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Construire un planning de prospection commerciale en 8 étapes

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En B2B, comme en B2C, la prospection est une étape incontournable pour toute stratégie commerciale. Enrichir son fichier client et augmenter les ventes de son entreprise implique le suivi rigoureux d’un planning de prospection. On peut également l’appeler plan de prospection.

De la définition des objectifs à la mesure de sa performance, découvrez dans le détail les différentes étapes à suivre pour créer un plan de prospection.

Étape 1 : Planning de prospection commerciale : en premier lieu, définir ses objectifs

Pour optimiser au mieux les moyens nécessaires à la prospection de nouveaux clients, il est nécessaire d’établir ses objectifs de prospection.

Définir ses objectifs

La première étape du planning de prospection commerciale consiste de fait à préciser les différentes stratégies en fonction des résultats escomptés.

Une fois déterminé le segment de votre clientèle dont vous souhaitez voir le CA augmenter, fixez les objectifs globaux :

  • Fidélisation des clients existants ;
  • Nombre de prospects qualifiés recherchés ;
  • Actions à mener sur une zone géographique définie ;
  • Cibler une tranche d’âge particulière ;
  • Pourcentage de conversions clients attendu ;
  • Budget alloué.

Au niveau opérationnel, au sein de l’entreprise, définissez les objectifs et actions propres aux commerciaux :

  • Les dates de début et de fin du planning de prospection ;
  • Le CA à réaliser ;
  • Le nombre de lieds par commercial(e) ;
  • Le nombre de déplacements à prévoir ;
  • Le nombre d’appels ;
  • Le nombre de rendez-vous fixés, effectués ;
  • Les actions liées au social selling ;
  • Le développement de l’inbound marketing.

Pour bénéficier d’une campagne réussie (taux de conversion élevé), les objectifs et actions doivent donc être clairement établis. Ils dépendent de la cible de la campagne.

Étape 2 : Bien définir sa cible

La cible, ou « buyer persona », est le profil type du client idéal pour l’entreprise. Définir au mieux les buyer personas, c’est optimiser la stratégie de inbound marketing d’une entreprise.

Bien définir sa cible

C’est-à-dire favoriser la croissance grâce au développement et au suivi de relations personnalisées et durables avec les clients et prospects.

Afin de prospecter de façon efficace et d’améliorer les performances commerciales, il est nécessaire de s’adresser aux bonnes personnes. Par exemple, en proposant des équipements pour le jardin à des personnes vivant en appartement, vous ne répondrez pas à leur besoin.

Vous n’effectuez pas de ventes, vous vous décrédibilisez et vous faites les beaux jours de vos concurrents.

Deux profils se dégagent : le buyer persona B2B et le buyer persona B2C. Si les deux ont des champs communs, ils diffèrent cependant sur certains points.

En effet, la cible B2C sera plus sur l’émotion. Tandis que le buyer persona B2B relève du processus décisionnel au sein d’entreprise.

En fonction des différents produits ou services vendus, définir les bonnes cibles, c’est l’assurance d’obtenir des prospects qualifiés.

Voici pour exemples ce qui peut constituer les caractéristiques d’un buyer persona :

  • La situation géographique ;
  • Le sexe ;  
  • L’âge ;
  • La profession ;  
  • Les loisirs ;  
  • Le secteur d’activité ; 
  • La situation familiale ; 
  • Les revenus ;
  • etc.

Et plus particulièrement en B2B :

  • Son rôle de l’entreprise ;
  • Son niveau d’étude, écoles fréquentées ;
  • Ses objectifs ;
  • Ses ambitions ;
  • Ses besoins ;
  • etc.

Étape 3 : Créer un fichier de prospection pour la qualification des leads

Remplir un formulaire ou s’inscrire à une newsletter sont les manifestations d’un intérêt pour un produit ou un service. On caractérise cette première prise de contact de « lead ». Ainsi, l’entrée dans le tunnel de vente (processus de vente) est la première étape d’un processus conduisant à l’achat.

Qualification des leads

Il est de fait impératif de réaliser une qualification de leads. Pour ce faire, la création d’une fiche de prospection, appelée également fiche prospect, est à la base de la procédure.

Cet outil de prospection regroupe tous les renseignements détenus par l’entreprise sur les prospects et les leads. Ce modèle permet de suivre leurs parcours dans l’entonnoir des ventes, qu’il s’agisse d’anciens ou de nouveaux prospects.

Un fichier de prospection riche de données et mis à jour périodiquement optimise nettement les chances de voir les prospects devenir des clients.

