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Comment créer un fichier de prospection commerciale ?

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La prospection est une étape cruciale dans la vie d’une entreprise. C’est elle qui permet de chercher de nouveaux clients et garantit sa rentabilité et sa prospérité. Elle n’est donc pas à prendre à la légère.

Prospecter ne signifie pas contacter n’importe qui pour essayer de le ou la convertir en client. Il faut avoir une bonne stratégie commerciale et s’appuyer sur une base de données fiable et ciblée pour obtenir des résultats appréciables.

L’instrument clé à mettre en œuvre à cet effet est le fichier de prospection. De quoi s’agit-il ? Que contient-il, pourquoi l’utiliser et comment l’établir ? Optimisez vos chances de conversion commerciale. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le fichier prospection dans ce guide et les conseils pour le construire.

Qu’est-ce qu’un fichier de prospection commerciale ?

Le fichier de prospection : définition

Le fichier de prospection commerciale B2B ou B2C est une liste de clients potentiels des produits ou services proposés par une entreprise.

fichier de prospection client

Il répertorie des informations relativement générales sur des contacts qui ne sont pas encore passés à l’achat, mais qui sont susceptibles de le faire au fil du temps.

Cette probabilité de passage à l’action est évaluée à l’aide de critères de qualification. Et l’évaluation en question se fait à court, à moyen et à long terme.

En quoi diffère-t-il des autres fichiers ?

Le fichier de prospection est à différencier du fichier client et de la fiche prospect :

Le fichier client 

Un fichier client est une liste des clients actuels ou passés de l’entreprise. Les commerciaux connaissent déjà leurs préférences, leurs possibilités financières, leurs besoins, leurs habitudes d’achat, etc. Ce qui n’est pas le cas avec les prospects. Ils sont encore à découvrir et il n’est pas garantit que vous les signez tous !

La fiche prospect 

Alors que le fichier de prospection contient des informations concernant plusieurs prospects, la fiche prospect est pour ca part une vue exhaustive des informations que vous possédez sur un seul prospect. Elle est généralement utilisée pour consulter, créer ou modifier les informations du fichiers de prospection pour un prospect donné.

Pourquoi créer un fichier de prospection ?

Le fichier prospection est l’outil de base sur lequel les équipes commerciales se réfèrent lorsqu’elles prospectent.

Cette base de données leur permet d’établir un plan de prospection commerciale efficace et performant. Il leur fournit toutes les informations dont elles ont besoin pour gérer de manière optimale leurs actions marketing et commerciales. In fine, l’objectif est d’augmenter ses ventes ou son chiffre d’affaires.

Un plus pour les commerciaux

Grâce au fichier de prospection, les commerciaux savent exactement à quelle étape le prospect se trouve dans le processus de vente ou le parcours d’achat de l’entreprise. Est-il est prêt à passer à l’acte ou faut-il encore l’éduquer (lead nurturing) ?

Le commercial peut ainsi orienter son discours ou ajuster son approche selon le cas. Et plus important, le commercial peut concentrer ses efforts sur les opportunités de vente qui sont les plus susceptibles d’aboutir et de créer de la valeur pour l’entreprise.

Une base de données solide de contacts et prospects

La notion de qualification est, par ailleurs, très relative aux contexte d’une société donnée et au produit pour lequel vous allez prospecter. Un fichier de prospection qualifié pour une entreprise donnée n’est pas forcément qualifié pour une autre même si les activités sont très similaires.

Attention ! Pour réussir, ne vous contentez pas d’acquérir un fichier lambda en libre circulation. Outre les problématiques de RGPD vous risquez de vous user sur un fichier qui s’éloignera de votre cible. Il est donc préférable de constituer vous même votre fichier de prospection ou de vous faire aider sur la base d’un ciblage cohérent par rapport à votre activité.

Quels éléments doivent figurer dans le fichier de prospection ?

Le contenu d’un fichier de prospection n’est pas le même pour toutes les entreprises. Certaines informations restent toutefois constantes pour disposer de fichiers de qualité :

  • Nom et prénom(s) ;
  • Adresse email professionnelle ;
  • Numéros de téléphone ;
  • Nom de l’entreprise au sein de laquelle le prospect travaille ;
  • Adresse url du site internet de l’entreprise si elle en a ;
  • Localisation géographique et adresse postale.

Selon les besoins, il peut y avoir des renseignements concernant le profil du prospect sur les différents réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Twitter…), ses centres d’intérêt, etc.

L’objectif est de rassembler toutes les informations utiles et pertinentes qui peuvent aider les commerciaux à faire avancer les prospects dans le parcours d’achat de l’entreprise.

