Le cahier des charges : comment le réaliser ? 

Généralement appelé (CDC), un cahier des charges représente un élément clé dans toute entreprise. Qu’il soit sous n’importe quelle forme (pdf, word…), un cahier des charges permet de donner une vision claire à propos de l’ensemble des spécificités, des objectifs ainsi que des contraintes d’un projet, ce qui couronnera le projet de succès.

Dans ce contenu, nous allons donner une définition et révéler tous les secrets de la conception d’un cahier des charges.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ? 

Un cahier des charges est un document conçu lors de l’étape du cadrage d’un projet. Ce document, assimilé à un guide, permet de définir avec précisions toutes les étapes qui se rapportent au succès d’un projet. Notamment : les besoins recensés, les objectifs escomptés, les contraintes rencontrées, les fonctionnalités attendues ainsi que les délais prévus et le budget prévisionnel.

En gros, ce contenu permet d’établir une planification détaillée et un pilotage du projet efficace.

Pour une vision plus claire, un cahier des charges assure les fonctionnalités suivantes :

  • Déterminer les objectifs escomptés.
  • Définir les besoins priorités du projet.
  • Estimer le budget à allouer et les délais prévus pour garantir la réussite du projet.
  • Élaborer un plan de charge qui permettra de piloter la gestion de ses ressources
  • Amener l’ensemble des parties prenantes à émettre des conseils efficaces. 

Par ailleurs, considéré comme une référence du contrat, le cahier des charges se révèle un modèle primordial qui protège les deux parties essentielles de tout projet. À savoir : le maître d’ouvrage et le maître d’œuvre. 

D’une part, le cahier des charges permet au maître d’ouvrage de s’assurer que la livraison répondra bel et bien à ses attentes expliquées. D’autre part, ce document permet au maître d’œuvre de bien conduire le projet et de répondre parfaitement aux attentes du prestataire.

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À qui s’adresse un cahier des charges ? 

Un cahier des charges s’adresse, dans un premier temps, aux différents collaborateurs internes de l’entreprise. Ce document permet à l’ensemble de l’équipe projet d’assimiler les spécifiés du projet, de bien saisir les objectifs attendus, ce qui les mène à bien réaliser leurs missions, en allant droit vers le but escompté.

Il faut noter que l’implication de ces derniers pourrait être fructueuse, en termes d’idées et ajouts, étant donné qu’ils pourraient mentionner des éléments qui ont été oubliés. Dans ce même sens, lors de la communication durant ces réunions, les membres de l’équipe pourraient suggérer des idées innovantes.

Par ailleurs, le cahier des charges est également adressé à un périmètre externe. En d’autres mots, cette solution est aussi conçue pour être partagée avec différents destinataires, notamment : les partenaires, les prestataires, les fournisseurs et les clients.

Dans ce même sens, nous pouvons citer, à titre d’exemple, les agences spécialisées dans le domaine du web, les agences de communication, les entreprises de services du numérique (ESN), ainsi que les éditeurs de solutions.

En effet, ce document pourrait servir comme une base, susceptible de connaître des améliorations qui doivent être validées par l’ensemble des membres de l’équipe projet, pour la réussite de ce projet.

En outre, ce modèle de guide peut également représenter un support contractuel, lorsqu’il est mobilisé pour définir les différents critères de sélection lors d’un appel d’offres.

En guise de conclusion de cette partie, la manière de présenter le cahier des charges et de le rédiger dépend fortement du destinataire qui va le recevoir.

Qui doit réaliser un cahier des charges ? 

Généralement, la mission de rédaction du cahier des charges est assignée au chef de projet

Toutefois, il faut noter que le maître d’ouvrage du projet est appelé à spécifier les besoins attendus. De même que les objectifs qu’il faut réaliser pour mener à bien le projet et le réussir.

Les différents types de cahier des charges 

Cahier des charges fonctionnel

Ce type de cahier des charges tient à préciser les principaux contours d’un projet. En effet, le cahier des charges fonctionnel permet de préciser les besoins sur lesquels le futur produit devra reposer, en termes de fonctionnalités, tout en répondant aux attentes du maître d’ouvrage. 

En d’autres termes, il s’agit d’une sorte de structure du projet qui met en avant les informations primordiales. Notamment : les contraintes techniques, les normes à respecter, les délais à ne pas dépasser, le service à assurer…

Ce type de cahier des charges peut être exploité comme une base, lors de la conception du cahier des charges techniques au cahier des charges techniques, étant donné qu’il comporte l’ensemble des informations nécessaires, que ce soir sur le plan des besoins fonctionnels ou les exigences techniques.

Cahier des charges technique

Comme son nom l’indique, le cahier des charges techniques s’intéresse à l’ensemble des facettes techniques du projet.

Il repose principalement sur le périmètre technique, les outils à mobiliser ainsi que leurs versions, sans oublier de s’intéresser également à la faisabilité du projet en termes de durée accordée et aux contraintes sécuritaires.

En effet, il s’agit de mettre en place les différentes contraintes et exigences du projet, du point de vue technique, en se focalisant essentiellement sur les éléments suivants : 

  • L’environnement technique.
  • La faisabilité du projet.
  • Les contraintes matérielles, environnementales, économiques, industrielles…

Comment réaliser un cahier des charges : ce qu’il doit contenir 

Présentation du projet et contexte

Comme c’est le cas de tout projet entrepris, une présentation du projet et du contexte s’avère primordiale.