Il permet de lister les clients susceptibles d’être sensibles à une offre et d’organiser les différentes actions commerciales. La qualité des informations, de leur source, est primordiale.

Payants ou gratuits, les logiciels CRM (Customer Relationship Management) fournissent la meilleure solution. Voici quelques exemples de services offerts par un logiciel de prospection tel qu’un logiciel de gestion de la relation client :

  • Création de fiches ;
  • Marketing automation ;
  • Recherches avancées ;
  • Personnalisation de champs supplémentaires ;
  • Partage de contacts ;
  • Gestion des devis ;
  • Liens avec réseaux sociaux ;
  • etc.

Étape 4 : Définir les canaux de communication pour ses campagnes

Une fois les buyer personas établis et la fiche prospect créée, reste à définir les canaux de communication. Les canaux de communication, afin d’être le plus impactant possible, doivent être choisis avec soin.

Canaux de communication

En effet, les spécificités de chaque canal seront plus ou moins adaptées selon les objectifs et les cibles visées. Les principaux canaux de communication sont :

  • Le site internet de l’entreprise, le blog : vitrine de l’entreprise sur le web, la publication de contenus de qualité sur le blog participe au référencement naturel (SEO) du site ;
  • La campagne e-mailing : pour être efficace, il doit viser la bonne cible et être expédié en quantité suffisante (1 sur 5 sera ouvert) ;
  • Les réseaux sociaux (social selling) : sélectionner le réseau ajusté au message (Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, etc.)  ;
  • Les médias (presse, radio, télévision, affichage) : annonce gratuite (article journaliste présentant un produit original, nouveauté bio, engagements de l’entreprise, etc.), ou payante ( publicité) ;
  • Les supports papier (print) : sous forme de dossier de presse, de catalogues ou de book numérique ;
  • Les salons et les foires : mise en contact direct avec des visiteurs à la recherche d’informations et de solutions.

Étape 5 : Définir son argumentaire commercial

L’argumentaire commercial doit être pertinent et approprié aux prospects ciblés. Il passe par la création d’un script qui retranscrit le contenu à diffuser lors de la prise de contact.

L’élaboration de l’argumentaire de vente doit être ajustée aux canaux de communication retenus par l’entreprise.

Argumentaire commercial

En effet, si la communication choisie doit être commune aux produits et services de l’entreprise, sa forme doit être appropriée. En effet, un démarchage téléphonique, un emailing ou une communication par les réseaux sociaux nécessitent un phrasé différent.

Cependant, si l’argumentaire commercial doit être commun et adapté au support, il doit intégrer à minima plusieurs critères incontournables :

  • Mettre en valeur vos produits et vos services : qui mieux que vous pour le démontrer et susciter l’envie de vos prospects ;
  • Proposer des questions ouvertes : permet d’engager la conversation, de montrer de l’intérêt à son interlocuteur(trice) ;
  • Savoir anticiper les réactions des leads : les informations contenues dans le fichier de prospection vous aident à préparer les réponses aux interrogations de votre prospect. La présentation de solutions renforce votre expertise et la confiance inspirée ;
  • Adapter son discours : quel que soit le modèle utilisé, ajuster vos arguments selon vos prospects, que ce soit en B2B ou B2C. 

Étape 6 : Établir un délai pour ses objectifs

La mise en marche d’un plan de prospection commerciale nécessite qu’il soit structuré dans un planning détaillé. Excel ou des outils planification de projet disponibles en ligne comme Trello ou encore Google Sheets sont parfaitement adaptés.

Établir un délai pour ses objectifs

Une campagne de prospection doit être encadrée par une date de lancement et une date de fin. Donner à l’équipe commerciale une échéance permet d’anticiper des modifications et d’agir sur l’offre commerciale si besoin.

Ainsi, si l’objectif est atteint trop rapidement ou que les résultats sont trop faibles, elle justifiera de le réévaluer.

De plus, la détermination d’une date butoir affiche clairement la mise en œuvre de chaque action à réaliser. Ce travail préparatoire offre de mettre en exergue le potentiel et les faiblesses d’une entreprise.

La date de fin d’une campagne de prospection établit de fait le délai d’exécution qui lui est imparti. Ce dernier doit être calculé selon les objectifs commerciaux fixés.

Il ne doit être ni trop court, ni trop long. En effet, un délai sous-estimé ne permettra pas d’atteindre les objectifs et provoquera un sentiment d’échec et de frustration.

Tandis qu’une durée trop longue nuira aux performances de l’équipe commerciale de par la lassitude qu’elle générera.