Quels sont les prérequis à la constitution d’un tel fichier ?

Pour établir un fichier de prospection exploitable et pertinent, il faut :

  • choisir le bon outil pour stocker son fichier de prospection
  • définir son buyer persona
  • mettre en place une bonne stratégie de prospection

Choisir un logiciel adapté pour votre fichier de prospection

Il peut être tentant au début de se contenter d’une simple feuille Excel mais vous trouverez vite des limites à ce choix. En effet, ce n’est pas adapté à l’utilisation par plusieurs personnes en même temps (fichier verrouillé à l’écriture par un utilisateur en même temps). Par ailleurs, la protection des données est mal assurée contre les erreurs de manipulation qui peuvent altérer la fiabilité des données du fichier, ou même le vol du fichier par un salarié qui quitte l’entreprise.

Il est donc recommandé de choisir un logiciel CRM adapté à la taille et aux besoins de votre entreprise pour stocker et gérer un fichier de prospection.

Pour les TPE et PME, un logiciel CRM comme Teamleader Focus vous permettra de centraliser les informations sur les prospects, et de les enrichir avec des données externes sur les entreprises que vous souhaitez contacter (exemple de fiche prospect ci dessous).

Le logiciel CRM permettra également de suivre l’évolution des opportunités de vente, d’attribuer des tâches aux membres de l’équipe commerciale et de générer des rapports pour évaluer l’efficacité des actions de prospection. Cela protège aussi vos données contre l’altération de masse ou le vol grâce à une politique de gestion de droits et une sauvegarde des données.

Définir son persona ou Ideal Customer Profil (ICP)

Le persona ou Ideal Customer Profil (ICP) est le profil du client idéal de l’entreprise. C’est celui pour lequel l’offre de l’entreprise est faite. Il est celui que l’entreprise désire conquérir.

La définition du persona doit être aussi précise que possible et en adéquation avec les objectifs du moment de l’entreprise. Ses caractéristiques peuvent donc évoluer au fil du temps pour affiner la stratégie marketing et commerciale.

Dans le cas des échanges BtoB, par exemple, il faut avoir des informations concernant les structures cibles. Quels sont leur secteur d’activité, leur zone géographique, leur taille, etc. ?

définir le persona buyer idéal

Dans le cas des échanges B2C, quant à eux, il faut avoir les données géographiques, les caractéristiques sociales, les traits de caractère (psychologue), les habitudes comportementales, les problématiques, etc. Plus les renseignements à disposition sont précis et complets, plus les chances de conversion seront élevées.

A noter : gardez toujours en tête qu’il n’y a pas qu’un seul persona, il peut y en avoir plusieurs surtout si l’offre proposée est complexe et large. Prévoyez-en donc toujours 4 à 6 pour ne pas passer à côté de certaines opportunités d’affaires.

Souvenez-vous aussi que plus de 90 % de la réussite des actions marketing et commerciales menées dépend de la cible. Plus elle est qualifiée et plus la probabilité d’atteinte des résultats escomptés va augmenter.

Stratégie de prospection  

C’est la stratégie ou le planning de prospection qui définit la direction à suivre et ce qu’il faut faire pendant la phase de prospection. C’est également elle qui apporte des précisions quant à ce qui doit figurer ou non dans le contenu du fichier de prospection client.

Si, par exemple, vous prévoyez de communiquer sur un réseau social en particulier parce que vous y êtes très actif ou parce que la plupart de vos cibles y sont très actives, vous devez avoir des informations concernant leur profil sur le réseau social en question dans votre fichier de prospection client.

Si ce n’est pas le cas, comment allez-vous procéder ? Même chose si vous prévoyez de prospecter par téléphone ou par email. Vous devez avoir le numéro de téléphone et l’adresse électronique de vos potentiels clients.

Quelles sont les 7 techniques pour construire son fichier de prospection client ?

Après avoir défini la clientèle cible et la stratégie de prospection, vous pouvez passer à l’élaboration proprement dite du fichier de prospection client. Retrouvez ci-dessous les différentes options et techniques qui s’offrent à vous pour ce faire.

1. Jouer sur son réseau

Le moyen le plus simple, le plus rapide et le moins onéreux pour se constituer une base de données de prospects qualifiés est de faire jouer son réseau.

utiliser réseau pour créer un fichier de prospection

Communiquez auprès de vos amis, vos collègues (anciens et actuels), votre famille… pour voir s’ils sont intéressés par vos offres. S’ils vous font part de leur intérêt, ils seront les premiers contacts sur votre fichier de prospection

Au fil du temps, lorsqu’ils seront devenus des clients fidèles de votre entreprise, ils vous aideront à renflouer cette liste. Ils deviendront des ambassadeurs de vos produits et services. Ils vous recommanderont à leur réseau. Leurs connaissances, amis, collègues, etc. viendront à leur tour enrichir votre fichier de prospection et ainsi de suite.