En effet, il s’agit de décrire l’entreprise qui a demandé le service, en vue d’avoir une idée détaillée à propos du client, surtout lors de l’intervention des parties externes, en vue de les amener à mieux identifier les attentes de ce dernier.

Pour ce qui est de la présentation du projet, voici les éléments essentiels à citer :

  • Le secteur d’activité.
  • Les services / produits phares assurés.
  • Sa vision à court / moyen et long terme.

Par ailleurs, en ce qui concerne le contexte, il est impératif de s’intéresser aux éléments suivants :

  • Les besoins auxquels il faut répondre.
  • Les enjeux rencontrés.

Besoins et contraintes du projet

Une expression claire des attentes est le gage d’une meilleure collaboration au sein de toute l’équipe. L’identification des contraintes du projet et des besoins sont des étapes essentielles de la gestion de projet. Y compris en termes d’accompagnement et d’implication des différentes parties prenantes.

Dans ce même sens, vous pouvez vous référer aux exemples suivants qui expriment des besoins : 

  • Prise en charge du service de SAV.
  • Réalisation du métré.
  • Conception d’un outil final.

Comme tout projet, celui sur lequel vous travaillez est susceptible de rencontrer des problèmes, qu’il faut partager avec les parties prenantes le plus tôt possible, en vue de résoudre ces problèmes, en prenant les bonnes décisions.

Ci-dessous, des exemples que pouvez rencontrer, selon votre domaine :

  • Le respect de la charte graphique.
  • Le blocage de la part du système d’exploitation.
  • Le besoin de recherche de nouvelles fonctionnalités.

Ressources

Qu’elles soient matérielles ou humaines, la mobilisation des ressources adaptées représente un élément clé et décisif de la réussite de tout projet.  

Ainsi, il est impératif de mentionner dans le cahier des charges l’ensemble des ressources humaines et matérielles indispensables à la création du projet avec succès.

Délais

Il s’agit de préciser les délais de la réalisation de chaque étape du projet. Ainsi, il est question d’être réaliste le maximum possible, en vue d’éviter de s’exposer à deux cas :

  • La remise d’un travail de dernière minute.
  • La remise du travail en retard.

Si vous avez affaire à un projet complexe, n’hésitez pas à proposer des jalons, qui comprennent des livrables au fur et à mesure du travail, en mobilisant un planning sous forme de diagramme de Gantt.

Des logiciels de planning permettent de vous aider à planifier ces étapes et les suivre dans la durée.

Besoins financiers & budget

Veuillez à ne pas sous-estimer cette étape primordiale ! 

La fixation d’un budget au départ s’avère incontournable, étant donné qu’elle offre une vision à propos des potentiels prestataires auxquels il faut faire appel pour la création de leurs devis et donc, la réalisation des tâches.

Par ailleurs, n’oubliez pas d’englober l’ensemble des étapes qui contribueront à la réussite du projet sur le long terme, notamment : l’évolutivité d’un site web ou le coût d’un logiciel de gestion de projet en ligne.

Résultats désirés

Il s’agit de mentionner les différentes attentes exprimées par le prestataire lors de sa demande. Ainsi, les résultats du service / produit attendu doivent être clairement explicités et détaillées, pour une bonne compréhension de la livrable par l’ensemble des membres de l’équipe projet. 

FAQ – Cahier des charges

Quelles sont les qualités requises dans un cahier des charges ? 

Pour répondre à son objectif ultime qui est de donner une vision claire de l’ensemble des spécificités, des objectifs ainsi que des contraintes d’un projet, nous allons vous présenter les principales qualités requises dans un cahier des charges.

La détermination des différentes contraintes de la réalisation du projet
Il s’agit de préciser la durée nécessaire à la création du projet, le budget prévu, l’avancement du planning, ainsi qu’un contrat du point de vue juridique.

La description de la demande exacte du client :
Dans un premier temps, il s’agit de bien comprendre la demande du client, en vue de la décrire exactement dans le cahier des charges. Cette étape est très importante car elle permet de guider l’ensemble des parties prenantes vers le but du projet.

Identifier les collaborateurs concernés :
Il s’agit de désigner le personnel apte à la mise en œuvre du projet et à sa création. Par ailleurs, il faut noter que le besoin de prestataire peut être détecté.

Quelles entreprises doivent avoir un cahier des charges ?  

En vue d’atteindre ses objectifs escomptés, toute entreprise ou agence doit disposer d’un cahier des charges. En dépit de son secteur d’activité, de sa taille, de ses clients, c’est un élément clé de la gestion de projets.

Ce constat n’est pas dû à un simple hasard. Étant donné que le cahier des charges fonctionnel ou technique offre une panoplie de fonctionnalités indispensables à une bonne réalisation du projet, en encadrant ce dernier depuis le début jusqu’à sa livraison.

En guise de conclusion, quel que soit le type d’entreprise, qu’elle travaille en interne ou en externe, pour des appels d’offres ou des marchés publics, le cahier des charges représente un élément clé, décisif et essentiel qui contribue à sa réussite ainsi qu’à son succès.