Étape 7 : La mise en place d’un suivi personnalisé

Le délai fixé pour vos objectifs a été atteint, vous connaissez dès lors les résultats acquis par la technique de vente élaborée. Que la performance de la prospection soit positive ou non, une nouvelle étape s’annonce : le suivi personnalisé.

En effet, quels que soient les résultats remportés par l’entonnoir de prospection, une nouvelle étape de la vente se présente. La mission de prospection a abouti à intégrer dans votre base de données de nouveaux leads et de nouveaux clients.

suivi personnalisé

Afin de poursuivre une relation commerciale et ne pas risquer de perdre ces nouveaux contacts, priorisez la relation client. Informez vos leads de l’actualité de votre entreprise, des récents services mis en place, de promotions orientées sur leurs préférences.

Pour maintenir le contact avec un nouveau client, adressez-lui un email individualisé et effectuez des comptes rendus de ces échanges.

L’occasion, par le biais d’une question ouverte, de lui demander s’il est satisfait de son achat ou des services obtenus. Un suivi relationnel qui démarque votre entreprise tout en favorisant un climat de confiance.

Étape 8 : Mesure de la performance de la prospection

La mesure de la performance de la prospection, en regard des objectifs initiaux, est une étape clé. Pour l’estimer au mieux, il est nécessaire de déterminer à l’avance les indicateurs à suivre.

Apprécier l’accomplissement de votre procédure de prospection vous permettra d’optimiser les prochaines campagnes de votre équipe commerciale. Indispensable pour rentabiliser le retour sur investissement de l’entreprise.

Mesure de la performance de la prospection

Ainsi, pour évaluer la performance de la prospection, il vous faut isoler des indicateurs qui sont pertinents :

  • le chiffre d’affaires obtenu par la prospection commerciale ;
  • le coût d’acquisition client (coût investissement marketing et commercial divisé par nombre de clients acquis) :
  • le taux de transformation (nombre de ventes divisé par nombre de prospects) ;
  • le taux de conversion (nombre de clients divisés par nombre de visiteurs)
  • la rentabilité de la prospection (CA généré, temps et coûts consacrés au projet) ;
  • le nombre de nouveaux clients enregistrés ;
  • la satisfaction client (valeur vie client) ;
  • la part de marché réalisée.

L’important est de sélectionner des indicateurs de performance qui soient déclencheurs d’alerte et non de multiplier un trop grand nombre de KPIs marketing. Privilégiez une analyse rapide et précise plutôt que de suivre trop d’indicateurs et de risquer de vous y perdre.

FAQ – Plan de prospection commerciale

Après avoir présenté les étapes d’un plan de prospection commerciale, intéressons-nous aux questions les plus posées sur le sujet.

Pourquoi faire un planning de prospection commerciale ?

Le planning de prospection réunit toutes les étapes et les actions commerciales nécessaires à l’atteinte d’un objectif donné. Il regroupe l’intégralité du déroulement du plan de prospection commerciale d’une entreprise pour une étape de la vente réussie :
• la base de données des prospects ;
• le script commercial ;
• le planning de prospection ;
• le résultat des ventes ;
• le suivi d’après-vente.
Le planning de prospection détermine en amont les moyens, les actions et les méthodes des différentes actions commerciales à mettre en place. Un procédé puissant pour cibler au mieux les prospects visés et optimiser l’acquisition de nouveaux clients.

Quels sont les objectifs de la prospection commerciale ?  

Parce que la fidélisation client représente un coût bien moins élevé que l’acquisition client (CAC), la prospection commerciale est primordiale.
Pour parvenir à sa finalité, à savoir l’augmentation du chiffre d’affaires, l’un de ses objectifs est l’acquisition de nouveaux clients. Un autre est de compenser la perte de clients sur une période définie.
Grâce à un plan d’action défini par le plan de prospection commerciale, les équipes gagnent en efficacité. L’objectif étant de qualifier les prospects et les convertir.
Les contacts clients passent ainsi par le tunnel de vente défini afin de concrétiser les ventes et générer des revenus.

Quelles sont les différentes techniques de prospection commerciale ?

Pour satisfaire aux objectifs de la prospection commerciale, les commerciaux ont le choix entre différents canaux pour faire de la prospection :
• le téléphone ;
• l’emailing ;
• les réseaux sociaux ;
• la prospection terrain ;
• les salons professionnels et les foires ;
• les SMS ;
• la publicité ;
• le courrier ;
• les médias.

Les techniques de prospection représentent des contraintes et des coûts très variables selon la méthode choisie. Il est de fait nécessaire de bien définir laquelle ou lesquelles seront les mieux adaptées pour toucher la cible désignée.

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