2. Utiliser la base SIRENE

Le recours à la base SIRENE est très efficace lorsque vous voulez créer une base de contacts à des fins d’échanges commerciaux BtoB.

La base SIRENE est la base de données de l’Insee, elle est plus que qualifiée puisqu’il s’agit d’un fichier gouvernemental. Elle répertorie toutes les entreprises en activité établies en France. Avec elle, vous pouvez effectuer une recherche très ciblée et très précise des entreprises que vous cherchez : zone géographique, taille, chiffre d’affaires, secteur d’activité, code APE, etc.

Une fois les entreprises sélectionnées, allez sur LinkedIn et tapez le nom des entreprises en question pour découvrir toutes les personnes qui y travaillent. Il ne vous reste plus qu’à choisir la personne qui correspond le mieux à votre buyer persona et à le contacter.

En activant la fonction qui fait que LinkedIn vous propose des profils similaires lorsque vous visitez un profil, vous gagnerez du temps. Vous pourrez, en effet, identifier plusieurs cibles en une seule recherche.

3. Le social selling

Le social selling est la technique qui consiste à prospecter et à générer des leads via les réseaux sociaux. On l’utilise surtout sur LinkedIn, le premier réseau social professionnel. Vous pouvez :

Faire de l’inbound marketing : créer des posts engageants, intéressants, pertinents et à forte valeur ajoutée pour faire venir vos cibles à vous.

Faire de l’outbound marketing : contacter directement vos clients cibles par message privé sur le réseau social. Vous pouvez également les contacter par courrier électronique, téléphone ou autres si vous utilisez un logiciel d’extraction comme Phantombuster. Ce dernier vous extrait les coordonnées des clients que vous voulez prospecter moyennant un abonnement mensuel ou annuel.

jouer sur le social selling

Intégrer des groupes thématiques : ils rassemblent différentes personnes intéressées par la thématique en question. Si celles-ci font partie de vos cibles, vous trouverez là une mine d’or.

Scroller les posts à fort engagement : si le sujet des posts en question est un sujet susceptible d’intéresser votre clientèle cible, vous trouverez vos prospects dans la liste de ceux qui ont réagi, commenté ou partagé lesdits posts.

Attention ! Si vous décidez de passer par des logiciels d’extraction pour obtenir les coordonnées de vos contacts, soyez toujours prudents. Utilisez-les à bon escient. Les réseaux sociaux n’en sont pas très friands, ils peuvent bloquer votre compte.

Remarque : pour faire du social selling, vous devez avoir un profil sur le réseau social sur lequel vous souhaitez prospecter. Le profil en question doit inspirer confiance, être soigné et professionnel. N’oubliez pas qu’il est à votre image ou à l’image de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.

4. Les sites d’annonces de recrutement

Les sites d’annonces de recrutement constituent une source fiable de contacts B2B. Vous y trouverez toutes les entreprises susceptibles d’être intéressées par vos produits ou services.

Et en optant pour cette voie, vous pouvez être certain que vos prospects seront qualifiés puisqu’ils ont eux-mêmes exprimé leur intérêt.

5. Les sites de salons spécialisés

Le principe des salons spécialisés est de rassembler les acteurs d’un même secteur dans le but de leur attirer des prospects. Faites donc quelques recherches sur les salons en rapport avec votre secteur d’activité et inscrivez-vous-y. Vous allez y rencontrer de nombreux prospects.

utiliser sites d'annonces et de salon spécialisés

Vous pouvez également inverser le principe et cherchez des salons dans lesquels vos cibles pourraient participer en tant qu’exposant. Demandez la liste des participants et contactez-les pour voir s’ils sont intéressés par vos produits ou services.

6. Google Maps & My business

Ces dernières années, Google a déployé des moyens colossaux pour convaincre les artisans de s’inscrire sur Google My Business. Aussi, même s’ils ne sont pas pour la plupart digitalisés, ils ont une petite présence en ligne.

En effectuant une petite recherche sur Google Maps, on peut voir où ils se trouvent et avoir leur nom, leur adresse, leur téléphone, etc.

Vous trouverez donc de nombreuses sociétés qui pourraient être intéressées par les solutions que vous proposez en faisant un petit tour là-dessus. Qui sait ? Peut-être que votre cible se trouve à seulement quelques pas de là où vous vous trouvez.

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