie) que les autres phases du projet.
Les objectifs de la phase d’exécution
Les principaux objectifs de la phase d’exécution sont :
- Réaliser les livrables du projet selon les spécifications, les délais et le budget définis dans le plan du projet.
- Coordonner et diriger l’équipe de projet et les prestataires ou collaborateurs externes.
- Assurer la qualité du projet et de ses livrables.
- Tenir les parties prenantes informées de l’avancement du projet et des éventuels problèmes rencontrés.
- Gérer les changements (d’origine interne ou externe) qui surviennent au cours de la réalisation du projet.
Les tâches clés à accomplir
Voici tout ce qu’il faut faire pendant la phase d’exécution du projet :
- Effectuer les tâches selon le diagramme de Gantt et respecter les jalons du projet.
- Contrôler la qualité des livrables en s’assurant qu’ils répondent bien aux exigences et normes prévues dans le plan de qualité.
- Livrer les livrables au client ou au commanditaire du projet pour obtenir leur validation.
- Former et accompagner les utilisateurs finaux (ceux pour qui le projet existe) des livrables.
- Résoudre les problèmes qui peuvent subvenir lors de l’exécution du projet en mettant en œuvre les plans d’action prévus dans le plan de gestion des risques.
- Gérer les demandes de modification de la part d’une équipe et mesurer leurs impacts sur le projet.
- Communiquer régulièrement avec les parties prenantes sur l’état du projet, les réalisations, les difficultés et les risques.
Les outils et techniques pour assurer une exécution réussie
Pour que le projet soit exécuté dans les meilleures conditions, il faut utiliser :
Des logiciels de gestion de projet
Les logiciels de gestion de projet sont les outils informatiques qui permettent de planifier, d’organiser, de suivre et de contrôler un projet. Ils facilitent la collaboration entre les membres de l’équipe de projet, la communication, la gestion des parties prenantes, la gestion des documents et des livrables, etc. Ils font gagner du temps et améliorent la productivité et l’efficacité.
Les séances créatives ou ateliers de travail
Il s’agit de techniques visant à stimuler la créativité et l’innovation au sein de l’équipe de projet. Les séances créatives peuvent prendre différentes formes : brainstorming, le mind mapping, le design thinking, etc.
La méthode de gestion de projet elle-même
C’est elle qui définit la valeur à livrer et la fréquence de livraison, la manière de s’adapter aux changements et modifications, le niveau d’implication du client et du commanditaire, la méthodologie de travail, etc.
Etape 4 : Phase de surveillance et de contrôle
La phase de surveillance et de contrôle est celle qui permet de s’assurer que le projet est sur la bonne voie. Elle est indissociable de la phase d’exécution, car elle permet d’identifier les écarts et les éventuels problèmes et erreurs à temps. Des ajustements peuvent ainsi être faits avant que la situation ne s’aggrave et que le projet ne s’éloigne trop des objectifs fixés.
Les objectifs de la phase de surveillance
La phase de surveillance consiste à :
- Contrôler la qualité du projet et de ses livrables.
- Suivre la progression du projet en tenant compte des coûts, des délais, de l’ensemble des livrables et des activités à réaliser.
- Identifier et analyser les écarts par rapport aux prévisions, les problèmes et les risques (il peut y en avoir à toutes les étapes) du projet.
- Mettre en place des mesures correctives et préventives pour minimiser et/ou éliminer les impacts négatifs des problèmes, risques, erreurs, modifications rencontrés.
- Communiquer les informations sur le statut du projet aux équipes : elles doivent savoir tout ce qui se passe pour éviter les mauvaises surprises.
Les indicateurs clés de performance (KPI)
Les KPI sont les mesures qui permettent d’évaluer le niveau d’atteinte des objectifs SMART du projet. Ils sont en adéquation avec les critères de succès du projet définis dans la phase de démarrage. Nous pouvons citer :
- Les KPI liés au coût (coût réel, coût prévisionnel, coût estimé à terminer, etc.) : ils renseignent sur le respect du budget du projet.
