La fiche prospect joue un rôle important dans la prospection commerciale car elle permet de centraliser et de consolider toutes les informations relatives aux clients potentiels. Elle permet de collecter les données clés telles que le nom, le poste, l’entreprise, le secteur d’activité, les coordonnées, les centres d’intérêt, etc…
Qu’est-ce qu’une fiche prospect ? Comment la fiche prospect fonctionne-t-elle et quel modèle privilégier ? Quelles informations doivent figurer sur une fiche prospect ? Quels outils utiliser ?
Fiche prospect définition
Une fiche prospect est un document qui fait état de toutes les informations concernant un prospect. Attention ! Il ne s’agit pas de n’importe quelles informations. Ce sont les informations dont les équipes commerciales d’une entreprise ont besoin pour trouver une stratégie digitale ou commerciale adaptée et la faire décoller.
Ces informations collectées aident également beaucoup à la segmentation des contacts pour permettre l’obtention de meilleurs résultats. Vous l’avez compris, la fiche prospect est l’outil sur lequel les commerciaux se basent pour procéder à une prospection commerciale.
Ils y trouvent tout ce qu’il faut pour améliorer la relation client et la performance des campagnes marketing de leur entreprise. Ce modèle est aussi bien utilisé en B2B qu’en B2C. Outre les coordonnées des clients potentiels et existants, la fiche prospect donne des renseignements sur les préférences et les besoins des contacts. Ces informations sont établies à partir :
- De leur comportement sur le site web d’une entreprise ou vis-à-vis des emails promotionnels qu’une entreprise leur envoie.
- Des notes prises par les équipes commerciales suite à une prise de contact ou des échanges commerciaux réalisés entre les 2 parties.
À noter : la fiche prospect est à distinguer du fichier client ou prospect. En effet, la fiche prospect rapporte les informations relatives à un seul client. Le fichier, quant à lui, contient des informations relatives à plusieurs clients ou prospects présentant des caractéristiques similaires (classement préalable).
Les 2 documents ne se présentent pas de la même manière et leur exploitation ainsi que leur visualisation sont différentes. C’est la raison pour laquelle on dit que la fiche prospect est un outil commercial. Le fichier prospect, au contraire, est un outil marketing. En marketing, on ne travaille jamais à l’échelle individuelle, mais par segment.
Quel outil pour développer une fiche prospect ?
Les logiciels CRM sont les outils les plus adaptés pour développer sa fiche prospect.
Ils permettent de centraliser et d’organiser toutes les données clients en un seul endroit, ce qui facilite la compréhension de leurs besoins et de leurs préférences.
Certains permettent même de compléter les infos de base sur le prospect par des informations qualitatives comme les données de chiffres d’affaire ou rentabilité de l’entreprise.
Ils offrent également des fonctionnalités d’automatisation des tâches, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les risques d’erreur.
Suivant les actions commerciales, il est possible de garder une trace de toutes les interactions avec chaque prospect, ce qui facilite l’adaptation des stratégies commerciales en fonction de leurs réponses.
Une bonne fiche prospect c’est quoi ?
Une fiche prospect est jugée qualitative lorsque les données contenues dedans remplissent cumulativement les quelques conditions détaillées ci-dessous.
1. Accessibilité des données
Il ne suffit pas de lister les données et d’en rajouter d’autres lorsque l’occasion se présente. Cela ne sert à rien.
Il faut les organiser, les structurer et les hiérarchiser pour que leurs utilisateurs (équipe commerciale, manager, etc.) puissent facilement trouver ce qu’ils cherchent sans perdre du temps. C’est d’ailleurs tout l’intérêt de regrouper ces infos dans un fichier de prospection.
2. Utilité, pertinence et qualification
Bien évidemment, cela ne sert à rien de disposer d’une base de données inexploitable. Il faut que les informations renseignées dans cette base puissent orienter leurs utilisateurs.
Et pour que cela soit possible, il faut que les données soient pertinentes, utiles et qualifiées. Elles peuvent, par exemple, faire état d’un comportement, d’une préférence, d’un besoin ou d’une intention :
Tel contact préfère une prospection par mail à une prospection téléphonique.
- Tel contact réagit presque toujours positivement à un mail de relance prospect.
- Telle stratégie CRM et de prospection client apporte presque toujours le résultat escompté quel que soit le profil du client/prospect.
- Tel contact est assez mature pour être converti.
La liste n’est pas exhaustive. Mais pour faire simple, les données à disposition doivent aider les utilisateurs de la fiche prospect à prendre la meilleure décision possible. Et ce, pour permettre à l’entreprise d’atteindre rapidement et facilement ses objectifs.
3. Qualité des données
Les données doivent être valides, complètes, précises, cohérentes et disponibles au moment opportun. Autrement, elles ne vont pas servir à grand-chose.
4. Facilité de mise à jour
La base de données doit être régulièrement mise à jour par les équipes commerciales pour qu’elles puissent rester exploitables.
La mise à jour peut consister en une modification des données à disposition ou en un rajout de nouvelles informations utiles, pertinentes et qualifiées.