- Les KPI liés à l’échéancier (durée réelle, durée prévisionnelle, retard accumulé…) : ils donnent des informations sur le respect du planning du projet.
- Les KPI liés à la portée (le nombre de livrables réalisés, de changements acceptés ou rejetés, etc.) : ils donnent des informations sur le respect du périmètre du projet.
- Les KPI liés à la qualité (taux de satisfaction client, taux de conformité, taux de défaut, etc.) : ils évaluent le respect des normes et exigences prévues pour le projet, l’expérience client…
Les outils et techniques de surveillance et de contrôle
Voici une liste d’outils et de techniques utilisés et appliqués au cours de la phase de surveillance et de contrôle de la bonne exécution d’un projet :
- Le tableau de bord : un outil visuel qui donne une vision globale des informations clés sur le statut du projet. On peut y trouver les KPI, les risques, les actions à mener, les problèmes, etc.
- Les rapports d’avancement : un document présentant les informations détaillées sur la progression du projet. Ils font état des réalisations, des changements, des difficultés, des prévisions, des recommandations, etc.
- La gestion des risques : un processus qui consiste à identifier, analyser, évaluer et traiter les risques potentiels ou avérés pouvant affecter le projet.
- La gestion des changements : un processus qui consiste à traiter les demandes ou les besoins de modification survenant au cours de la réalisation du projet.
- La revue des livrables : vérification et validation des livrables produits. Il faut s’assurer de leur conformité aux exigences et aux normes définies dans le plan de qualité.
Etape 5 : Phase de clôture
Comme son nom l’indique, il s’agit de la dernière phase du cycle de vie du projet. Elle se caractérise par l’achèvement des activités de gestion du projet et l’évaluation de sa réussite par rapport aux objectifs fixés et aux exigences prévues. La phase de clôture est celle qui permet de tirer des leçons du projet, capitaliser les bonnes pratiques, célébrer les réalisations, etc.
Les objectifs de la phase de clôture
Les objectifs principaux sont :
- La vérification que tous les livrables du projet ont été livrés et validés par le commanditaire ou client du projet.
- L’archivage de la documentation du projet et des données de performance.
- La libération des ressources humaines, matérielles et financières affectées au projet.
- La réalisation d’un bilan du projet : identification de ses points forts et points faibles, des opportunités et menaces.
- Le recueil du feedback des équipes et la mesure de leur satisfaction.
- La communication des résultats et des enseignements du projet aux équipes.
- La célébration de la clôture du projet et la reconnaissance du travail de l’équipe de projet : très important, chacun mérite de se récompenser pour le travail ardu qu’il a fait et de célébrer sa réussite.
Les tâches à accomplir
Voici tout ce qu’il faut faire pendant la phase de clôture d’un projet :
- Rédiger un rapport final qui présente les objectifs, les livrables, les coûts, les délais, la qualité, les risques, les problèmes rencontrés, les changements opérés et les enseignements tirés.
- Organiser une réunion de clôture avec le commanditaire du projet pour présenter le rapport final et obtenir son accord pour clôturer le projet. C’est également le moment de connaître son avis, recueillir son feedback.
- Organiser une réunion avec l’équipe de projet pour faire le bilan du projet, partager les réussites, identifier les axes d’amélioration et capitaliser les bonnes pratiques.
- Mettre à jour la base de connaissances du projet avec les documents, les données, les outils et les méthodes utilisés et produits au cours de sa réalisation.
- Clôturer le budget et régler les factures restantes.
- Désaffecter et réaffecter les ressources humaines, matérielles et financières utilisées pour le projet.
- Remercier et féliciter les parties prenantes du projet.
- Organiser un évènement pour célébrer la fin officielle et la réussite du projet.
Les enseignements tirés et la documentation
Il est très important de tirer des leçons de l’expérience acquise lors de la conduite d’un projet. L’idée est d’identifier :
- Ce qui a bien fonctionné.
- Ce qui a mal fonctionné.
- Ce qu’il faut améliorer.
- Ce qui doit être banni.
- Ce qui peut être reproduit dans les projets à venir.
Ce sont les enseignements qui permettent de capitaliser le savoir-faire et d’optimiser les performances en évitant de commettre les mêmes erreurs. Pour ce qui est de la documentation, elle englobe tous les documents produits et utilisés tout au long du projet. Elle permet de :
- Garder une trace écrite du déroulement du projet.
- Faciliter la communication entre les parties prenantes.
- Justifier les décisions prises.
- Faciliter la transmission des informations utiles aux prochains projets.
Les méthodes de gestion de projet envisageables
La gestion de projets est un domaine en constante évolution. Il y a un certain nombre d’approches à envisager pour assurer sa réussite et il n’existe pas de méthode de gestion de projet universelle applicable à chaque fois. Il faut trouver la méthode qui s’adapte à ses besoins, ses contraintes et ses objectifs. Retrouvez quelques-unes des méthodes de gestion de projet les plus connues et appréciées dans les paragraphes ci-après.
La méthode Waterfall (en cascade)
La méthode Waterfall est l’une des méthodes traditionnelles les plus anciennes et les plus utilisées en gestion de projet.
Son principe est simple : le projet est divisé en phases séquentielles et linéaires, qui doivent être achevées avant de passer à la suivante. Les phases sont généralement : l’analyse, la conception, le développement, le test, la livraison et la maintenance. C’est une méthode adaptée aux projets simples, stables et prévisibles, dont les exigences sont clairement définies dès le départ et ne changent pas en cours de route.
La méthode Agile
La méthode Agile est une approche qui vise à accroître la flexibilité, la réactivité et la satisfaction du client dans la gestion de projet. Elle repose sur quatre valeurs fondamentales :
- Les individus ees outils.
- Un logiciel fonctionnel plutôt qu’une documentation exhaustive.
- La collaboration avec le client plutôt que la négociation contractuelle.
- L’adaptation au changement plutôt que le suivi d’un plan.
La méthode Agile regroupe plusieurs méthodes dérivées telles que Scrum, Kanban ou XP.
La méthode Scrum
La méthode Scrum est l’une des méthodes Agile les plus populaires et les plus utilisées en gestion de projet.
Son principe est le suivant : le projet est découpé en cycles courts appelés sprints, qui durent généralement entre deux et quatre semaines. À chaque sprint correspond un objectif à atteindre et un ensemble de tâches à réaliser par l’équipe de projet. À la fin de chaque sprint, un livrable fonctionnel est présenté au client pour recueillir son feedback et ajuster le plan si nécessaire. Cette méthode permet d’être plus réactif aux besoins du client et d’améliorer continuellement le produit.
La méthode Kanban
La méthode Kanban est une méthode qui permet de visualiser et de gérer les flux de travail d’une manière simple et efficace. Il fonctionne comme suit :
- Le projet est représenté par un tableau Kanban, sur lequel chaque tâche est symbolisée par une carte.
- Les cartes transitent d’une colonne à une autre selon leur état d’avancement.
- Les colonnes représentent généralement les étapes du processus de production, par exemple : à faire, en cours, en attente, terminé.
C’est une méthode qui permet de limiter le nombre de tâches en cours pour éviter la surcharge de travail et les goulots d’étranglement. Elle permet également d’adapter le flux de travail à la demande du client et d’améliorer continuellement le processus.
La méthode Lean
La méthode Lean est une approche qui vise à optimiser la valeur ajoutée du projet en éliminant tout ce qui est superflu ou gaspillant des ressources. Elle repose sur cinq principes :
- Définir la valeur selon le point de vue du client.
- Identifier le flux de valeur du projet.
- Rendre le flux continu sans interruption.
- Mettre en place un système tiré par la demande du client.
- Rechercher l’amélioration continue vers la perfection.
C’est une méthode qui permet de réduire les coûts, les délais et les défauts du projet.