5. Conformité avec le RGPD
En B2C, le prospect ou le client doit préalablement avoir consenti à recevoir des messages ou mails de prospection de la part de l’entreprise avant que celle-ci ne lui en envoie.
Ce consentement se manifeste par la fourniture de données personnelles : adresse mail, numéro de téléphone, etc.
L’entreprise doit, en outre, lui donner un accès sécurisé à ses données pour qu’il puisse les modifier s’il le veut. Une entreprise doit également donner la possibilité de se désabonner du programme lorsqu’il le veut.
En B2B, la prospection par voie de courrier électronique professionnel est autorisée. Mais il faut laisser au client ou prospect la possibilité de modifier ses données en toute sécurité en cas de besoin.
Il faut également que le démarchage soit en adéquation avec sa profession sinon il sera assimilé à du harcèlement.
À voir aussi: Qu’est-ce que le RGPD ? Impacts sur l’emailing
Que contient une fiche prospect ?
Une bonne fiche prospect doit renseigner sur l’identité du prospect, les informations transactionnelles ou de qualification et l’historique de comportement du prospect. Découvrez plus en détail chaque élément dans les paragraphes ci-après.
1. Identité du prospect
En B2C, les informations à recueillir pour une fiche prospect sont :
- Nom et prénoms.
- Âge et sexe.
- Boîte postale.
- Adresse mail.
- Numéro de téléphone.
- Situation professionnelle.
- Centres d’intérêt.
- Habitude de consommation.
- Zone géographique.
En B2B, les informations qu’il faut compléter pour sa fiche prospect sont :
- Nom et adresse de l’entreprise.
- Secteur d’activité de l’entreprise.
- Site internet de l’entreprise.
- Poste et position du contact dans l’entreprise.
- Numéro de téléphone et adresse mail professionnelle du contact dans l’entreprise.
- Nombre d’employés de l’entreprise.
- Résultats et revenus de l’entreprise.
- Taille et nombre de franchises de l’entreprise.
- Concurrents connus de l’entreprise.
- Partenaires, fournisseurs et clients de l’entreprise.
La liste n’est pas exhaustive. Toutes les informations qui peuvent aider à rendre la stratégie commerciale et marketing de l’entreprise prospectrice efficace sont les bienvenues. Plus une entreprise connaîtra sa cible et meilleurs seront les résultats.
2. Éléments de qualification
Les éléments de qualification font référence à l’historique commercial (transactionnel) des prospects. Quels produits ou services l’intéressent ?
Comment se sont passés les échanges avec le service client ou commercial de l’entreprise (à quelle heure ou quel jour) s’il y en a eu ? Des réductions semblent elles les intéresser ? À quand remonte le dernier échange ? Etc.
Toutes ces informations permettent d’identifier les opportunités de vente (de conversion). Grâce à ces informations, les équipes commerciales savent exactement avec quel argumentaire convaincre.
Elles peuvent ainsi mettre toutes les chances de leur côté pour atteindre les objectifs fixés. N’hésitez pas à utiliser un logiciel de service client pour vous aider vous et vos équipes.
3. Historique de comportement du prospect
L’historique de comportement ici est analysé à une échelle individuelle. À quelle heure/jour le prospect a-t-il l’habitude de consulter des mails ou messages ?
Comment le prospect se comporte-t-il sur le site web de l’entreprise ? Comment a-t-il réagi lors des précédentes campagnes marketing lancées par l’entreprise ? Quels sont ses intérêts : a-t-il téléchargé des ressources sur le site, un livre blanc, etc. ?
Avec ces renseignements, les équipes commerciales savent comment et quand agir pour obtenir de bons résultats.
FAQ – Fiche prospect
Nous arrivons au terme de l’article sur la fiche prospect. Nous espérons que tout ce qui a été dit puisse vous aider à mieux comprendre de quoi il s’agit. Passons à présent à la rubrique questions-réponses.
La différence entre un lead et un prospect réside au niveau du degré de maturité par rapport au processus de vente de l’entreprise.
Le lead désigne quelqu’un qui cherche à s’informer sur quelque chose et qui veut connaître toutes les solutions qui lui sont proposées à cet effet.
Le prospect, par contre, est quelqu’un qui sait déjà ce qu’il veut, mais qui n’arrive pas à choisir vers qui il doit se tourner pour satisfaire son besoin.
Nous pouvons distinguer 3 catégories de prospects à connaître :
Froids : ce sont ceux qui pourraient être intéressés par les produits ou services de l’entreprise, mais qui n’ont pas encore montré de manière concrète leur intérêt à l’égard de ces derniers.
Tièdes : ce sont ceux qui ont déjà manifesté leur intérêt à l’égard des produits et services proposés par l’entreprise. Mais ils ne sont pas pressés de les acheter. Autrement dit, ils ont un besoin, mais celui-ci n’est pas suffisamment pressant pour qu’ils aient envie de passer à l’acte.
Chauds : ce sont ceux qui ont clairement manifesté leur intérêt pour les produits et services de l’entreprise. Et ils n’attendent plus qu’un appel à l’action pour passer à l’acte. L’entreprise doit donc agir au plus vite sinon les prospects chauds vont se tourner vers ses concurrents.